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Se aplica a: Despachoes · Miembros del equipo de contabilidad · Admincioneses**Módulo: ** Cargasy Viajes(emisión); Accounting > E-Checks (búsqueda); Management > Company Profile (límites)Echa un control electrónico (controles electrónicos) a conductoresdirectamente desde un carga, establecer límites de verificación electrónica por conductoro usuario, y busque todas las transacciones de verificación electrónica desde el módulo de contabilidad. Requiere el “Issue ECheck” permiso para emitir.

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Resumen

Controles electrónicos (también llamados chequeos electrónicos, códigos de dinero, o Cochek/EFS cheques) le permiten emitir pagos electrónicos instantáneos a conductoressin cheques en efectivo o físicas. Alvys apoya la emisión de verificación electrónica a través de integraciones con EFS y Comdata. Todas las cuentas incluyen un tope de cheque electrónico por defecto de $500 como medida de seguridad para evitar emisiones accidentales o no autorizadas de gran valor. Los administradores pueden personalizar este tope por conductoro por función de usuario. Todos los controles electrónicos emitidos son buscables y auditables de Accounting > E-Checks.

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Antes de que empieces

Emitir un control electrónico de un carga, su cuenta de usuario debe tener la “Issue ECheck” permiso. Contacte a su empresa Admin si el Manage E-Check botón no es visible en un carga. Para establecer límites de verificación electrónica para conductores, usted necesita acceso a la conductorperfil (Assets > Drivers). Para establecer límites para los usuarios, necesitas acceder al perfil de la empresa (Management > Company Profile > Users pestaña). Comuníquese con su administrador si no puede acceder a estas áreas. Ten el conductoro nombre del destinatario y el importe del pago listo antes de emitir. Emitir un control electrónico requiere una verificación de identidad reciente. Si no has verificado tu identidad recientemente, Alvys te pide completar una verificación de autenticación multifactor (MFA) cuando haces clic Generate. Ten tu método de autenticación disponible antes de empezar: tu aplicación de autenticación, llave de seguridad o teléfono.

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Pasos

  • Abrir el cargade la que quieres emitir el control electrónico.
  • Abra el panel de verificación electrónica. Desplácese a la sección de Money Box. Haga clic Manage E-Check. Alternativamente, haga clic derecho en el cargaen el CargaJunta y seleccione Issue E-Check.
Imagen que muestra el botón "Manage E-Check". en la sección de caja de dinero en un carga.Imagen que muestra el .Manage E-Checkbotón en la sección de caja de dinero en un carga.
  • Seleccione el conductordestinatario. En el panel Manage E-Check, busque y seleccione el conductoro o transportistaque recibirá el pago.
  • Introduzca la cantidad. Introduzca el importe del pago. Confirma que esto está dentro de la conductor’s e-check tap y dentro de cualquier tope de nivel de usuario establecido en su cuenta.
  • Seleccione la razón. Elija la razón del cheque electrónico (por ejemplo: Avance de combustible, Fee Lumper, Avance en efectivo). Las razones disponibles dependen de la configuración de su empresa.
  • Elija al proveedor. Si su empresa tiene más de una integración de verificación electrónica activa, seleccione EFS o Comdata como proveedor de este pago.
  • Añádase una referencia (opcional). Introduzca una nota de referencia para asociarse con este registro de verificación electrónica. Esto es opcional pero útil para la reconciliación.
Imagen que muestra el panel Gestor E-Check, que incluye campos de entrada para conductor, cantidad de control electrónico, razón de comprobación electrónica, filial, proveedor de verificación electrónica y nota.Imagen que muestra el panel Gestor E-Check, que incluye campos de entrada para conductor, cantidad de control electrónico, razón de comprobación electrónica, filial, proveedor de verificación electrónica y nota.
  • Verifica tu identidad si se te solicita. Cuando haces clic Generate, Alvys revisa si has completado una verificación de autenticación multifactor recientemente. Si no lo has hecho, se abre una ventana de verificación. Completa la verificación y el control electrónico se emite automáticamente. No se cierra tu sesión, y nada se emite hasta que la verificación tiene éxito.
  • Genera la comprobación electrónica. Haga clic Generate. Se crea la comprobación electrónica, se emite un código de pago, y la comprobación electrónica aparece como un elemento de línea en el cargaLa Caja de Dinero.
Imagen que muestra el botón Generar E-check.Imagen que muestra el botón Generar E-check.

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Resultado

El conductoro o transportistarecibe un código de pago para canjear en lugares autorizados. El e-cheque se registra en el cargaHistoria de actividad. Para ver todos los controles electrónicos emitidos a través de cargas, navegar a Accounting > E-Checks (requiere que “ECheckFee” permiso para acceder a esa página).

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Variaciones

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Ajuste E-Check Límites para Individual Conductores

Los administradores pueden establecer un porcentaje máximo de verificación electrónica o un tope para un específico conductor.
  • Navega a Assets > Drivers.
  • Localizar y haga clic en el conductorcuyo límite de verificación electrónica desea establecer o modificar.
  • En el conductorperfil, encontrar el E-Check % y E-Check Cap campos.
Imagen de la conductorperfil que muestra los campos E-Check % y E-Check Cap.Imagen de la conductorperfil que muestra los campos E-Check % y E-Check Cap.
  • Haga clic Not set al lado de cualquiera de los dos campos para abrir la ventana de entrada. Introduzca el límite deseado. Porcentaje de E-Check: El porcentaje máximo de un pago el conductorpuede recibir a través de e-check. E-Check Cap: Una cantidad fija en dólares máximas conductorpuede recibir por transacción de verificación electrónica.
  • Guarda tus cambios.

