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📋 Se aplica a: Admin · Partner Admin · Operation ManagerMódulo: Settings > Custom ReferencesCustom References le permite definir y adjuntar campos con nombre propio a cargas, viajes, paradas, conductores, camiones y remolques en Alvys, para que su equipo pueda capturar información específica del negocio que los campos estándar no cubren.

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Descripción general

Custom References le permite definir y adjuntar campos con nombre propio (también llamados campos definidos por el usuario o campos de datos personalizados) a cargas, viajes, paradas, conductores, camiones y remolques en Alvys, para que su equipo pueda capturar información específica del negocio que los campos estándar no cubren. Custom References permite a su organización crear campos de datos adicionales adaptados a sus operaciones. Una vez definidos, estos campos aparecen en las páginas de la entidad correspondiente en todo Alvys y se pueden incluir en documentos como confirmaciones de tarifa y facturas. Los tipos de campo admitidos son Text, Date, Select y Checkbox. Las referencias se pueden aplicar a Loads, Trips, Stops, Drivers, Trucks y Trailers. Las Custom References de cargas y viajes también se muestran en la Driver Mobile App, dentro de Trip Details. Las Custom References de conductores se muestran en la Driver Mobile App, dentro del Driver Profile. Las Custom Load References aparecen como columnas personalizadas en el Load Board una vez creadas.

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Antes de empezar

Debe ser “Admin”, “Partner Admin” u “Operation Manager” para acceder a Settings > Custom References. Esta configuración debe estar habilitada en su cuenta; si no ve Custom References en Settings, contacte al soporte de Alvys.

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Pasos

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Ir a Settings > Custom References

  1. Haga clic en el menú de su perfil de usuario en la esquina inferior izquierda de Alvys.
  2. Seleccione Settings en el menú.
  3. Haga clic en Custom References en el panel de navegación izquierdo.
Captura de pantalla que muestra la navegación de Settings con Custom References seleccionado en el panel izquierdo.Capture de pantalla que muestra la navegación de Settings con Custom References seleccionado en el panel izquierdo.

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Seleccionar la pestaña de la entidad

  1. La página Custom References está organizada por tipo de entidad. Seleccione la pestaña correspondiente: Loads, Trips, Stops, Drivers, Trucks o Trailers.
  2. La tabla muestra el Field Name, la Description, la Date Created y el Created By de cada referencia existente en esa entidad.
  3. Puede reordenar, ordenar y buscar en estas columnas para administrar la lista.
Captura de pantalla que muestra la página de administración de Custom References con las pestañas de entidad (Loads, Trips, Stops, Drivers, Trucks, Trailers) visibles.Capture de pantalla que muestra la página de administración de Custom References con las pestañas de entidad (Loads, Trips, Stops, Drivers, Trucks, Trailers) visibles.

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Crear una nueva referencia

  1. Haga clic en el botón New Reference (botón azul en la parte superior derecha) para abrir el cuadro de diálogo de creación.
Captura de pantalla que muestra el formulario New Reference completo con todos los campos visiblesCapture de pantalla que muestra el formulario New Reference completo con todos los campos visibles
Captura de pantalla que muestra la Driver Mobile App con las Custom References de carga y viaje en Trip Details y el control View All References.Capture de pantalla que muestra la Driver Mobile App con las Custom References de carga y viaje en Trip Details y el control View All References.
  1. Complete los siguientes campos:
    • Name: ingrese un nombre que sea fácilmente identificable por otras personas de su organización.
    • Description: opcionalmente describe para qué sirve esta referencia.
    • Field Type: elija el tipo que mejor se ajuste a los datos que quiera almacenar. Las opciones son Text, Date, Select y Checkbox. No puede cambiar el tipo de campo después de guardar.
    • Include in Alvys: marca las casillas para indicar en qué páginas de Alvys debe mostrarse esta referencia.
    • Show on documents: marca las casillas para indicar en qué documentos debe mostrarse esta referencia (por ejemplo, confirmaciones de tarifa o facturas).
Captura de pantalla que muestra la Driver Mobile App con las Custom References de conductor dentro del Driver Profile.Capture de pantalla que muestra la Driver Mobile App con las Custom References de conductor dentro del Driver Profile.
Las Custom References de cargas y viajes se muestran en la Driver Mobile App dentro de Trip Details. Si hace clic en View All References, puede alternar entre pestañas para ver las Custom References de carga o de viaje. Las Custom References de conductores se muestran en la Driver Mobile App dentro del Driver Profile.
Captura de pantalla del perfil del conductorCapture de pantalla del perfil del conductor

