Se aplica a: Despachoes · Miembros del equipo de contabilidad · Adminciones**Módulo: ** Cargasy Viajes(emisión); Accounting > E-Checks (búsqueda); Management > Company Profile (límites)Echa un control electrónico (controles electrónicos) a conductoresdirectamente desde un carga, establecer límites de verificación electrónica por conductoro usuario, y busque todas las transacciones de verificación electrónica desde el módulo de contabilidad. Requiere el “Issue ECheck” permiso para emitir.
Resumen
Controles electrónicos (también llamados chequeos electrónicos, códigos de dinero, o Cochek/EFS cheques) le permiten emitir pagos electrónicos instantáneos a conductoressin cheques en efectivo o físicas. Alvys apoya la emisión de verificación electrónica a través de integraciones con EFS y Comdata. Todas las cuentas incluyen un tope de cheque electrónico por defecto de $500 como medida de seguridad para evitar emisiones accidentales o no autorizadas de gran valor. Los administradores pueden personalizar este tope por conductoro por función de usuario. Todos los controles electrónicos emitidos son buscables y auditables de Accounting > E-Checks.Antes de que empieces
Emitir un control electrónico de un carga, su cuenta de usuario debe tener la “Issue ECheck” permiso. Contacte a su empresa Admin si el Manage E-Check botón no es visible en un carga. Para establecer límites de verificación electrónica para conductores, usted necesita acceso a la conductorperfil (Assets > Drivers). Para establecer límites para los usuarios, necesitas acceder al perfil de la empresa (Management > Company Profile > Users pestaña). Comuníquese con su administrador si no puede acceder a estas áreas. Ten el conductoro nombre del destinatario y el importe del pago listo antes de emitir.Pasos
- Abrir el cargade la que quieres emitir el control electrónico.
- Abra el panel de verificación electrónica. Desplácese a la sección de Money Box. Haga clic Manage E-Check. Alternativamente, haga clic derecho en el cargaen el CargaJunta y seleccione Issue E-Check.
- Seleccione el conductordestinatario. En el panel Manage E-Check, busque y seleccione el conductoro o transportistaque recibirá el pago.
- Introduzca la cantidad. Introduzca el importe del pago. Confirma que esto está dentro de la conductor’s e-check tap y dentro de cualquier tope de nivel de usuario establecido en su cuenta.
- Seleccione la razón. Elija la razón del cheque electrónico (por ejemplo: Avance de combustible, Fee Lumper, Avance en efectivo). Las razones disponibles dependen de la configuración de su empresa.
- Elija al proveedor. Si su empresa tiene más de una integración de verificación electrónica activa, seleccione EFS o Comdata como proveedor de este pago.
- Añádase una referencia (opcional). Introduzca una nota de referencia para asociarse con este registro de verificación electrónica. Esto es opcional pero útil para la reconciliación.
- Genera la comprobación electrónica. Haga clic Generate. Se crea la comprobación electrónica, se emite un código de pago, y la comprobación electrónica aparece como un elemento de línea en el cargaLa Caja de Dinero.
Resultado
El conductoro o transportistarecibe un código de pago para canjear en lugares autorizados. El e-cheque se registra en el cargaHistoria de actividad. Para ver todos los controles electrónicos emitidos a través de cargas, navegar a Accounting > E-Checks (requiere que “ECheckFee” permiso para acceder a esa página).Variaciones
Ajuste E-Check Límites para Individual Conductores
Los administradores pueden establecer un porcentaje máximo de verificación electrónica o un tope para un específico conductor.- Navega a Assets > Drivers.
- Localizar y haga clic en el conductorcuyo límite de verificación electrónica desea establecer o modificar.
- En el conductorperfil, encontrar el E-Check % y E-Check Cap campos.
- Haga clic Not set al lado de cualquiera de los dos campos para abrir la ventana de entrada. Introduzca el límite deseado. Porcentaje de E-Check: El porcentaje máximo de un pago el conductorpuede recibir a través de e-check. E-Check Cap: Una cantidad fija en dólares máximas conductorpuede recibir por transacción de verificación electrónica.
- Guarda tus cambios.
Ajuste de los límites de E-Check para Alvys Usuarios
Los administradores pueden establecer un tope máximo de emisión de verificación electrónica para usuarios específicos en función de su rol.- Navega a Management > Company Profile.
- Haga clic en el Users Pestaña.
- Localice y haga clic en el usuario cuyo límite de verificación electrónica desea modificar.
- Encuentra el E-Check Cap campo (por defecto: $500). Haga clic en el valor actual o Not set para abrir la ventana de entrada e introducir la cantidad máxima en dólares que este usuario puede emitir por comprobación electrónica.
- Guarda tus cambios.
Buscando y Revisando E-Checks
Todas las transacciones de verificación electrónica se pueden consultar desde el módulo de contabilidad.- Navega a Accounting > E-Checks.
- Define los criterios de búsqueda. Puedes filtrar por código monetario/Check Número, Date Range, Conductor, CargaNúmero, cantidad emitida, razón y fecha generadas utilizando los respectivos campos y filtros de columna.
- Ejecute la búsqueda.
- Revise los resultados. La tabla de resultados muestra todos los controles electrónicos con detalles, incluyendo conductor, carganúmero, cantidad, razón y el usuario que lo generó.
- Para ver el completo cargaregistro, haga clic en el carganúmero en los resultados para navegar directamente a eso carga- pedaña.