Integración de combustible TCS

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Resumen

La integración de combustible TCS (Transportation Clearinghouse Solutions, importación de tarjeta de combustible TCS, carga manual de CSV) conecta datos de tarjetas de combustible TCS con Alvys. Este es un proceso de importación manual: descarga un Transactions Download CSV de su sistema TCS y lo carga en Alvys. Alvys luego hace coincidir cada transacción con el conductor correcto usando los últimos 4 dígitos del número de tarjeta de combustible almacenados en su perfil. Use esta integración para rastrear gastos de combustible, aplicar deducciones de combustible al pago del conductor y mantener registros precisos de combustible en su Fuel Report. La integración es unidireccional: los datos fluyen solo de TCS a Alvys.

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Requisitos previos

Antes de configurar esta integración, confirme lo siguiente:

• Tiene acceso en Alvys para administrar Integrations.
• Tiene credenciales de inicio de sesión para su sistema TCS.
• Sus subsidiarias ya están configuradas en Alvys.
• Si necesita ayuda para localizar el informe Transactions Download en TCS, contacte con su TCS Sales Representative.

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Cómo conectar

1. Haga clic en su nombre de usuario en la esquina inferior izquierda de Alvys, luego seleccione Management (https://app.alvys.com/#/manage/integrations).
2. Vaya a la sección Integrations.
3. Desplácese hasta el menú desplegable Fuel Cards y seleccione el botón “Inactive” junto a TCS.
   Tarjeta de integración TCS con el botón “Inactive” resaltado.
   Tarjeta de integración TCS con el botón “Inactive” resaltado.
4. Elija la subsidiaria que debe usar TCS.
5. Haga clic en el botón azul “Save”.

Para que Alvys atribuya transacciones al conductor correcto, cada conductor debe tener guardados en su perfil los últimos 4 dígitos de su número de tarjeta de combustible TCS:

1. Desde la barra de herramientas de Alvys, vaya a Assets y seleccione Drivers.
2. Busque y haga doble clic en un conductor para abrir su perfil.
3. En la primera sección, haga clic en el signo más junto a Fuel Card Numbers.
   Esta imagen muestra la sección Fuel Card Numbers de un perfil de conductor con el signo más resaltado.
   Esta imagen muestra la sección Fuel Card Numbers de un perfil de conductor con el signo más resaltado.
4. Introduzca solo los últimos 4 dígitos del número de tarjeta de combustible TCS de este conductor.
   Esta imagen muestra el campo de entrada del número de tarjeta de combustible con un número de 4 dígitos introducido.
   Esta imagen muestra el campo de entrada del número de tarjeta de combustible con un número de 4 dígitos introducido.
5. Seleccione TCS en el menú desplegable Provider.
6. Marque las casillas deduct fuel y discounted fuel si corresponde.
7. Haga clic en Save.

Repita los pasos de tarjeta de combustible para cada conductor que tenga una tarjeta de combustible TCS.

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Para descargar transacciones de combustible desde TCS:

1. Inicie sesión en su sistema TCS.
2. Vaya a Reports.
3. Desplácese hasta Transactions Download.
4. Seleccione su período de tiempo a la derecha.
5. Descargue el archivo a su dispositivo como CSV. Si no puede localizar el informe Transactions Download, contacte con su TCS Sales Representative para obtener ayuda.

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Para cargar el archivo en Alvys (confirme primero que cada conductor tiene guardados los últimos 4 dígitos de su tarjeta de combustible):

• Desde la barra de herramientas de Alvys, vaya a Assets y seleccione Fuel Report.

• Haga clic en el icono de puntos suspensivos verticales (⋮) junto al botón “Add Transaction”.

• Seleccione la opción “Import Report”.

• En la ventana emergente, seleccione EFSCSV en el menú desplegable Integration Type.

• Cargue el archivo CSV que descargó del portal TCS.
• Haga clic en el botón “Save”
• Una vez completada la carga, use el filtro de rango Transaction Date en el Fuel Report para revisar las transacciones importadas.

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Qué se sincroniza

La integración TCS es una sincronización manual unidireccional de TCS a Alvys. Después de cargar un CSV de TCS, Alvys mapea los datos de transacción de la siguiente manera:

• Los últimos 4 dígitos del número de tarjeta de combustible en el CSV se comparan con los últimos 4 dígitos almacenados en el perfil de cada conductor. Las transacciones se atribuyen al conductor cuyo número de tarjeta coincide.
• La fecha de transacción, el importe y los galones se importan al Fuel Report.
• Si el número de tarjeta de una transacción no coincide con ningún perfil de conductor, la transacción no se atribuirá a un conductor. Agregue o corrija el número de tarjeta en el perfil del conductor y vuelva a cargar el archivo.
• Alvys detecta transacciones duplicadas automáticamente y no importará duplicados. Volver a cargar el mismo archivo es seguro.
• No hay sincronización automática o programada para esta integración.

Solo se usan los últimos 4 dígitos porque los datos de tarjetas de combustible TCS en los informes de transacciones usan solo los últimos 4 dígitos como identificador.

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Solución de problemas

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Las transacciones de combustible del conductor no aparecen después de la carga

1. Abra el perfil del conductor en Assets > Drivers y confirme que hay un número de tarjeta de combustible TCS guardado en Fuel Card Numbers. Solo deben introducirse los últimos 4 dígitos.
2. Verifique que el número de tarjeta de 4 dígitos coincide con los últimos 4 dígitos en la exportación CSV de TCS. Alvys hace coincidir los dígitos exactos almacenados en el perfil.
3. Vuelva a cargar el CSV después de corregir el número de tarjeta. Alvys no volverá a importar una transacción que ya tiene por ID, por lo que si la carga original no hizo coincidir, corregir el número de tarjeta y volver a cargar resolverá la coincidencia en adelante para transacciones futuras.
4. Si las transacciones siguen faltando, contacte con el soporte de Alvys.

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La carga falla o devuelve un error

1. Confirme que seleccionó TCS (no otro proveedor) en el menú desplegable Integration Type antes de cargar.
2. Confirme que el archivo es el Transactions Download CSV de TCS Reports. Los archivos modificados o reformateados pueden no analizarse correctamente.
3. Contacte con el soporte de Alvys si el error persiste después de verificar el archivo y el tipo de integración.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Por qué solo introduzco los últimos 4 dígitos del número de tarjeta de combustible? R: Los datos de tarjetas de combustible TCS en los informes de transacciones usan solo los últimos 4 dígitos como identificador. Introducir el número de tarjeta completo impedirá la coincidencia correcta. P: ¿La integración TCS es automática o manual? R: La integración TCS es manual. Descarga archivos CSV de TCS Reports y los carga en Alvys periódicamente. P: ¿Qué ocurre si cargo las mismas transacciones dos veces? R: Alvys detecta transacciones duplicadas automáticamente y no las importará de nuevo. Volver a cargar el mismo archivo es seguro. P: ¿Con qué frecuencia debo cargar informes de transacciones de combustible? R: Depende de sus necesidades de informes y liquidación. Muchos equipos cargan semanal o mensualmente para mantener los datos de combustible actualizados. P: ¿Qué pasa si las transacciones de un conductor no aparecen después de la carga? R: Confirme que el conductor tiene guardados en su perfil los últimos 4 dígitos correctos de su número de tarjeta de combustible TCS en Assets > Drivers. Si el número falta o es incorrecto, agréguelo o corríjalo. Las cargas futuras coincidirán correctamente.