Integración de combustible y cheques Comdata

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Resumen

La integración con Comdata conecta Alvys con la plataforma de tarjeta de combustible y emisión de cheques de Comdata (importación de transacciones de combustible, emisión de e-checks). Una vez conectada, Alvys puede importar transacciones de combustible desde Comdata y permitirle emitir e-checks a conductores directamente en Alvys. La integración es unidireccional para combustible: los datos fluyen de Comdata a Alvys. La emisión de cheques envía una solicitud de Alvys a Comdata. La configuración tiene dos fases: solicitar credenciales de Comdata e ingresar esas credenciales en Alvys.

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Requisitos previos

Antes de comenzar:

• Sus subsidiarias deben estar configuradas en Alvys antes de configurar la integración.
• Debe contactar a Comdata para obtener credenciales de integración. Alvys no puede generar estas credenciales.
• Si también necesita importar transacciones de combustible (no solo emisión de cheques), debe solicitar específicamente credenciales del servidor FTP de combustible de Comdata además de las credenciales de servicios web.

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Cómo conectar

1. Envíe un correo a su representante de Comdata o a regionalfleettrr@comdata.com para solicitar credenciales para conectarse a los servicios web de Comdata. En su correo, especifique que necesita credenciales para conectarse a los servicios web de Comdata y (si también necesita importar transacciones de combustible) que también necesita credenciales para el servidor FTP de combustible de Comdata.
2. Espere recibir sus archivos de Comdata. Recibirá un archivo Excel con credenciales de servicios web y un archivo separado con credenciales de acceso FTP de combustible (solo si solicitó importación de combustible).
3. En Alvys, vaya a Management y haga clic en el botón azul Integrate.
4. En la ventana emergente, haga clic en el menú desplegable Integration Type y seleccione Comdata.
5. Ingrese las credenciales de servicios web (requeridas para todas las configuraciones) usando el mapeo siguiente:
   • Customer ID (Alvys) = Customer ID (Comdata), un valor numérico de 5 dígitos
   • Account Code (Alvys) = Account Code (Comdata)
   • Sign on Name (Alvys) = Host/Network SignOn Name (Comdata)
   • Security Info (Alvys) = Security Info (Comdata)
   • Username (Alvys) = WSS SignOn Name (Comdata)
   • Password (Alvys) = WSS SignOn Password (Comdata)
   • Secondary Password (Alvys) = Host/Network SignOn Password (Comdata)
6. Si la importación de combustible está incluida, también ingrese las credenciales FTP de combustible:
   • Fuel Username (Alvys) = FTP User Name (Comdata)
   • Fuel Password (Alvys) = FTP Password (Comdata)
   • File Prefix (Alvys) = según lo proporcionado por Comdata
7. Seleccione a qué subsidiarias debe aplicarse esta integración.
8. Haga clic en Save. Si usa la función de importación de transacciones de combustible, las transacciones de combustible se coinciden con conductores usando números de tarjeta de combustible. Cada conductor que use una tarjeta de combustible Comdata debe tener su número de tarjeta agregado a su perfil de conductor en Alvys:
9. Vaya a Assets y seleccione Drivers.
10. Haga doble clic en un conductor de la lista para abrir su perfil.
11. Encuentre el campo Fuel Card Numbers cerca del nombre del conductor y haga clic en el signo más.
12. En la ventana emergente, ingrese el número de tarjeta de combustible y seleccione Comdata como proveedor de tarjeta de combustible.
13. Marque las casillas aplicables si desea deducir combustible del pago del conductor o si el combustible tiene descuento.
14. Haga clic en Save.

Repita los pasos de tarjeta de combustible para todos los conductores que tengan tarjetas de combustible Comdata.

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Qué se sincroniza

• Las transacciones de combustible se importan automáticamente desde Comdata vía FTP de forma programada una vez que las credenciales FTP están configuradas.
• La emisión de cheques se realiza bajo demanda desde Alvys.
• La integración es unidireccional para combustible: los datos fluyen de Comdata a Alvys. La emisión de cheques envía una solicitud de Alvys a Comdata. Para confirmar que la integración funciona:

1. Vaya a Reports y seleccione Fuel Report.
2. Establezca un rango de fechas que incluya fechas recientes cuando ocurrieron transacciones de combustible de Comdata.
3. Confirme que las transacciones aparecen y están vinculadas a los conductores correctos.

Para emisión de cheques, vaya a la sección de pago del conductor e intente emitir un cheque para confirmar que la conexión funciona.

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Solución de problemas

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Las transacciones de combustible no aparecen en Fuel Report

1. Confirme que las credenciales FTP de combustible están ingresadas correctamente en la configuración de integración de Comdata. La importación de combustible requiere las credenciales FTP además de las credenciales de servicios web.
2. Confirme que los números de tarjeta de combustible están agregados al perfil de cada conductor en Alvys y que Comdata está seleccionado como proveedor.
3. Verifique que el rango de fechas en Fuel Report coincide con las fechas en que ocurrieron las transacciones.
4. Si nada de lo anterior resuelve el problema, contacte al soporte de Alvys.

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Credenciales rechazadas durante la configuración

Las credenciales proporcionadas por Comdata distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Confirme que está ingresando cada valor exactamente como aparece en los archivos que envió Comdata. Si las credenciales siguen siendo rechazadas, contacte directamente a Comdata para verificar que las credenciales son correctas y están activas.

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La emisión de cheques no funciona después de la configuración

Confirme que las credenciales de servicios web (no solo las credenciales FTP) están ingresadas correctamente en la configuración de integración. La emisión de cheques usa la conexión de servicios web, no la conexión FTP.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Cuánto tiempo tarda en recibir credenciales de Comdata? R: Los tiempos de respuesta varían, pero generalmente debería recibir sus credenciales dentro de unos días hábiles después de contactar a Comdata. P: ¿Qué pasa si solo necesito funcionalidad de cheques y no importaciones de combustible? R: Al enviar el correo a Comdata, simplemente no solicite las credenciales del servidor FTP de combustible. Solo necesitará las credenciales de servicios web y no necesita completar los campos Fuel Username, Fuel Password o File Prefix en Alvys. P: ¿Puedo usar la misma integración de Comdata para múltiples subsidiarias? R: Sí. Durante la configuración puede seleccionar qué subsidiarias deben usar la integración de Comdata. P: ¿Necesito agregar números de tarjeta de combustible antes de que la integración comience a funcionar? R: Para que las transacciones de combustible se atribuyan a los conductores correctos, sí. El sistema coincide transacciones importadas con conductores según números de tarjeta de combustible. Configúrelos antes de que se ejecute la primera importación para evitar transacciones sin coincidencia.