Cómo crear una carga

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Resumen

Una carga es el registro central en Alvys. Captura el cliente, los detalles de facturación, la programación de paradas y los requisitos de equipo para un solo envío. Cada viaje despachado, factura y liquidación de conductor se rastrea hasta una carga. Puedes crear una carga de ingresos (facturada a un cliente) o una carga sin ingresos (un movimiento interno o deadhead sin factura de cliente). Este artículo recorre la creación de una carga de principio a fin usando el formulario New Load. Sinónimos: agregar una carga, construir una carga, nuevo envío, crear un pedido, ingresar flete.

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Antes de comenzar

Todos los usuarios autenticados de Alvys pueden crear una carga; no se requiere ningún permiso adicional. Antes de comenzar, confirma que tienes la siguiente información a mano:

• El nombre del cliente (o estar listo para crear un registro de cliente nuevo)
• Un número de pedido (el número de referencia del cliente para este envío)
• El tipo de equipo requerido para la carga
• Ubicación, fecha y hora de recogida
• Ubicación, fecha y hora de entrega

Para cargas sin ingresos, no se requiere cliente, pero aún necesitas al menos una parada de recogida y una de entrega.

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Pasos

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1. Abre el formulario New Load

1. En la navegación izquierda, haz clic en Loads and Trips.
2. En el menú desplegable, haz clic en New Load. Navegación izquierda con “Loads and Trips” expandido y la opción “New Load” resaltada

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2. Elige el tipo de carga

1. En la parte superior del formulario, revisa el interruptor Non-Revenue.
2. Si es un envío facturable estándar, deja el interruptor desactivado (predeterminado).
3. Si es un movimiento sin ingresos (deadhead, reposicionamiento o interno), activa el interruptor Non-Revenue.
4. Haz clic en Next para continuar. Encabezado del formulario New Load que muestra el interruptor Non-Revenue

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3. Selecciona la oficina y el agente

1. En el campo Office, selecciona la oficina representativa responsable de esta carga.
2. Opcionalmente, haz clic en Show More para expandir campos adicionales. Bajo Show More, puedes asignar un Sales Agent (opcional).

Para cargas sin ingresos, el campo Office es opcional y puede dejarse en blanco. Sección General que muestra el campo Office y el interruptor Show More expandido para revelar el campo Sales Agent

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4. Ingresa la información del cliente y facturación

1. En el campo Customer, escribe el nombre del cliente y selecciónalo del menú desplegable. Si el cliente aún no existe, haz clic en Add new customer en el menú desplegable para crear un registro de cliente nuevo sin salir del formulario.
2. En el campo Invoice As, selecciona la subsidiaria que facturará a este cliente. Este campo completa automáticamente el campo Tender As para que coincida.
3. En el campo Billing Rate, ingresa la tarifa acordada. La tarifa de facturación es opcional; puedes crear la carga sin ella y agregarla después.

Para cargas sin ingresos, la etiqueta del campo Invoice As cambia a Subsidiary. Sección General que muestra los campos Customer, Invoice As y Billing Rate con la opción “Add new customer” visible en el menú desplegable de cliente

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5. Ingresa el número de pedido

1. En el campo Order Number, ingresa el número de referencia del cliente para este envío. Si el número de pedido que ingresas ya existe en otra carga, Alvys muestra una advertencia de carga duplicada. Revisa la advertencia antes de continuar. Campo Order Number con la advertencia de carga duplicada visible

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6. Selecciona el tipo de equipo

1. En el campo Equipment Type, selecciona el tipo de tráiler o equipo requerido para esta carga.

El tipo de equipo es un campo obligatorio. El botón Create Load no se activará hasta que este campo esté completado.

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7. Agrega la parada de recogida

1. En la sección Stops, haz clic en Add Pickup.
2. Completa los campos de la parada de recogida:
   • Appointment Date: Obligatorio. Ingresa la fecha y hora de recogida.
   • Company: Obligatorio. Ingresa o busca la ubicación de recogida. Selecciona Customer para usar la dirección física del cliente registrada.
3. Completa cualquier detalle adicional de parada (números de referencia, notas) según sea necesario. Sección Stops con el botón Add Pickup visible y el formulario de parada de recogida expandido

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8. Agrega la parada de entrega

1. Haz clic en Add Delivery para agregar la ubicación de entrega.
2. Completa los campos de la parada de entrega:
   • Appointment Date: Obligatorio. Ingresa la fecha y hora de entrega. La fecha de entrega debe ser igual o posterior a la de recogida.
   • Company: Obligatorio. Ingresa o busca la ubicación de entrega.
3. Completa cualquier detalle adicional de parada según sea necesario. Sección Stops con paradas de recogida y entrega visibles y el formulario de parada de entrega expandido

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9. Agrega paradas intermedias (si es necesario)

1. Si la carga tiene paradas entre recogida y entrega, haz clic en Add stop para insertar una parada intermedia.
2. Completa los campos obligatorios para cada parada intermedia. Sección Stops con una parada intermedia agregada entre recogida y entrega, mostrando el botón “Add stop”

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10. Confirma que el botón Create Load está activo

1. Revisa todos los campos obligatorios. Cuando cada campo obligatorio esté completo, el botón Create Load en el encabezado de la página se activa (ya no aparece atenuado).
2. Si el botón sigue atenuado, consulta la sección de solución de problemas más abajo para la lista de verificación de campos obligatorios.

