Integración de factoring Saint Johns Capital

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¿Qué hace esta integración?

Saint Johns Capital se conecta a Alvys mediante una API bidireccional. Cuando se envía un lote, Alvys envía datos de factura a Saint Johns Capital directamente. Saint Johns Capital también realiza verificaciones de crédito de corredores automáticas y manuales, devolviendo resultados a Alvys en tiempo real.

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Requisitos previos

• Cuenta activa con Saint Johns Capital
• Client ID proporcionado por Saint Johns Capital
• Texto Notice of Assignment proporcionado por Saint Johns Capital
• Acceso Admin, Partner Admin o Support para configurar la integración
• Permiso “Billing” para enviar lotes
• Número MC configurado en cada cliente/corredor que se incluirá en un lote

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Conectar / autenticar

Nota: Esta integración usa una conexión API.

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Parte 1: Configurar su Notice of Assignment

• Vaya a Management > Company Profile.
• En la pestaña General Info, localice la sección Important Information. Haga clic en el botón (+). Se abre la ventana emergente Manage Important Info.

• En el menú desplegable, seleccione Notice of Assignment. Copie y pegue el texto Notice of Assignment proporcionado por Saint Johns Capital.

• Haga clic en Save.

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Parte 2: Configurar la integración Saint Johns Capital

• Vaya a Management > Integrations.
• Seleccione la subsidiaria que desea configurar. Expanda la sección Factoring. Haga clic en el botón “Inactive” de Saint John Capital.

• Introduzca su Client ID proporcionado por Saint Johns Capital.

• Haga clic en el botón azul Save.

Si tiene varias subsidiarias con cuentas Saint Johns Capital, repita las cuatro acciones de configuración anteriores para cada subsidiaria.

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Field & Data Mapping

Alvys envía datos de factura a Saint Johns Capital, incluidos número de carga, información del deudor, importe de factura y número MC. Alvys también envía tres documentos de respaldo para cada factura: el Bill of Lading (o Rate Confirmation si no hay Bill of Lading), el Rate Confirmation como hoja de tarifas separada y el Receipt. Cada tipo de documento se envía en un campo separado. El número MC del cliente debe configurarse en Alvys antes de que una carga pueda incluirse en un lote.

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Comportamiento de sincronización

Los resultados de verificación de crédito se sincronizan automáticamente de Saint Johns Capital a Alvys. Los datos del lote de facturas fluyen de Alvys a Saint Johns Capital en el momento del envío. No hay sincronización automática nocturna de lotes; las actualizaciones de estado de carga dependen del envío de lotes.

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Enviar un lote

• Vaya a Accounting > Factoring Upload. Todas las cargas deben tener estado Queued con método de facturación configurado en factoring.
• Seleccione la subsidiaria correcta.

• Seleccione las facturas que desea incluir en el lote. Asegúrese de que el número MC esté configurado para cada cliente.

• Haga clic en Submit Batch. Aparece una ventana emergente.

• En la ventana emergente, seleccione el Funding Method: Wire, ACH, Fuel Card o Visa. Seleccione la Payment Date usando el calendario.

• Confirme el envío. Espere hasta que se complete el proceso. No cierre esta página ni navegue fuera; hacerlo puede interrumpir el envío.

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Verificaciones de crédito de corredores

Saint Johns Capital realiza verificaciones de crédito de corredores para evaluar si un corredor es elegible para factoring. Los resultados de verificación de crédito aparecen como iconos de colores junto al nombre del cliente/corredor:

• Verde: Approved
• Rojo: Declined
• Gris: Unknown (aún no se ha realizado ninguna verificación de crédito)

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Verificaciones de crédito automáticas

Alvys activa automáticamente una verificación de crédito en dos situaciones:

• Cuando se crea una carga: si la última verificación de crédito para ese corredor se realizó hace más de 24 horas
• Cuando una carga alcanza estado Queued: si la última verificación de crédito fue hace más de 24 horas

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Activar manualmente una verificación de crédito desde un perfil de cliente/corredor

• Vaya al perfil del cliente o corredor.
• Agregue un método de facturación de factoring a la subsidiaria donde se agregó la integración Saint Johns Capital, luego guarde. Este paso es necesario antes de que el icono de actualización (↻) sea visible.
• Haga clic en el icono de actualización (↻) junto al nombre del cliente o corredor para activar una verificación de crédito. El icono de resultado de verificación de crédito se actualiza junto al nombre del cliente/corredor.

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Activar manualmente una verificación de crédito desde una página de detalles de carga

• Abra o cree una carga. Confirme que el cliente tiene una subsidiaria con el método de facturación de factoring asignado.
• En la página de detalles de la carga, haga clic en el icono de actualización (↻) para activar una verificación de crédito.

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Enviar una carga según el estado de verificación de crédito

1. Seleccione o cree una carga con un cliente asignado a la subsidiaria que usa el método de facturación de factoring.
2. Avance la carga al estado Released.
3. Haga clic en Invoice Load para generar la factura.
4. Combine los documentos requeridos: Customer Rate Confirmation, Proof of Delivery (POD) y la factura. La carga pasa al estado Queued.
5. Vaya a Accounting > Factoring Upload. Seleccione la carga y envíe el lote.

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¿Verificar que funciona?

Después de enviar un lote, confirme que las cargas seleccionadas han pasado del estado Queued al estado Invoiced. Los resultados de verificación de crédito deberían aparecer como iconos de colores junto a los nombres de cliente/corredor en unos segundos después de activar una verificación.

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Solución de problemas

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¿El envío del lote falla?

1. Confirme que el número MC del cliente está configurado. Vaya al perfil del cliente/corredor y verifique que el campo MC number esté completado. Una carga no puede enviarse sin él.
2. Confirme que la subsidiaria tiene un Client ID válido configurado en Management > Integrations.
3. Contacte con el soporte de Alvys si el lote sigue fallando después de confirmar lo anterior.

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¿El icono de verificación de crédito no aparece?

1. Confirme que el cliente tiene un método de facturación de factoring asignado a la subsidiaria donde está configurada la integración Saint Johns Capital.
2. Confirme que la integración está activa en Management > Integrations.
3. Active la verificación de crédito manualmente usando el icono de actualización (↻). Si el icono no aparece después de confirmar ambos pasos, contacte con el soporte de Alvys.

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Límites / no admitido

Cada subsidiaria debe tener su propio Client ID configurado por separado. Un solo Client ID no puede aplicarse a varias subsidiarias.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Qué estados de verificación de crédito devuelve Saint Johns Capital? R: Saint Johns Capital devuelve tres estados: verde (Approved), rojo (Declined) y gris (Unknown). No hay un estado adicional para esta integración. P: ¿Qué es el Notice of Assignment y de dónde proviene el texto? R: El Notice of Assignment es un documento que informa a los clientes que sus cuentas por cobrar han sido cedidas a una empresa de factoring. Saint Johns Capital proporciona el texto cuando configura su cuenta con ellos. P: ¿Puedo enviar una carga aunque el estado de verificación de crédito sea gris o rojo? R: Sí. El estado de verificación de crédito es informativo. Puede enviar una carga independientemente del resultado. Contacte directamente con Saint Johns Capital si tiene preguntas sobre la elegibilidad de un corredor específico.