Agregar un USDOT# (también llamado número DOT, DOT#, número US DOT, número USDOT o número del Departamento de Transporte) a una subsidiaria permite que Alvys identifique tu entidad operativa con fines regulatorios y, al crear una nueva subsidiaria, completa automáticamente los datos de la empresa desde la FMCSA.
Descripción general
El USDOT# es un identificador único que asigna la Federal Motor Carrier Safety Administration a las entidades que participan en el comercio interestatal e intraestatal. En Alvys puedes asociar un USDOT# a una subsidiaria al momento de crearla o después de que la subsidiaria ya existe. Cuando ingresas un USDOT# durante la creación de una subsidiaria, Alvys consulta ese número con la FMCSA y precompleta el nombre de la subsidiaria, el MC#, el tipo de empresa, la dirección física, el correo de contacto y el número de teléfono. Puedes revisar y modificar cualquiera de esos valores antes de guardar.Verificación de titularidad
Crear una subsidiaria ahora incluye un paso que confirma que eres titular del MC# o USDOT# que estás registrando, antes de que la subsidiaria se cree. Una vez que lo superas, los datos verificados del transportista precompletan el formulario. De esto se derivan tres cosas:- El número verificado queda bloqueado. Después de que una subsidiaria se verifica, su MC# y USDOT# ya no pueden editarse. El número se imprime en las confirmaciones de tarifa y en las facturas, así que una corrección es una solicitud de soporte y no una edición autogestionada.
- Un MC# o USDOT# ya registrado por cualquier cuenta de Alvys se rechaza, y se muestra el motivo. Esto es más amplio que tu propia cuenta: otra empresa que ya opere bajo esa autoridad también lo bloquea.
- Si la verificación no puede completarse, la subsidiaria no se crea. Alvys la rechaza en lugar de dejar pasar una autoridad sin verificar. Vuelve a intentarlo en unos momentos.
La verificación de titularidad se está habilitando en las cuentas de forma gradual, así que puede que aún no veas este paso.
Requisitos previos
Necesitas el rol Admin, Partner Admin o Support para crear una subsidiaria o editar el perfil de la empresa. Los demás roles pueden abrir el perfil de la empresa y leerlo, pero el teléfono del propietario, el correo del propietario y los países de operación se muestran de solo lectura, y New Subsidiary no se ofrece. Un campo vacío muestra Not Set en lugar de invitarte a agregar un valor que no podrías guardar.Si eres Biller, Accountant, Dispatcher u Operation Manager y falta la opción de crear una subsidiaria, eso es lo esperado. Es una restricción de rol, no una falla ni un límite de plan.
Pasos
- Abre Company Profile:
- Selecciona Management en la navegación izquierda.
- Selecciona Company Profile.
- Ubica la subsidiaria que quieres actualizar en la lista de subsidiarias del lado izquierdo, o continúa para crear una nueva subsidiaria.
- Agrega el USDOT# a una subsidiaria nueva (si estás creando una nueva subsidiaria):
- Selecciona la opción para crear una nueva subsidiaria.
- Ingresa el USDOT# en el campo USDOT#.
- Alvys consulta a la FMCSA y precompleta el nombre de la subsidiaria, el MC#, el tipo de empresa, la dirección física, el correo de contacto y el número de teléfono según el USDOT# que ingresaste.
- Revisa los valores precompletados. Puedes editar cualquiera de ellos antes de guardar.
- Completa todos los campos requeridos (la dirección física y la dirección de remit son obligatorias) y guarda la subsidiaria.
Variaciones
No todas las subsidiarias tienen un MC#. Para transportistas exclusivamente intraestatales, el USDOT# por sí solo es suficiente. El precompletado de FMCSA funciona siempre que el USDOT# sea válido y esté registrado en la base de datos de la FMCSA.Solución de problemas
El campo USDOT# no aparece o no puede editarse
- Los campos USDOT# y MC# quedan bloqueados después de crear una subsidiaria. No puedes editar un USDOT# que se ingresó al momento de la creación. Si el USDOT# registrado es incorrecto y necesitas cambiarlo, contacta al soporte de Alvys; esto no puede autogestionarse, porque estos campos están bloqueados por diseño para evitar subsidiarias duplicadas en el sistema.
El precompletado de FMCSA no completa ningún campo
- El precompletado depende de que la FMCSA devuelva una coincidencia para el USDOT# que ingresaste. Si no aparecen datos, verifica que el número sea correcto y esté registrado ante la FMCSA. El precompletado es solo informativo; de todas formas puedes ingresar todos los campos requeridos manualmente.
No se puede crear una subsidiaria con un USDOT# que ya está en uso
- El sistema impide crear una nueva subsidiaria si el MC# o USDOT# ya está registrado, y te muestra el motivo. La verificación abarca todas las cuentas de Alvys, no solo la tuya, así que un número en manos de otra empresa también se rechaza. Usa un USDOT# único para cada subsidiaria, y contacta al soporte de Alvys si se reporta como ya en uso un número del que eres titular.