TransportistaLiquidaciones

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Resumen

TransportistaLiquidaciones(también llamado transportistapaga, transportistapagaderas, o transportistadeclaraciones) en Alvys permite gestionar a los corredores transportistapagaderas, generar transportistaestados de pago y sincronización liquidacióndatos a sistemas de contabilidad externos, incluyendo QuickBooks, Business Central y NetSuite. El módulo proporciona un lugar centralizado para revisar y aprobar transportistapartidas por pagar, generar liquidacióndeclaraciones, declaraciones de correo electrónico directamente a transportistas, y sincronización de los datos de pago a sistemas contables externos. El módulo incluye Super Settle View para la revisión consolidada de las partidas por pagar, el seguimiento del estado de la declaración y el seguimiento automático viajeActualizaciones de estado sobre la generación de declaraciones.

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Dónde encontrarlo

Ve a Accounting > Carrier Settlements acceso al módulo. El módulo incluye cuatro pestañas: Open (temas pendientes de examen), Drafts (eleminaciones aprobadas pendientes de generación de declaración), Statements (declaraciones completas) y Errors (transacciones fallidas).

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Conceptos clave

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Artículos pagados

Los artículos pagadores son los elementos de la línea individual asociados con un transportistade viaje. Dentro TransportistaLiquidaciones, cada elemento puede estar en uno de tres estados: Open (pendiente de revisión), Approved (aprobado para el pago), o Disputed (marcado para revisión).

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Transportistaliquidacióndeclaraciones

A transportistaliquidaciónla declaración consolida una o más partidas aprobadas por pagar en un único registro de pago para un transportista. Las declaraciones se pueden descargar como PDF o enviar por correo electrónico directamente a la transportistadesde el interior Alvys.

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Estado de la declaración

Las declaraciones pasan por cuatro estados: Queued (se está tramitando), Processed (generación completa), Paid (manualmente marcado como pagado en Alvys), y Failed (se produjo un error durante el tratamiento).

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Cómo usarlo

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Revisar artículos por pagar con Super Settle View

Super Settle View ofrece una vista ampliada para revisar, aprobar y disputar todos los artículos por pagar por un solo viajeen un lugar, junto a la viajeLos documentos.

1. De la Open o o Drafts pestaña, seleccione un viaje.
2. Haga clic View All para abrir Super Settle View.
3. Revisión de los documentos adjuntos en la sección de gestión de documentos.
4. Revisar los artículos a pagar agrupados por la condición (Abier, aprobado, controversia).
5. Haga clic Approve en cualquier elemento para aprobarlo, o haga clic Dispute para abanderarlo para su revisión.

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Generación y correo electrónico a transportistaliquidacióndeclaración

1. De la Drafts pestaña, seleccione un transportista.
2. Haga clic Generate Statement para crear un liquidacióndeclaración.
3. Utilice la opción de correo electrónico para enviar la declaración directamente a la transportistaDirección de correo electrónico.

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Marcar una declaración como se pagó

Los pagos registrados en un sistema de contabilidad de terceros no se sincronizan de nuevo con Alvys cuando TransportistaLiquidacionesestá habilitado. Marcar una declaración como se paga directamente en Alvys:

1. Ve a Accounting > Carrier Settlements y abre el Statements Pestaña.
2. Encuentre la declaración que desea actualizar.
3. Haga clic Mark as Paid.

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Flujos de trabajo avanzados

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Agregar un memo de remesa para un transportista

Un memo de remesa es una nota corta y opcional que se imprime en el estado de cuenta de liquidación del transportista, para que el transportista pueda reconocer el pago cuando llegue. Está pensado como una pista que el transportista ya conoce, por ejemplo una referencia corta que usa para usted. No ingrese un número de cuenta bancaria completo. Para agregar o cambiar un memo:

1. Abra el perfil del transportista y vaya a la sección Remittance.
2. Haga clic Edit Payment & Remittance.
3. Escriba la nota en el campo Memo. Admite hasta 64 caracteres.
4. Guarde.

Después de guardar, el memo se muestra en la sección Remittance del perfil del transportista como solo lectura, así que cualquiera que revise el transportista puede leerlo sin abrir el diálogo. El memo permanece en el transportista hasta que usted lo cambie. Si quiere quitarlo, borre el campo Memo y guarde. Guardar otros cambios en el transportista deja el memo existente tal como está.

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Mostrar u ocultar el memo en los estados de cuenta de transportistas

Que el memo se imprima en los PDFs de estados de cuenta de transportistas se define para toda su empresa, no por transportista. Vaya a Settings > Carrier Settlements y use la configuración Show carrier memo on statements. Está activada de forma predeterminada. Si desactiva la configuración, el memo deja de aparecer en los PDFs de estados de cuenta generados. El valor que ingresó permanece en el perfil del transportista y en el registro del estado de cuenta, así que volver a activar la configuración más adelante no exige rehacer nada ni volver a ingresar nada.

