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Las liquidaciones de conductores (también llamadas pago a conductores, nómina de conductores, paystubs o estados de cuenta de pago) convierten los viajes entregados, las tarifas y las deducciones en un estado de cuenta que puede revisar, compartir y sincronizar con su sistema contable. Los estados de cuenta se construyen a partir de las tarifas de conductor configuradas en el perfil de cada conductor y se delimitan por periodos de pago. El módulo admite borradores de estados de cuenta, aprobación y generación masivas, e integración directa con sistemas contables externos.

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Mire el recorrido

Si una pantalla del video se ve diferente, siga los pasos escritos a continuación.
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Dónde encontrarlo

Vaya a Accounting → Driver Settlements. El módulo tiene tres pestañas:
¿Un conductor no aparece en las liquidaciones? Confirme que su perfil se creó como Company Driver u Owner Operator, no como External Carrier. Los conductores creados como External Carrier nunca aparecen en Driver Settlements. Después confirme que el conductor esté asignado a un periodo de pago en Settings → Pay Periods.

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Lista de verificación para la primera vez

Si es su primera vez con Driver Settlements, complete estos pasos en orden antes de generar su primer estado de cuenta. Cada paso se detalla más abajo.
  1. Cree un periodo de pago en Settings → Pay Periods, defina la frecuencia y asigne los conductores que se pagan con ese calendario.
  2. Configure las tarifas de conductor en el perfil de cada conductor, o asigne un rate plan.
  3. Revise la pestaña Open. Los viajes entregados aparecen una vez que el conductor tiene un periodo de pago y una tarifa.
  4. Apruebe los elementos pagables para mover al conductor a Drafts.
  5. Revise el borrador: previsualice los importes, agregue notas, compártalo con el conductor.
  6. Genere el estado de cuenta. Pasa a la pestaña Statements y se envía por correo al conductor si la entrega por correo está configurada.

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Conceptos clave

Periodo de pago — la ventana de tiempo y la frecuencia de una corrida de pago a conductores. Cada conductor debe estar asignado a un periodo de pago antes de poder generarle un estado de cuenta. Tarifas de conductor — las políticas que determinan cómo se compensa a un conductor. Las tarifas viven en el perfil del conductor y pueden llevar reglas opcionales que restringen cuándo aplican. Borrador de estado de cuenta — un estado de cuenta en curso que puede editar, previsualizar, anotar y compartir con el conductor antes de finalizarlo. Los borradores le permiten revisar el pago de muchos conductores antes de comprometerlo.

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Configurar un periodo de pago

  1. Vaya a Settings → Pay Periods.
  2. Haga clic en + New Pay Period.
  3. Ingrese un nombre para el periodo de pago.
  4. Asígnelo a conductores específicos, a una flota o a All Drivers.
  5. Seleccione la frecuencia: Daily o Weekly.
  6. Para Weekly, seleccione el día de inicio de la semana.
  7. Guarde el periodo de pago.
Los conductores no ven el nombre del periodo de pago. Su estado de cuenta muestra únicamente la Statement Date.

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Configurar las tarifas de conductor

Las tarifas de conductor se administran desde el perfil de cada conductor.
  1. Abra el perfil del conductor desde Drivers.
  2. Desplácese a la sección Rates. Las tarifas existentes se enumeran ahí y se pueden editar o eliminar desde el menú de tres puntos de cada fila.
  3. Haga clic en + Add Rates.
  4. Ingrese un nombre para la tarifa y seleccione un tipo de tarifa.
  5. Ingrese el importe de la tarifa.
  6. Opcionalmente agregue una regla para restringir cuándo aplica la tarifa.
  7. Haga clic en Save.
Los tipos de tarifa admitidos incluyen Empty Mileage, Loaded Mileage, Total Mileage, Per Stop, Per Trip, % Of Trip Value, Statement Bonus, Minimum Pay y las tarifas por tiempo (Hourly Pay, Daily Pay, Daily Per Diem, Mileage Per Diem).

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Reglas de tarifas

Las reglas restringen cuándo aplica una tarifa:
  • Las reglas a nivel de carga restringen por cliente: la tarifa aplica solo cuando el viaje es para ese cliente.
  • Las reglas a nivel de viaje restringen por condiciones como Number of Drivers o Equipment Type.
  • Los grupos de reglas combinan condiciones con lógica OR, así que la tarifa aplica cuando se cumple cualquiera de las condiciones del grupo.
Para el catálogo completo de tipos de tarifa, todos los sujetos y operadores de reglas, y ejemplos resueltos, consulta Tarifas, reglas y planes de conductor.

