Cómo Agregar y Gestionar usuarios en Alvys

​

Resumen

Todas las personas de su equipo que necesitan acceso a Alvys debe tener su propia cuenta de usuario única. Este artículo te guía a través de todo el ciclo de vida de una cuenta de usuario: crearlo por primera vez, asignar el rol y permisos apropiados, actualizar el acceso como responsabilidades cambian, desactivar la cuenta cuando alguien se va y restablecer las contraseñas. Sinónimos: añadir usuario, crear usuario, invitar a los usuarios, gestionar usuarios, configuración de usuarios, gestión de cuentas de usuario, habilitar al usuario, desactivar al usuario, desactivar al usuario.

​

Antes de que empieces

Antes de que pueda crear o editar usuarios, se deben cumplir las dos condiciones siguientes:

1. Su cuenta de usuario debe tener uno de los siguientes roles: Admin, Partner Admin, o Office Admin. Los usuarios asignaron cualquier otro papel, tales como Dispatcher, Biller, Sales Agent, Data Entry, Safety, Operations Manager, o Driver No verá la opción de menú de perfil de la empresa y no puede crear, ver o modificar cuentas de usuario.
2. Para crear un nuevo usuario, su cuenta debe tener la “Add User” permiso habilitado. Para ajustar los permisos en un usuario nuevo o existente, su cuenta también debe tener la “Set Permission” permiso habilitado. Sin “Set Permission”, puede crear una cuenta pero no puede modificar sus permisos, lo que resulta en una configuración incompleta.

​

Abra la pestaña Usuarios en Perfil de la empresa

1. Seleccione su nombre de usuario en la esquina inferior izquierda de Alvys.
2. Haga clic Company Profile del menú.
3. En la página de Perfil de la Empresa, seleccione el Users pestaña de la barra de navegación superior. Esto muestra una lista de todos los usuarios activos e inactivos de su organización.

​

Abra el nuevo formulario de creación de usuarios

Haga clic en el Add User botón en la esquina superior derecha de la pantalla de los Usuarios. Esto abre el nuevo formulario de creación de usuarios.

​

Introduzca la información básica del usuario

Rellene los siguientes campos:

1. Nombre primero y último: Introduzca el nombre legal o preferido del usuario. Este nombre aparece en notificaciones, registros de actividad, y en todo Alvys.
2. Dirección de correo electrónico: Proporcione una dirección de correo electrónico de trabajo válida. Este se convierte en el nombre de usuario de inicio de sesión único del usuario y no debe existir ya en el sistema.
3. Contraseña: Asignar una contraseña temporal. Instruye al usuario a actualizarlo inmediatamente en su primer inicio de sesión.
4. Ubicación de oficina: Seleccione la sucursal u oficina a la que se asigna el usuario.
5. Papel: Omita este campo por ahora. La selección de roles está cubierta en el siguiente paso.

​

Asignar un papel de base

El rol que seleccione determina el conjunto inicial de permisos que recibe el usuario. En el Role desplegable, seleccione el papel que mejor coincide con la función de trabajo del usuario. Consulte la Roles de usuario en Alvys artículo para una comparación detallada de todas las funciones. Funciones comunes por título del trabajo:

• Administrador de TI o del Sistema: asignar el Admin rol.
• Propietario de la empresa, presidente, CEO o Gerente General: asigne el Partner Admin rol.
• Gerente de Operaciones, Flota Manager, o Terminal Manager: asignar el Operation Manager Funcional.
• Administrador de la oficina, administrador administrativo o coordinador de la Oficina Retrocinar: asignen la Office Admin Funcional.
• Despatcher de carga, CargaPlanificador, CargaCoordinador, o ConductorGerente: asignar el Dispatcher Funcional.
• Empleado de facturación, cuentas por recibir/Payable Especialista, Empleado de Nómina o Contador de Transporte: asignar el Biller rol.
• Freight Broker, Representante de Ventas Logísticas, Representante Ejecutivo de Cuenta, o Representante para el Desarrollo de Negocios: asignar la Sales Agent Funcional.
• Secretario de Entrada de Datos, Auxiliar Administrativo, CargaConstruido, o Coordinador del EDI: asigne la Data Entry Funciona.
• Gerente de Seguridad, Oficial de Cumplimiento del DOT, Coordinador de Seguridad de la Flota, o Riesgo/Compliance Especialista: asignar el Safety Funcional.