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Ajustes & Permisos

Cuatro permisos controlan el acceso a TransportistaLiquidacionescaracterísticas: “ApprovePayableItems” permite al usuario aprobar o disputar los elementos pagaderos en un transportistaviaje. Disponible para los roles de Admin y Biller. “CreateCarrierStatement” permite que el usuario genere transportistaliquidacióndeclaraciones. Disponible para los roles de Admin y Biller. “RevertCarrierStatement” permite al usuario revertir un generado transportistaliquidacióndeclaración. Disponible sólo para los roles de administración. “EditCarrierRate” permite al usuario modificar transportistacargos de linehaul. Disponible para los roles de Admin y Biller. TransportistaLiquidacionesel acceso está activado o deshabilitado por usuario desde el Billing columna en el perfil del usuario.

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Límites & Comportamiento

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Viajeactualizaciones del estado sobre la generación de declaraciones

Cuando a transportistaliquidaciónse genera, viajeActualización de los estados automáticamente: A viajeen Delivered o o Released el estado se mueve a Invoiced cuando se genera una declaración. A viajeen Invoiced el estado se mueve a Completed cuando la declaración se marque como pagada. Estos cambios de estado sólo se aplican cuando todas las transacciones en la viajese incluyen en declaraciones.

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Sigilización con sistemas de contabilidad externos

TransportistaLiquidacionesse integra con QuickBooks, Business Central y NetSuite a través de la configuración de integración contable existente. Cuando ambos TransportistaLiquidacionesy Generate Carrier Invoice Separately están habilitados, la TransportistaLiquidacionesla fijación tiene prioridad. Los pagos registrados en un sistema de contabilidad de terceros no se sincronizan de nuevo con Alvys cuando TransportistaLiquidacionesestá habilitado. A pago récord en Alvys, el uso Mark as Paid de la ficha de las Declaraciones. Para permitir la sincronización de pago de su sistema de contabilidad a Alvys, desactivar el TransportistaLiquidacionesconfiguración. Esto cambia la dirección de sincronización para que los pagos registrados en su sistema de contabilidad fluir de nuevo en Alvys. Captura de pantalla de la configuración de integración contable

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Preguntas frecuentes

P: Puedo usar TransportistaLiquidacionessi se genere TransportistaFacturaPor separado también está activado? A: Sí, pero el TransportistaLiquidacionesla fijación tiene prioridad. Cuando ambos ajustes están activos, transportistaliquidacióndeclaraciones se utilizan en lugar de separados transportistafacturas. P: Por qué los pagos que registro en mi sistema contable no aparecen en Alvys? A: Cuando TransportistaLiquidacionesestá habilitado, los datos de pago no se sincroniza de su sistema de contabilidad de vuelta a Alvys. Para registrar un pago en Alvys, ve a Accounting > Carrier Settlements > Statements, encontrar la declaración y haga clic Mark as Paid. Alternativamente, deshabilitar el TransportistaLiquidacionesconfiguración para permitir la sincronización de pago de su sistema de contabilidad a Alvys. P: Por qué falta el memo en el estado de cuenta de un transportista? A: Dos cosas lo controlan. Verifique que el transportista tenga una nota guardada en el campo Memo de la sección Remittance de su perfil, y verifique que Show carrier memo on statements esté activada en Settings > Carrier Settlements. Esa configuración aplica a toda su empresa y oculta el memo en los PDFs de estados de cuenta cuando está desactivada. P: Cuánto texto admite el memo de un transportista? A: Hasta 64 caracteres. Está pensado como una pista corta que ayuda al transportista a reconocer el pago, no como un lugar para un número de cuenta completo. P: Qué roles pueden revertir un transportistaliquidacióndeclaración? A: Sólo los usuarios con el rol de administrador y el “RevertCarrierStatement” permiso puede revertir un transportistaliquidacióndeclaración. Los usuarios de Biller no pueden volver declaraciones. P: Qué le sucede a un artículo pagadero en estado de disputa? A: Los artículos en disputa están marcados para su revisión y no se incluyen en la próxima generación de declaraciones hasta que se resuelvan. Permanecen visibles en Super Settle View y pueden ser aprobados o dejados en estado de disputa. P: Qué significa cuando una declaración muestra un estado fallido? A: Un estado fallido significa que un error ocurrió durante el procesamiento de la declaración. Contacto Alvys apoyo con los detalles de la declaración para que el equipo pueda investigar la causa y ayudarle a regenerarla.