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Rate plans: el modelo actual

Los Driver Rate Plans son plantillas reutilizables que agrupan tarifas, reglas de viaje opcionales y un segmento de conductores. Reemplazan el enfoque anterior, exclusivamente por conductor, donde cada estructura de pago tenía que reingresarse en cada perfil. Los planes y las tarifas de perfil coexisten: un conductor puede pagarse con tarifas de perfil, con uno o más planes, o con cualquier combinación, y todas las tarifas coincidentes contribuyen de forma aditiva al estado de cuenta. Para crear un rate plan:
  1. Haga clic en el nombre de su cuenta en la esquina inferior izquierda y seleccione Settings.
  2. En General, abra la configuración de Driver Settlements.
  3. Vaya a la sección Rate Plans y haga clic en New Rate Plan.
  4. Defina el segmento de conductores: las reglas que deciden qué conductores reciben el plan. Los segmentos pueden basarse en atributos del conductor como flota, subsidiaria, terminal, tipo de conductor, antigüedad o conductores seleccionados individualmente, según lo que esté habilitado en su cuenta.
  5. Revise los conductores coincidentes en la lista de previsualización para confirmar que el plan alcanza a la población correcta antes de guardar.
  6. Haga clic en Save.
  7. Confirme que el plan se aplicó. Los conductores coincidentes lo toman automáticamente; abra un perfil de conductor y revise la sección Rates para ver el plan asignado.
Los planes se acumulan sin deduplicación y sin prioridad. Si dos planes conceden ambos una tarifa del 75 % del flete de línea al mismo conductor, a ese conductor se le paga el 150 % del flete de línea. Diseña los segmentos para que los planes se complementen en lugar de duplicarse.
Los cambios en un rate plan aplican hacia adelante. Editar un plan no recalcula los estados de cuenta ya procesados, y un conductor que empieza a coincidir con un plan no recibe pago retroactivo por viajes anteriores.

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Generar un estado de cuenta

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1. Aprobar los elementos pagables

  1. Vaya a Accounting → Driver Settlements.
  2. En la pestaña Open, haga clic en el nombre de un conductor para abrir su vista de transacciones.
  3. Revise las transacciones listadas. Haga clic en cualquier viaje para expandir su desglose por partidas.
  4. Seleccione los elementos a incluir con las casillas.
  5. Elija el Pay Period de este estado de cuenta.
  6. Haga clic en Approve. El conductor ahora aparece en la pestaña Drafts.

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2. Agregar deducciones, adelantos en efectivo y otras transacciones

Para todo lo que no se genera automáticamente a partir de un viaje:
  1. Haga clic en New Transaction en la vista de liquidación del conductor.
  2. Seleccione los tipos de transacción a agregar (deducciones, reembolsos, bonos, etc.).
  3. Ingrese el importe. Ingrese $0.00 como marcador de posición para una transacción que completará después.
  4. Guarde.

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3. Revisar el borrador

Desde la pestaña Drafts, seleccione un conductor y abra su borrador. Use el selector Pay Period para delimitar qué transacciones aparecen. Desde el borrador puede:
  • Agregar transacciones.
  • Agregar Statement Notes, que aparecen en el estado de cuenta generado.
  • Agregar Internal Notes, que son solo internas y nunca visibles para el conductor.
  • Definir la Statement Date.
  • Previsualizar el estado de cuenta.
  • Compartir el borrador con el conductor por correo.

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4. Generar

  1. Desde el borrador, haga clic en Generate Statement.
  2. El estado de cuenta completado pasa a la pestaña Statements.
  3. Desde ahí puede descargarlo como PDF o enviarlo por correo al conductor.
Generar un estado de cuenta no mueve fondos. Alvys crea el registro de pago; el conductor lo recibe por correo (si está configurado) y puede verlo en la Alvys Driver App. El pago en sí ocurre en su sistema contable o con su proveedor de nómina.
Una vez generado, el estado de cuenta queda bloqueado. Haga clic en Revert Statement para devolverlo a borrador y poder editarlo.
El diseño de los importes y las partidas en el estado de cuenta generado proviene de la opción Statements Layout de su perfil de empresa. Consulte Plantillas de diseño de paystub.

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Flujos masivos

Generación masiva — seleccione varios conductores en la pestaña Drafts y genere todos sus estados de cuenta en una sola acción. Compartición masiva — en la pestaña Statements, seleccione los estados de cuenta que quiera enviar y haga clic en Share. Cada estado de cuenta se envía por correo a la dirección configurada de ese conductor.

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Pagar a owner operators

  1. En la pestaña Open, abra la lista de entidad y seleccione Owner Operator.
  2. La columna Drivers muestra los conductores asociados a cada owner operator.
  3. Las columnas separadas Owner Operator Linehaul y Driver Linehaul le permiten revisar cada lado de forma independiente.
Para pagar a un owner operator por camión en lugar de por conductor, consulta Estados de cuenta de camión para owner-operators.