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Ajuste de los límites de E-Check para Alvys Usuarios

Los administradores pueden establecer un tope máximo de emisión de verificación electrónica para usuarios específicos en función de su rol.
  1. Navega a Management > Company Profile.
  2. Haga clic en el Users Pestaña.
  3. Localice y haga clic en el usuario cuyo límite de verificación electrónica desea modificar.
  4. Encuentra el E-Check Cap campo (por defecto: $500). Haga clic en el valor actual o Not set para abrir la ventana de entrada e introducir la cantidad máxima en dólares que este usuario puede emitir por comprobación electrónica.
  5. Guarda tus cambios.

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Buscando y Revisando E-Checks

Todas las transacciones de verificación electrónica se pueden consultar desde el módulo de contabilidad.
  1. Navega a Accounting > E-Checks.
  2. Define los criterios de búsqueda. Puedes filtrar por código monetario/Check Número, Date Range, Conductor, CargaNúmero, cantidad emitida, razón y fecha generadas utilizando los respectivos campos y filtros de columna.
  3. Ejecute la búsqueda.
  4. Revise los resultados. La tabla de resultados muestra todos los controles electrónicos con detalles, incluyendo conductor, carganúmero, cantidad, razón y el usuario que lo generó.
  5. Para ver el completo cargaregistro, haga clic en el carganúmero en los resultados para navegar directamente a eso carga- pedañya.

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Solución de problemas

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Gestionar el botón E-Check no es visible en un carga

El Manage E-Check botón sólo es visible para los usuarios con el “Issue ECheck” permiso. Comuníquese con su empresa Admin para verificar que su cuenta de usuario tiene asignado este permiso. El botón tampoco aparece en el original viajes; sólo está disponible en la copia de trabajo de un viaje.

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Cantidad de control electrónico excede el tope permitido

Cada usuario y conductortiene un tope de cheque electrónico (por defecto $500). Si la cantidad que está tratando de emitir excede el tope, la transacción será bloqueada. Contacta con tu administrador para aumentar la tapa en el conductorperfil (Assets > Drivers) o configuración del usuario (Management > Company Profile > Users pestaña).

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Proveedor de verificación electrónica no aparece en descenso

Los proveedores de verificación electrónica disponibles dependen de su activo Alvys integraciones. Si EFS o Comdata no están apareciendo, confirme que la integración se ha configurado en su cuenta. Contacto support@alvys.com si la integración está habilitada, pero el proveedor todavía no está apareciendo.

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Se te pide verificar tu identidad cuando haces clic en Generate

Emitir un control electrónico mueve dinero real, así que Alvys requiere una verificación de autenticación multifactor reciente. Este es el comportamiento esperado, no un error. Completa la verificación en la ventana que se abre y el control electrónico se emite. Si cierras o cancelas la ventana, no se emite ningún control electrónico y todo lo que ingresaste se queda en el formulario, así que puedes intentarlo de nuevo. Si aún no has configurado la autenticación multifactor, la ventana te guía para configurarla: contacta a tu Admin de la empresa si no puedes completar ese paso.

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La ventana de verificación no se abre

Lo más probable es que tu navegador esté bloqueando las ventanas emergentes. Permite las ventanas emergentes para el sitio de Alvys e inténtalo de nuevo. Según la pantalla que estés usando, Alvys puede llevarte por un inicio de sesión completo y devolverte al formulario de control electrónico con tus datos restaurados. Confirma el pago de nuevo para emitirlo: volver al formulario no emite un control electrónico por sí solo.

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Preguntas frecuentes

P: Qué proveedores de cheques electrónicos hacen Alvys apoyo? A: Alvys apoya la emisión de verificación electrónica a través de integraciones de EFS y Comdata. Los proveedores disponibles en su desplegable dependen de qué integraciones estén activas en su cuenta. P: Cómo encuentro un cheque electrónico que ya fue emitido? A: Navega a Accounting > E-Checks. Puedes buscar por código de dinero, número de cheque, rango de fecha, conductor, carganúmero, cantidad o razón. También puede hacer clic en cualquier carganúmero en los resultados para ver el pleno cargay su historia de verificación electrónica. P: Cuál es la tapa de verificación electrónica por defecto? A: Todos Alvys Las cuentas tienen un límite de control electrónico por defecto de $500 por transacción como medida de seguridad. Los administradores pueden aumentar o eliminar este tapón individualmente para cada uno conductor(Assets > Drivers > E-Check Cap) o por usuario (Management > Company Profile > Users > E-Check Cap). P: Puedo transferir un cheque electrónico de uno cargaa otro? A: Sí, los controles electrónicos se pueden mover entre cargas. Consulte el artículo separado sobre la transferencia de cheques electrónicos para instrucciones. P: ¿Por qué se me pide verificar mi identidad antes de emitir un control electrónico? A: Emitir un control electrónico mueve dinero real a un conductor. Alvys requiere una verificación de autenticación multifactor reciente, para que una sesión dejada abierta o tomada por otra persona no pueda usarse para emitir un pago. P: ¿Con qué frecuencia se me pedirá? A: Solo cuando tu última verificación ya no es reciente. Si emites varios controles electrónicos seguidos, se te pide la primera vez y no de nuevo para los que siguen poco después.

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