El formulario actual no muestra una barra verde en la parte inferior de la pantalla. Esa era una función de una versión anterior del formulario. En el formulario actual, el botón Create Load en el encabezado se activa cuando todos los campos obligatorios están completos. Encabezado del formulario New Load que muestra el botón Create Load en su estado activo (no atenuado)

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11. Crea la carga

1. Haz clic en Create Load.
2. La carga se guarda y se abre en estado Open. Carga recién creada en estado Open, mostrando la página del registro de carga después de la creación

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Resultado

La carga se crea y guarda en estado Open. Ahora puedes asignar un transportista, agregar documentos, construir un viaje y despachar la carga. Carga recién creada en estado Open, mostrando la página del registro de carga después de la creación

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Variaciones

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Carga sin ingresos

Una carga sin ingresos no genera factura de cliente. Para crear una:

1. Activa el interruptor Non-Revenue en la parte superior del formulario New Load antes de hacer clic en Next.
2. El campo Customer no es obligatorio y puede dejarse en blanco.
3. El campo Office es opcional para cargas sin ingresos.
4. La etiqueta del campo Invoice As cambia a Subsidiary cuando Non-Revenue está activado. Selecciona la subsidiaria apropiada si aplica.
5. Completa al menos una parada de recogida y una de entrega, luego haz clic en Create Load.

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Crear un cliente nuevo durante la creación de la carga

Si el cliente aún no existe en Alvys:

1. Escribe el nombre del cliente nuevo en el campo Customer.
2. Haz clic en Add new customer en el menú desplegable.
3. Completa el formulario del cliente nuevo sin salir de la página New Load.
4. El cliente nuevo completa automáticamente el campo Customer después de la creación.

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Solución de problemas

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El botón Create Load permanece inactivo (atenuado)

El botón Create Load no se activa hasta que todos los campos obligatorios estén completos. Confirma que se haya seleccionado un Customer (solo cargas de ingresos) y que el campo Invoice As (o Subsidiary para cargas sin ingresos) tenga una selección. Confirma que el campo Office esté completado (obligatorio para cargas de ingresos; opcional para cargas sin ingresos), que el campo Order Number no esté vacío ni contenga solo espacios, y que se haya seleccionado un Equipment Type. Confirma que haya una parada de recogida con Appointment Date y Company completados, y que haya una parada de entrega con lo mismo. Confirma que la fecha de entrega sea igual o posterior a la de recogida, que las paradas estén en orden cronológico, y que la primera parada sea de tipo recogida mientras la última sea de tipo entrega. Si todo esto está completo y el botón sigue inactivo, contacta al soporte de Alvys.

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Aparece advertencia de carga duplicada en el número de pedido

El número de pedido que ingresaste ya existe en otra carga del sistema. Confirma que deseas crear una segunda carga con el mismo número de pedido, o regresa e ingresa el número de pedido correcto antes de crear la carga.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Necesito un permiso especial para crear una carga? R: No. Todos los usuarios autenticados de Alvys pueden crear una carga. No se requiere ningún rol o permiso adicional. P: ¿Puedo guardar una carga como borrador antes de que esté completa? R: No. El formulario New Load no tiene opción de borrador o guardar como borrador. O completas todos los campos obligatorios y haces clic en Create Load, o descartas el formulario y empiezas de nuevo. P: ¿Qué es el número de pedido? R: El número de pedido es el número de referencia del cliente para este envío; también se llama número de referencia del cliente o número de PO del cliente. No debe estar en blanco y debe contener al menos un carácter que no sea espacio. P: ¿Puedo crear una carga sin tarifa de facturación? R: Sí. El campo de tarifa de facturación es opcional. Puedes crear la carga y agregar la tarifa de facturación después editando la carga. P: ¿Qué pasa si seleccioné el cliente incorrecto? R: Después de crear la carga, ábrela, haz clic en Edit y actualiza el campo Customer. No puedes cambiar el cliente desde el formulario New Load después de hacer clic en Create Load. P: ¿Qué hace el interruptor Non-Revenue? R: Activar el interruptor Non-Revenue marca la carga como un movimiento interno o no facturable. No se genera factura de cliente. Los campos Customer y Office se vuelven opcionales, y la etiqueta del campo Invoice As cambia a Subsidiary.

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Profundizar

• Clonar una carga