​

Revisión y ajuste de los permisos

Una vez seleccionado un rol de base, Alvys pueblan automáticamente los permisos por defecto para ese papel. Antes de guardar la cuenta, revise y refinare el acceso del usuario:

1. Desplácese hacia abajo a la Permissions zona del formulario de usuario para ver los interruptores disponibles organizados por categoría operativa.
   📷 Imagen: Área de permisos que muestra agrupar grupos por categoría.
   
2. Cualquier cambio actualmente en (comprobado) representa un permiso activo. Evalúe estos defectos contra las responsabilidades laborales específicas del usuario.
3. Gire las conmutaciones individuales para cualquier capacidad que este usuario no deba tener.
4. Encienda los cambios individuales para cualquier capacidad adicional que el usuario necesita específicamente que no esté en el conjunto predeterminado.
5. Para una explicación completa de lo que hace cada permiso, vea la Roles de usuario y colección de permisos.

​

Guardar la cuenta

1. Una vez que esté satisfecho con la configuración de rol y permiso, haga clic en el Add User botón en la esquina inferior izquierda del formulario.
2. El usuario recibirá una invitación de inicio de sesión en su dirección de correo electrónico. Alternativamente, puedes compartir la contraseña temporal directamente, dependiendo del proceso de incorporación de tu empresa.
3. El nuevo usuario aparece ahora en su lista de usuarios y está activo inmediatamente después de guardar.

​

Confirmar el acceso

Después de guardar la nueva cuenta, siga estos pasos para verificar que el usuario tenga el acceso correcto:

1. Pídele al nuevo usuario que inicie sesión y confirme que puede llegar a todas las secciones operativas necesarias para su rol.
2. Haz que denuncien cualquier área donde reciban un mensaje de “Access Deneed” o no vea los botones esperados. Estos casos indican un permiso perdido para alternar.
3. Volver al perfil del usuario en Company Profile > Users para habilitar cualquier permiso que falta.

​

Variaciones

​

Edición del perfil de usuario existente

Para cambiar el nombre, el correo electrónico, el rol de un usuario o los permisos individuales:

1. Seleccione su nombre de usuario en la esquina inferior izquierda, navegar a Company Profile, y seleccione el Users Pestaña.
2. Encuentre al usuario por nombre o correo electrónico. Utilice la barra de búsqueda si su equipo es grande.
3. Haz clic en el nombre o fila del usuario para abrir su perfil.
4. Verá la información básica del usuario, el rol asignado y el permiso actual de los usuarios.
5. Modifica los campos que necesitas para cambiar. Para reasignar al usuario a un papel diferente, cambiar el Role descenso.

1. Ajuste los cambios de permiso individuales según sea necesario, y luego guardar.

​

Restablecer la contraseña de un usuario

Si un usuario olvida su contraseña o necesita restablecer el acceso:

1. Abra el perfil del usuario (pasos anteriores).
2. Seleccione el Reset opción al lado del campo de contraseña.
   📷 Imagen: La opción de restablecimiento de contraseña en el perfil de usuario.
   
3. Alvys envía un enlace de restablecimiento de contraseña a la dirección de correo electrónico registrada del usuario.
4. Notifique al usuario que revise su correo electrónico y haga clic en el enlace para establecer una nueva contraseña.

