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# Fleetrock — Integración de mantenimiento
> Conecte Fleetrock a Alvys como integración de mantenimiento bidireccional para sincronizar órdenes de reparación y alertas de mantenimiento programado en el Dispatch Planner.
**Se aplica a:** Admin · Partner Admin
**Módulo:** Integrations
Integración de mantenimiento bidireccional: Fleetrock envía actualizaciones de órdenes de reparación a Alvys mediante webhook y Alvys importa órdenes de reparación abiertas al activarse.
## Resumen
Fleetrock es una plataforma de gestión de mantenimiento de flotas que se conecta con Alvys para mantener sincronizadas sus órdenes de reparación y elementos de mantenimiento programado. También se conoce como integración de mantenimiento de flota, integración de órdenes de reparación o integración de seguimiento de mantenimiento.
Conectar Fleetrock a Alvys permite a su equipo ver y gestionar órdenes de reparación directamente en Alvys sin cambiar al portal de Fleetrock. Cuando se actualiza una orden de reparación en Fleetrock, Alvys refleja el cambio automáticamente. Alvys también recibe alertas de mantenimiento programado de Fleetrock, que aparecen en el Dispatch Planner para que los despachadores vean necesidades de servicio próximas junto con asignaciones de carga.
## Requisitos previos
Antes de conectar, confirme que tiene lo siguiente:
* Una cuenta activa de Fleetrock con acceso API.
* Sus credenciales API de Fleetrock (nombre de usuario y contraseña de Fleetrock).
* El rol **"Admin"** o **"Partner Admin"** en Alvys. Estos roles pueden acceder a **Management > Integrations**.
## Cómo conectar
* Abra las integraciones Maintenance: vaya a **Management > Integrations > Maintenance** en la navegación superior.
*Imagen que muestra el menú desplegable de integración Maintenance.*
* Find Fleetrock in the list and click the “Inactive” status to open the configuration dialog.
\*Imagen que muestra la tarjeta de integración Fleetrock con estado inactivo en la página de integraciones de Alvys \*
* Introduzca la Login URL proporcionada por Fleetrock. Por ejemplo: [https://www.fleetrock.com](https://www.fleetrock.com/). **Tenga en cuenta que los inquilinos que son socios revendedores pueden tener una Login URL diferente.**
\*Image showing the Alvys “Configure Integration” form for the Fleetrock integration with the login URL and the Username input fields \*
* Introduzca el Username (por ejemplo, **Alvyscustomer**). Solo debe usarse la cuenta del propietario o principal. Se encuentra en Fleetrock en Settings > Users.
\*Imagen que muestra la página Settings de Fleetrock con detalles de usuario \*
* \*\*Generate the API Key. \*\*In Fleetrock, go to the Settings menu, then select API. Enter ‘Alvys’ as the description and make sure to \*\*uncheck \*\*the ‘Use JSON Web Tokens (JWT)’ box, as the integration will not work if it is checked. Click “**Generate Key**” and copy the API key from the grey input field into the Alvys integration setup.
*Imagen que muestra la página Settings de Fleetrock con detalles de API*
* Seleccione la Subsidiary apropiada para la integración.
\*Image showing the Alvys “Configure Integration” form for the Fleetrock integration with the “API key" and the “Subsidiaries” input fields \*
* **Seleccione el Default Asset Group**. Los Asset Groups en Fleetrock son obligatorios para la creación de activos y ayudan a organizar unidades. Un grupo predeterminado garantiza que los nuevos activos de Alvys se creen y categoricen correctamente en Fleetrock. Los grupos se pueden crear y gestionar en Fleetrock navegando a la pestaña **Assets** y seleccionando el botón **Groups**.
*Imagen que muestra el menú desplegable Default Asset Group durante la configuración de integración Fleetrock en Alvys.*
* **Vincule Fleetrock y Alvys para actualizaciones automáticas.** Fleetrock usa webhooks para enviar datos en tiempo real a Alvys. Copie la webhook URL proporcionada por Alvys. En Fleetrock, vaya a la página Settings y seleccione Webhooks. Habilite el webhook seleccionando la casilla "**Enable**". Pegue la webhook URL proporcionada por Alvys en el campo "**Endpoint URL**".
\*Image showing “Setup Webhooks” dialog with webhook details such as secret key and webhook URL \*
* Copie la secret key de Alvys e introdúzcala en el campo "**Webhook Secret**".
* Seleccione "**All**." para el campo **Send Events input**, luego haga clic en "**Send Test Webhook**" para verificar la conexión.
