Skip to main content
ℹ️ Se aplica a: Admins, Partner Admins, Billers · Módulo: Accounting > Summary Invoicing
Summary Invoicing consolida varias cargas en una sola factura por cliente. Úselo para clientes que prefieren una factura periódica en lugar de una factura separada por carga.

​
Resumen

Summary Invoicing, también llamada facturación consolidada o agrupada, agrupa las cargas de un solo cliente en un documento de factura, lo que reduce el volumen de facturas y simplifica la conciliación para clientes de alto volumen. Las cargas deben estar en estado Released o TONU antes de aparecer en un borrador de factura resumen. A diferencia de la facturación individual, Summary Invoicing usa únicamente el modo de actualización Amendment; el modo Supplemental no es compatible.

​
Antes de empezar

Debe tener los permisos “Billing” y “ViewPaystubs” para acceder a Summary Invoicing. Summary Invoicing también debe estar habilitado para su cuenta; contacte con el soporte de Alvys para activarlo. Configure el perfil del cliente para Summary Invoicing (pasos 1 a 4 a continuación) antes de intentar generar facturas. Las cargas de clientes no configurados con tipo Summary no aparecerán en la pestaña Loads Not Invoiced.

​
Pasos

  1. Configure el perfil del cliente. Abra el perfil del cliente o broker y vaya a Invoicing Settings. Configure los siguientes campos:
    • Invoice Update Mode: establezca Amendment
    • Invoice Type: establezca Summary
    • Required Documents: seleccione los tipos de documento que el cliente requiera antes de facturar
    • Auto Merge: activado por defecto; déjelo habilitado a menos que el cliente requiera control manual de agrupación
    • Delivery Method: seleccione solo Email o EDI; Factoring Company y otros métodos de entrega no son compatibles con Summary Invoicing
  2. Verifique la configuración de la carga. En cada carga que vaya a incluir, confirme:
    • El campo Customer coincide con el cliente configurado en el paso 1
    • Invoice As está configurado en la filial correcta
    • Todos los documentos requeridos especificados en Invoicing Settings del cliente están adjuntos
  3. Mueva las cargas a Released. Las cargas deben estar en estado Released o TONU antes de aparecer en la página Summary Invoicing. Use Batch Invoicing (Accounting > Invoicing) para liberar cargas desde la pestaña Incomplete.
  4. Abra Summary Invoicing. Vaya a Accounting > Summary Invoicing. La página contiene tres pestañas: Loads Not Invoiced, Drafts y All Invoices.
  5. Revise la pestaña Loads Not Invoiced. Esta pestaña enumera todas las cargas en Released y TONU elegibles para facturación resumen, agrupadas por cliente. Las cargas aparecen aquí solo cuando el perfil del cliente tiene Invoice Type: Summary.
    🖼️ Marcador de imagen: captura de pantalla de la pestaña Loads Not Invoiced que muestra cargas agrupadas por cliente con indicadores de estado Released/TONU. Subir desde IC:12159947.
  6. Genere un borrador de factura resumen. Hay dos rutas disponibles:
    • Opción 1, desde la pestaña Drafts: existe un borrador activo por cliente. Seleccione el borrador del cliente y haga clic en Generate para crear el documento de factura resumen.
    • Opción 2, desde la pestaña Loads Not Invoiced: seleccione las cargas que desea incluir con las casillas de verificación y luego haga clic en Generate Invoice directamente desde esta pestaña.
      🖼️ Marcador de imagen: captura de pantalla de la pestaña Drafts que muestra un borrador por cliente con las acciones Remove, Preview y Generate. Subir desde IC:12159947.
  7. Revise y envíe la factura. Abra la pestaña All Invoices para ver todas las facturas resumen. Las facturas nuevas aparecen en estado Pending. Desde Pending puede:
    • Previsualizar el documento de factura antes de enviarlo
    • Revertir la factura a borrador (solo disponible mientras la factura esté en estado Pending)
    • Enviar: haga clic en Send Invoice para enviar la factura al cliente; el estado cambia a Invoiced
Los pagos en facturas resumen se aplican a nivel de factura resumen, no a nivel de carga individual.