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Guardar la referencia

  1. Haga clic en Save. La referencia queda disponible de inmediato para usarse en la entidad seleccionada.
  2. Confirme que la nueva referencia aparece en la lista de la pestaña de entidad correcta.
La referencia personalizada ya está activa y visible para todos los usuarios en las páginas y documentos que seleccionó. Los usuarios pueden completar el campo al crear o editar la entidad correspondiente (carga, viaje, parada, conductor, camión o remolque). Las Custom Load References aparecen como columnas adicionales en el Load Board.
⚠️ Solo puede crear hasta 20 referencias asociadas a Loads o Trips, pero referencias ilimitadas para Stops.
ℹ️ Las custom load references que configure a nivel de carga se reflejarán como columnas de referencia personalizada en el Load Board.

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Administrar Custom References existentes

Para editar una referencia existente, haga clic en Edit en el lado derecho de la fila. El cuadro de diálogo de creación se abre con los datos existentes. Puede cambiar el Name, la Description y la configuración de visualización. No puede cambiar el Field Type. Los cambios en una referencia existente se aplican solo a las entidades nuevas creadas después de guardar. Los registros existentes e históricos conservan la configuración de referencia anterior.
Captura de pantalla que muestra el cuadro de diálogo de edición de una referencia personalizada existente.Capture de pantalla que muestra el cuadro de diálogo de edición de una referencia personalizada existente.
Captura de pantalla que muestra el control Enable/Disable dentro del cuadro de diálogo de edición de la referencia.Capture de pantalla que muestra el control Enable/Disable dentro del cuadro de diálogo de edición de la referencia.
💡 Nota: solo se pueden editar las referencias de parada que se adjuntaron manualmente. Las referencias de parada que provienen de EDI / Ratecon / Marketplace no se pueden editar.

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Solución de problemas

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La opción Custom References no está visible en Settings

  1. Confirme que inició sesión como “Admin”, “Partner Admin” u “Operation Manager”. Otros roles no tienen acceso a Settings > Custom References.
  2. Confirme que la función Custom References está habilitada en su cuenta. Si no ve la opción después de verificar su rol, contacte al soporte de Alvys con el nombre de su cuenta para que confirmen si la función está habilitada.

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La referencia aparece atenuada en la lista

  1. Una referencia atenuada está deshabilitada. Haga clic en Edit en esa fila.
  2. Cambie el interruptor Enable en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo a la posición habilitada y haga clic en Save.

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La nueva referencia no aparece en cargas u otras entidades

  1. Confirme que marcó las casillas correctas en Include in Alvys al crear la referencia. Si la página correspondiente no se marcó, el campo no aparecerá allí.
  2. Abra el cuadro de diálogo de edición de la referencia, verifique las selecciones de Include in Alvys, actualícelas según sea necesario y guarde. El cambio aplica solo a entidades nuevas; los registros existentes no se afectan.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Dónde ingreso una referencia personalizada de conductor una vez creada en Settings? R: Puede agregar las referencias personalizadas de conductor en la página Driver Profile. P: ¿Qué ocurre con las cargas existentes si cambio la configuración de visualización de una Custom Load Reference? R: El cambio aplica solo a las cargas nuevas creadas después de guardar. Las cargas existentes o activas conservan la configuración de visualización anterior. Revise las referencias que antes estaban configuradas para mostrarse en todos los documentos, ya que su configuración de visualización en cargas históricas no cambiará. P: ¿Por qué mi referencia personalizada aparece atenuada en la lista? R: Una referencia atenuada está deshabilitada. Para volver a habilitarla, haga clic en el icono de edición, cambie el interruptor Enable en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo a la posición habilitada y guarde. P: ¿Cuántas referencias personalizadas puedo crear? R: Puede crear hasta 20 referencias personalizadas para Loads y hasta 20 para Trips. No hay límite para las referencias de Stops, Drivers, Trucks o Trailers. P: ¿Puedo ordenar y filtrar por referencias personalizadas en el Load Board o en Dispatch Planner? R: Ordenar y filtrar por columnas de referencia personalizada en el Load Board y en Dispatch Planner aún no está disponible. Esta capacidad está prevista para una versión futura.