*Imagen que muestra la interfaz de configuración de Fleetrock para Webhook Setup.*
* Un mensaje de éxito confirmará la configuración correcta. Finalmente, seleccione "**Update**" para guardar la configuración del webhook.
\*Imagen que muestra la configuración exitosa de webhooks en Fleetrock \*
* Regrese a Alvys y seleccione el botón Activate.
*Image showing “Activate” button in final step of the Fleetrock integration configuration.*
* La integración ahora se mostrará como activa
*Imagen que muestra la integración Fleetrock activa*
## Creación de activos y sincronización con Fleetrock
Cuando la integración con Fleetrock se activa por primera vez, Alvys no crea nuevos activos en Fleetrock para unidades que existen solo en Alvys. Sin embargo, si un activo existe en ambos sistemas con el mismo VIN, la integración sincronizará automáticamente esos registros. Después de habilitar la integración, cualquier activo nuevo (camiones y remolques) creado en Alvys se creará automáticamente en Fleetrock. Este proceso elimina la entrada duplicada de datos, mantiene Fleetrock alineado con la información actual de su flota y garantiza que los programas de mantenimiento se apliquen correctamente a los activos correctos.
**Campos sincronizados de Alvys a Fleetrock:**
* Truck/Trailer Number (Unit Number)
* License Number
* License State (Registration State)
* License (Registration Expiration)
* VIN: Una vez que se proporciona un VIN válido, Fleetrock completará automáticamente detalles adicionales como marca, modelo y año en la pestaña **VIN Data** del camión o remolque correspondiente
* Status (Active/Inactive).
⚠️ Los cambios realizados en **activos** directamente en Fleetrock **no** se sincronizarán de vuelta a Alvys. (**Alvys es la fuente de verdad**)
Si se elimina un activo en Alvys, su estado se establecerá como **Inactive** en Fleetrock. Si ese activo se vuelve a crear en Alvys usando el mismo VIN, Fleetrock detectará la coincidencia y cambiará el estado de vuelta a **Active**
## Qué se sincroniza / flujo de datos
Los estados de órdenes de reparación se mapean entre Fleetrock y Alvys de la siguiente manera:
| Fleetrock status | Alvys status |
| ---------------- | ------------ |
| Not Started | Open |
| In Progress | In Progress |
| Waiting | In Progress |
| Finished | Completed |
| Invoiced | Completed |
| Paid | Completed |
Los elementos de mantenimiento programado de Fleetrock también se sincronizan con Alvys. Aparecen como recordatorios de servicio próximos en el Dispatch Planner.
Fleetrock envía actualizaciones a Alvys automáticamente mediante webhook cada vez que se crea una orden de reparación o cambia su estado. No necesita actualizar o volver a sincronizar manualmente. Los datos de mantenimiento programado se envían de Fleetrock a Alvys una vez al día a las 5:00 AM hora del Este.
El emparejamiento por VIN se usa para vincular órdenes de reparación en Fleetrock al camión correcto en Alvys. El VIN del camión en Alvys debe coincidir con el VIN en Fleetrock para que las órdenes de reparación aparezcan en el activo correcto.
## Cómo ver órdenes de reparación en Alvys
Una Repair Order (también conocida como Work Order) es una solicitud formal para realizar mantenimiento o reparaciones en una unidad como un camión o remolque.
Una vez habilitada la integración Fleetrock, **Alvys importará automáticamente cualquier orden de reparación de Fleetrock** que esté en **Not Started** o **In Progress**. Estas órdenes de reparación se importan en Alvys como **Asset Events**.
* Vaya a la Asset List (Truck List o Trailer List) en Alvys
* Seleccione la pestaña **Asset Events** en el registro. Todas las órdenes de reparación activas y completadas sincronizadas desde Fleetrock aparecerán aquí.
* Haga clic en una orden de reparación para ver sus partidas, estado e historial de servicio según lo informado por Fleetrock.
*Image showing sample truck profile, “Asset Events” tab with Work Order details*
## Cómo aparece el mantenimiento programado en el Dispatch Planner
El Dispatch Planner muestra el mantenimiento programado próximo de Fleetrock en una columna dedicada. Los despachadores pueden ver:
* El camión que tiene servicio próximo.
* El tipo de servicio programado.
* La fecha de vencimiento o umbral de millaje del servicio.
* El estado actual de cualquier orden de reparación activa de ese camión.