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Permisos

Driver Settlements está disponible para los usuarios con el rol Admin o Payroll Clerk. Los permisos se asignan por usuario en Settings → Organization → Users. La configuración de periodos de pago vive en Settings → Pay Periods. La configuración de tarifas de conductor vive en el perfil de cada conductor, en Drivers. Los impuestos están ocultos en la vista de liquidaciones a menos que el conductor esté configurado como empleado W-2.

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Solución de problemas

Una carga no aparece en Driver Settlements. Revise esto en orden:
  • Ya está en un borrador o en un estado de cuenta: revise las pestañas Drafts y Statements.
  • El conductor no está asignado a un periodo de pago, o el rango de fechas del periodo de pago no incluye la fecha de entrega de la carga.
  • El filtro de entidad está en Driver cuando la carga está bajo un Owner Operator, o al contrario.
  • La carga está clasificada como Brokerage. Las cargas de correduría no generan pagables de conductor; cambie la clasificación para activar el Money Box.
  • No se aplicó ninguna tarifa a la carga: abra el perfil del conductor y confirme que hay una tarifa o un rate plan configurado.
Si ve una factura en QuickBooks para la carga pero nada aparece en Driver Settlements, lo más probable es que la tarifa del conductor no se haya aplicado. Contacte al soporte de Alvys y comparte el número de carga. Un estado de cuenta se queda en estado Queued. Queued significa que Alvys todavía lo está generando y, mientras está en cola, queda bloqueado: no puede descargarlo, compartirlo ni revertirlo. Espere unos minutos y actualice; debería pasar a Processed. Si permanece en Queued más de 30 a 45 minutos, contacte al soporte de Alvys con el número del estado de cuenta. Falta un conductor en la pestaña Drafts. Los conductores llegan a Drafts solo después de que aprueba sus elementos pagables en la pestaña Open. Si un estado de cuenta se generó y luego se revirtió hasta Open en lugar de a Draft, todos los elementos vuelven a la pestaña Open: búsquelos ahí. Un conductor inactivo sigue apareciendo en Driver Settlements. Los conductores inactivos aparecen mientras tengan pagables pendientes. Liquida los pagables para quitarlos. Para hacer visibles los conductores inactivos a propósito, vaya a Settings → Company Profile, busque la sección Driver Settlements / Driver Statement Settings, habilita Show inactive drivers with open payables y luego actualice Accounting → Driver Settlements → Open.

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Preguntas frecuentes

No. Cada conductor debe estar asignado primero a un periodo de pago.
Dos opciones en Settings → Company Profile controlan esto: Enable Trips with $0 Payables to display in settlements y Enable Trips with no Payables to display in settlements. Actívelas o desactívelas para controlar si los viajes con pago cero y sin pago llegan a los estados de cuenta de conductores.
Haga clic directamente en la celda de millas del viaje en la tabla de Driver Settlements y edite el valor. El estado de cuenta se recalcula automáticamente.
Use el menú de tres puntos del lado derecho de la tabla de viajes y seleccione la opción de edición, o haga clic en la celda del valor del viaje y edítela en línea. El pago al conductor basado en porcentaje se recalcula con el valor actualizado.
En la pestaña Open, define la Cutoff Date. Los viajes entregados después de esa fecha se ocultan de la vista.
Sí. Haga clic derecho en cualquier encabezado de columna y elija Pin column to the left o Pin column to the right. Elija Configure Columns para mostrar u ocultar columnas. Los diseños de columnas se guardan por usuario.
Los estados de cuenta revertidos no se conservan después de la reversión. Use Revert to Draft en lugar de revertir a Open; eso mantiene el estado de cuenta intacto para que pueda regenerarlo.
El comportamiento varía según la plataforma contable. Contacte al soporte de Alvys indicando su plataforma para conocer el resultado exacto.
Los estados de cuenta de owner operators se sincronizan con QuickBooks. Los estados de cuenta de conductores de la empresa requieren una integración con QuickBooks Payroll, que actualmente no se admite.
Abra el perfil del conductor y vaya a Tax Information. Ingrese el número de identificación fiscal y luego fije Tax Category en 1099. Una vez completados ambos, el campo Company Name queda disponible: ingrese el nombre de la empresa y guarde. El nombre de la empresa aparecerá entonces como beneficiario, con el nombre del conductor debajo. Si el estado de cuenta ya está generado, haga clic primero en Revert Statement y luego regenérelo.
No. Driver Settlements está incluido en su suscripción actual de Alvys sin costo adicional.

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