​
Resultado

Una vez enviada, el estado de la factura es Invoiced. Todas las cargas incluidas quedan asociadas al registro de factura resumen y ya no aparecen en la pestaña Loads Not Invoiced.

​
Variaciones

Para quitar una carga de un borrador existente antes de generar: abra la pestaña Drafts, seleccione el borrador y use las casillas junto a las filas de carga individuales para quitarlas. La acción Remove solo está disponible en la vista de borrador, no después de generar la factura.

​
Solución de problemas

​
La carga no aparece en la pestaña Loads Not Invoiced

  1. Confirme que la carga está en estado Released o TONU. Si la carga sigue en Incomplete, complete primero los requisitos pendientes en Batch Invoicing.
  2. Confirme que el cliente de la carga tiene Invoice Type configurado en Summary en su perfil. Si el cliente está configurado con tipo Individual, la carga no aparecerá en esta pestaña.

​
No se genera el borrador de factura resumen

Compruebe el tamaño total de todos los documentos adjuntos a las cargas del borrador. El tamaño combinado de los archivos no debe superar 20 MB. Quite algunas cargas del borrador o reduzca el tamaño de los archivos de documentos y vuelva a intentarlo.

​
La factura se envió pero el cliente no la recibió

Verifique el Delivery Method del cliente en Invoicing Settings. Solo Email y EDI son compatibles con Summary Invoicing. Si el método de entrega está configurado en Factoring Company, Online System u Originals, la factura no se entregará automáticamente.

​
El cambio de configuración no se refleja en la factura generada

  1. Quite las cargas afectadas del borrador.
  2. Confirme que las cargas han vuelto al estado Released.
  3. Guarde la configuración actualizada.
  4. Regenerar la factura.

​
Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo usar Summary Invoicing para un cliente configurado con tipo de factura Individual? R: No. El cliente debe tener Invoice Type configurado en Summary en su perfil antes de que sus cargas aparezcan en la página Summary Invoicing. P: ¿Summary Invoicing admite el modo Supplemental? R: No. Summary Invoicing solo admite el modo de actualización Amendment. El modo Supplemental no es compatible. P: ¿Puedo aplicar un pago a una carga individual dentro de una factura resumen? R: No. Los pagos se aplican a nivel de factura resumen, no a nivel de carga individual. P: ¿Hay un límite de tamaño de archivo para las facturas resumen? R: Sí. El tamaño total de todos los documentos adjuntos incluidos en una sola factura resumen no debe superar 20 MB. Aparece un error si se supera el límite. P: ¿Puedo incluir cargas TONU en una factura resumen? R: Sí. Las cargas en estado Released y TONU son elegibles y aparecen en la pestaña Loads Not Invoiced cuando el cliente está configurado con tipo Summary. P: ¿Qué es Auto Merge y debo dejarlo activado? R: Auto Merge consolida automáticamente todas las cargas elegibles de un cliente en un solo borrador. Déjelo activado a menos que el cliente requiera control manual sobre qué cargas se agrupan. P: ¿Puedo revertir una factura enviada? R: No. Una vez que una factura se ha enviado (estado Invoiced), no se puede revertir. Solo las facturas en estado Pending pueden revertirse a borrador. P: ¿Quién puede acceder a Summary Invoicing? R: Usuarios con los permisos “Billing” y “ViewPaystubs” en cuentas donde Summary Invoicing está habilitado. Si espera acceso pero el elemento del menú no es visible después de verificar sus permisos, contacte con el soporte de Alvys. P: ¿Qué métodos de entrega son compatibles con Summary Invoicing? R: Solo Email y EDI. Factoring Company, Online System y Originals no son compatibles. P: ¿Qué ocurre si cambio la configuración de facturación de un cliente mientras ya existe un borrador? R: Los cambios no actualizan automáticamente los borradores existentes. Quite las cargas afectadas, confirme que han vuelto al estado Released, guarde la configuración actualizada y regenere la factura.

​
Profundizar