Esto permite a los despachadores planificar asignaciones de carga en torno a necesidades de mantenimiento antes de que se vuelvan urgentes.
**Límites / no compatible:**
* Solo se importan órdenes de reparación con estado Not Started o In Progress al activar.
* El mantenimiento programado se sincroniza una vez al día (5:00 AM hora del Este), no en tiempo real.
* Se requiere emparejamiento por VIN; las órdenes de reparación no se vincularán a un camión si el VIN no coincide.
* La opción JWT debe permanecer desmarcada; la autenticación JWT no es compatible con esta integración.
* Solo se importan órdenes de reparación con estado Not Started o In Progress al activar.
* El mantenimiento programado se sincroniza una vez al día (5:00 AM hora del Este), no en tiempo real.
* Se requiere emparejamiento por VIN; las órdenes de reparación no se vincularán a un camión si el VIN no coincide.
* La opción JWT debe permanecer desmarcada; la autenticación JWT no es compatible con esta integración.
## Solución de problemas
### Las órdenes de reparación no aparecen después de la activación
1. Confirme que la opción **JWT** estaba **DESMARCADA** cuando guardó las credenciales. Si JWT estaba marcada, la conexión no se autenticará correctamente. Vuelva a introducir sus credenciales con JWT desmarcada.
2. Verifique que las órdenes de reparación en Fleetrock tienen estado Not Started o In Progress. Solo estos dos estados se importan durante la activación inicial.
3. Compruebe que los VIN de camión en Alvys coinciden exactamente con los VIN en Fleetrock. Una discrepancia de VIN impedirá que las órdenes de reparación aparezcan en el camión correcto.
### Un cambio de estado de orden de reparación en Fleetrock no se actualiza en Alvys
1. Confirme que el webhook de Fleetrock está activo. La conectividad del webhook es necesaria para actualizaciones en tiempo real. Si el webhook se interrumpió, contacte con Fleetrock para verificar que el webhook apunta al endpoint correcto de Alvys.
2. Revise el mapeo de estados arriba: algunos estados de Fleetrock se mapean al mismo estado de Alvys (por ejemplo, Finished, Invoiced y Paid se mapean todos a Completed).
### El mantenimiento programado no aparece en el Dispatch Planner
Los datos de mantenimiento programado se sincronizan una vez al día a las 5:00 AM hora del Este. Si agregó un nuevo programa de mantenimiento en Fleetrock hoy, aparecerá en Alvys la mañana siguiente. Si no aparece después de 24 horas, contacte con el soporte de Alvys.
## Preguntas frecuentes
**Q: ¿Por qué faltan algunas órdenes de reparación después de conectar Fleetrock?**
**A:** Solo se importan órdenes de reparación con estado Not Started o In Progress en Fleetrock cuando activa la integración por primera vez. Las órdenes de reparación en otros estados (como Finished, Invoiced o Paid) no se importan al activar. Aparecerán en Alvys cuando Fleetrock envíe futuras actualizaciones por webhook.
**Q: ¿Qué ocurre cuando marco una orden de reparación como Paid en Fleetrock?**
**A:** Fleetrock envía una actualización por webhook a Alvys. El estado de la orden de reparación en Alvys se actualiza a Completed.
**Q: ¿Pueden los despachadores ver qué camiones necesitan mantenimiento antes de asignar cargas?**
**A:** Sí. El mantenimiento programado próximo de Fleetrock aparece en el Dispatch Planner para que los despachadores puedan considerar las necesidades de servicio al asignar cargas.
**Q: ¿Qué significa "JWT must be unchecked"?**
**A:** Durante la configuración, hay una opción etiquetada JWT en el formulario de credenciales. Esta opción debe permanecer desmarcada. Si está marcada, la autenticación de Fleetrock no funcionará y la integración no se conectará.
**Q: ¿Qué ocurre si elimino un activo en Alvys?**
**A:** Se vuelve Inactive en Fleetrock. Si recrea el activo con el mismo VIN, Fleetrock lo volverá a establecer como Active.
**Q: Why don’t I see the Maintenance Status in Alvys right after creating a scheduled maintenance in Fleetrock?**
**A:** Scheduled maintenance data is sent by Fleetrock to Alvys daily at 5 AM EST, so changes won’t show immediately.
**Q: ¿Qué hay de la contabilidad? ¿Cómo llegan las facturas/PO de Fleetrock a sistemas contables externos?**
A: Fleetrock supports an integration with QuickBooks Online (QBO). If a customer doesn’t use QBO, they’ll need to build their own accounting integration.