Cómo configurar oficinas en Alvys

​

Resumen

Creación de oficinas en Alvys, también llamada subsidiarias u unidades organizativas, ayuda a limitar el alcance de la información que los usuarios pueden acceder asociando con oficinas específicas. También mejora la organización de datos asegurando que los usuarios solo vean cargasy clientes relevantes para su oficina asignada. Al crear o editar una oficina, puede configurar qué otras oficinas comparte cargadatos con. Los usuarios de una oficina pueden acceder cargasde otra oficina cuando cargaEl intercambio (el intercambio de datos) está habilitado entre esas oficinas. La supresión de una oficina requiere contactar Alvys Apoyo, ya que no hay opción de eliminación de autoservicio para las oficinas.

​

Prerrequisitos

Debes tener el “Admin” o o “Partner Admin” , el papel de crear y editar oficinas. “Office Admin” Los usuarios pueden ver la sección Oficinas pero no pueden crear o editar oficinas.

​

Pasos

Navega a las oficinas.

1. Haga clic Management en la barra de navegación superior.
2. Seleccionar Company Profile del menú.
3. Haga clic en el Offices Pestaña. Crea una nueva oficina.
4. Haga clic Add Office para abrir la forma de creación de oficina.
5. Rellene los siguientes campos:
   • Nombre: Introduzca un nombre para la oficina.
   • Dirección: Entra en la dirección de la oficina.
   • Tasas de la Comisión: Establecer las tarifas de comisión que se aplican a cargasasociado a esta oficina.
   • Intercambio de datos: Seleccione qué otras oficinas compartirá esta oficina cargadatos con. Los usuarios asignados a esta oficina podrán ver cargasde las oficinas compartidas.
6. Haga clic Save para crear la oficina. GIF que muestra el proceso de navegación a las oficinas y crea una nueva oficina que incluye nombre, dirección, tarifas de comisiones y campos de intercambio de datos
7. Asigna a los usuarios a la oficina.
8. Al añadir un nuevo usuario, mételos en la oficina apropiada durante el proceso de creación del usuario (Management > Company Profile > Users > Add User).
9. Para los usuarios existentes, abra su perfil de usuario y actualice el campo de Office para asociarlos a la oficina correcta.
10. Los usuarios asignados a una oficina generalmente pueden ver sólo el cargasy clientes vinculados a esa oficina, a menos cargacompartir está configurado entre oficinas.
11. Configuración cargacompartir (opcional).
12. Abra una oficina existente haciendo clic en su nombre en la lista de oficinas.
13. Bajo la Data Sharing sección, seleccione las oficinas de cargasLos usuarios de esta oficina deberían poder acceder.
14. Guarda los cambios. Captura de pantalla que muestra el panel de configuración de Data Sharing en una oficina, con otras oficinas listadas para la selección

Una vez que se crea una oficina y se asignen los usuarios, esos usuarios ven sólo el cargasy los clientes asociados a su oficina (y cualquier oficina incluida en la configuración de intercambio de datos). Nuevos cargascreados por los usuarios de esa oficina están conectados a esa oficina automáticamente. Para editar una oficina, navegar a Management > Company Profile > Offices, haga clic en el nombre de la oficina, actualice los campos relevantes (nombre, dirección, tarifas de comisión o intercambio de datos), y guarde. No puede borrar una oficina a través de la Alvys interfaz; para eliminar una oficina, contacto Alvys Soporte con el nombre de la oficina que desea eliminar, y asegúrese de que no hay usuarios activos o cargasse asignan a la oficina antes de solicitar la supresión.

​

Solución de problemas

​

Añadir botón de oficina no es visible

1. Confirma que estás firmado con el “Admin” o o “Partner Admin” rol. “Office Admin” y otras funciones no pueden crear oficinas y no verán el botón Add Office.
2. Si tienes una “Admin” o o “Partner Admin” rol y el botón todavía no es visible, contacto Alvys Soporte con su nombre de cuenta y su rol para la investigación.

​

Los usuarios pueden ver cargasde otras oficinas a las que no deberían acceder

1. Abra el registro de oficina para la oficina asignada del usuario (Management > Company Profile > Offices Haz clic en el nombre de la oficina).
2. Revisar el Data Sharing Sección. Eliminar cualquier oficina que no debería compartir datos con esta oficina y guardar.
3. Si el problema persiste después de eliminar el intercambio de datos, póngase en contacto Alvys Apoyo.

​

El usuario no está viendo cargasasociado a su oficina

1. Abra el perfil del usuario (Management > Company Profile > Users) y confirmar que el campo de la Oficina está fijado en la oficina correcta.
2. Si la asignación de oficina es correcta y el usuario todavía no puede ver lo esperado cargas, verifiquen que esos cargasestán vinculados a la oficina correcta. Contacto Alvys Apoyo si el tema continúa.

​

Preguntas frecuentes

P: Puede asignarse un usuario a más de una oficina? A: Cada usuario está asignado a una oficina. CargaLa visibilidad en múltiples oficinas se controla a través del ajuste de intercambio de datos en cada oficina, no mediante la asignación de usuarios a múltiples oficinas. P: Cambiará afecta la asignación de la oficina de un usuario cargasya han trabajado? A: Cambiar la asignación de la oficina de un usuario no cambia retroactivamente la asociación de oficinas sobre histórico cargas. Sólo afecta a lo que cargasel usuario puede ver en el futuro basándose en la configuración de intercambio de datos de la nueva oficina. P: Quién puede borrar una oficina? A: Las oficinas no pueden suprimirse a través de la Alvys interfaz. Contacto Alvys Apoyo para solicitar la supresión de la oficina. Antes de solicitar, asegúrese de que no hay usuarios activos o cargasestán asignados a esa oficina. P: Cuál es la diferencia entre las tasas de comisión establecidas en la oficina y las tarifas establecidas en otros lugares? A: Tipos de la Comisión configurados en una oficina se aplican a cargasasociado a esa oficina. Si necesita entender cómo las tasas de comisión a nivel de oficina interactúan con otras configuraciones de tarifas, contacte Alvys Soporte para una guía específica para su configuración.