​

Desactivar y reactivar a un usuario

Desactivar una cuenta de usuario es la acción correcta cuando alguien sale de su empresa o toma una licencia prolongada. La desactivación impide que el usuario inicie sesión inmediatamente, conserve su registro de actividad histórica y su rastro de auditoría en Alvys, y permite reactivar la cuenta en el futuro si es necesario. Para desactivar a un usuario:

1. Encuentre al usuario por nombre o correo electrónico en la lista de Usuarios.
2. Desde la fila de usuario, seleccione el menú desplegable de estado.
3. Estaje la cuenta en Disabled.
   📷 Imagen: Bloqueo de estado en la fila de usuarios que muestra opciones Activa y Discapacitada. Subido desde IC:14396325.
   
4. Salva. El usuario no podrá iniciar sesión a partir de este punto.

Para reactivar: volver al perfil del usuario, seleccione el menú desplegable de estado, configuralo a Active, y ahorra. El usuario recuperará el acceso con sus permisos anteriores intactos.

​

Solución de problemas

​

Añadir botón Usuario no es visible

El Add User botón está controlado por la “Add User” permiso. Si el botón no aparece en la pantalla Users, su cuenta no tiene este permiso habilitado. Póngase en contacto con su administrador y pídales que activen el “Add User” permiso en su perfil.

​

Sección de gestión no es visible en la navegación

La sección de Perfil de la Empresa sólo es accesible para los usuarios con la Admin, Partner Admin, o Office Admin rol. Si la opción de Administración no aparece en su navegación, a su cuenta se le asigna un rol diferente. Póngase en contacto con su administrador si cree que su rol es incorrecto.

​

Usuario recibe Acceso deneado después de la creación de cuenta

Esto indica un permiso perdido para alternar. Identificar qué acción el usuario estaba intentando, luego abrir su perfil en Company Profile > Users y habilitar el permiso correspondiente. Si el permiso no es visible en su perfil, verifique que su propia cuenta tiene la “Set Permission” permiso habilitado.

​

No se pueden ajustar los permisos en un perfil de usuario

Modificar los permisos requiere la “Set Permission” permiso por cuenta. Si el permiso de los toggles es visible pero no editable, póngase en contacto con su administrador y pídele que active “Set Permission” en tu perfil.

​

Cambio de rol restablece los permisos personalizados del usuario

Este comportamiento se espera. Cambiar el papel de base de un usuario reajusta automáticamente todo permiso para los valores predeterminados del nuevo rol. Después de cualquier cambio de rol, despídese en el área de Permisos y vuelva a aplicar cualquier costumbre que el usuario necesite.

​

Preguntas frecuentes

Q: Qué roles pueden acceder a la sección Perfil o Gestión de la Compañía? A: La sección Perfil de la empresa es visible sólo para los usuarios con la Admin, Partner Admin, o Office Admin rol. Los usuarios con cualquier otro rol no verán esta opción de menú. P: Qué pasa si cambio el papel base de un usuario después de personalizar sus permisos? A: Cambiar un rol automáticamente reinicia todos los permisos a los defectos del nuevo rol. Debe revisar y volver a solicitar el permiso para cambiar un papel para garantizar que se mantenga el acceso previsto. Q: Debo borrar o desactivar una cuenta cuando un empleado se va? A: La desactivación es muy preferida. Impide al usuario iniciar sesión mientras preserva sus registros de actividad histórica y rastros de auditoría. La eliminación permanente de una cuenta de usuario es manejada por Alvys Soporte solo y no está disponible a través de la plataforma. Si necesita un usuario eliminado por completo, póngase en contacto Alvys Apoyo. P: Puede varios empleados compartir un solo Alvys login? A: No, no. Todo usuario debe tener una dirección de correo electrónico única. Las cuentas compartidas comprometen la seguridad y hacen imposible rastrear qué individuo realizó acciones específicas. Q: Desactivar a un usuario afecta a la cargaspreviamente enviaron? A: No, no. La desactivación solo bloquea futuros logins. Todos los registros históricos, incluido el envío cargasy tramitados facturasasociado a ese usuario, permanece intacto para la presentación de informes y los fines de auditoría.

​

Ir más profundo

• Roles de usuario en Alvys
• Permisos de Usuario Glosario
• Roles de usuario y colección de permisos