Integración de factoring OTR Solutions

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Qué hace esta integración

OTR Solutions se conecta a Alvys mediante una API bidireccional para automatizar el envío de facturas, las verificaciones de crédito de brokers y los informes de estado de compra para clientes de factoring. También denominada factoring OTR o factoring OTR Solutions. Alvys envía lotes de facturas y solicitudes de verificación de crédito de brokers a OTR Solutions. OTR Solutions devuelve resultados de verificación de crédito en tiempo real y proporciona actualizaciones de estado de compra que se sincronizan de vuelta en Alvys cada noche o bajo demanda. Cuando OTR Solutions financia una carga, el estado de la carga en Alvys se actualiza a Financed.

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Requisitos previos

• Cuenta activa con OTR Solutions
• Nombre de usuario y contraseña del portal de clientes de OTR Solutions
• Número USDOT configurado en cada subsidiaria que enviará lotes
• Número MC configurado en cada cliente o broker que se incluirá en un lote o verificación de crédito (una carga sin número MC fallará de forma individual durante el envío; el resto del lote continuará)
• Texto de Notice of Assignment proporcionado por OTR Solutions
• Acceso Admin, Partner Admin o Support para configurar la integración
• Permiso “Billing” para enviar lotes y acceder a informes

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Connect & Authenticate

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Configure su Notice of Assignment

1. Vaya a Management > Company Profile.
2. En la pestaña General Info, localice la sección Important Information. Haga clic en el botón (+). Se abre la ventana emergente Manage Important Info.
   Ventana emergente Manage Important Info abierta desde la sección Important Information de la pestaña General Info
   Ventana emergente Manage Important Info abierta desde la sección Important Information de la pestaña General Info
3. En el menú desplegable, seleccione Notice of Assignment. Copie y pegue el texto de Notice of Assignment proporcionado por OTR Solutions.
   Texto de Notice of Assignment pegado en el campo Manage Important Info
   Texto de Notice of Assignment pegado en el campo Manage Important Info
4. Haga clic en Save.

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Configure la integración OTR Solutions

1. Vaya a Management > Integrations.
2. Seleccione la subsidiaria que desea configurar. Expanda la sección Factoring. Haga clic en el icono de lápiz junto a OTR Solutions.
   Sección Factoring expandida en Integrations con el icono de lápiz de OTR Solutions
   Sección Factoring expandida en Integrations con el icono de lápiz de OTR Solutions
3. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña que utiliza para iniciar sesión en el portal de clientes de OTR Solutions.
   Campos de entrada de credenciales para la integración OTR Solutions
   Campos de entrada de credenciales para la integración OTR Solutions
4. Haga clic en Save. La integración queda activa para esta subsidiaria. Repita los pasos 1 a 4 para cada subsidiaria adicional.

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Cómo enviar un lote

1. Vaya a Accounting > Factoring Upload. Todas las cargas deben tener estado Queued, con el método de facturación configurado en factoring y los documentos fusionados.
2. Seleccione la subsidiaria correcta.
   Selección de subsidiaria en la página Factoring Upload
   Selección de subsidiaria en la página Factoring Upload
3. Seleccione las facturas que desea incluir en el lote. Confirme que el número USDOT de la subsidiaria esté configurado. Cualquier carga cuyo cliente no tenga número MC fallará de forma individual durante el envío; el resto del lote continuará.
   Selección de facturas en la página Factoring Upload para un lote de OTR Solutions
   Selección de facturas en la página Factoring Upload para un lote de OTR Solutions
4. Haga clic en Submit Batch. Espere hasta que finalice el envío. No cierre esta página ni navegue fuera de ella durante el envío; hacerlo puede interrumpir el proceso.

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Field & Data Mapping

Alvys envía datos de factura a OTR Solutions cuando se envía un lote, incluidos el número de carga, la información del deudor, el importe de la factura, el número MC y el documento de carga fusionado. El número USDOT de la subsidiaria se incluye en cada factura enviada. El número USDOT de la subsidiaria debe estar configurado. Si falta el número MC de un cliente para una carga específica, la factura de esa carga fallará de forma individual; las demás facturas del lote continuarán.

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Comportamiento de sincronización

Los resultados de verificación de crédito se sincronizan de OTR Solutions a Alvys en tiempo real. Las actualizaciones de estado de compra se sincronizan de OTR Solutions a Alvys de dos maneras: automáticamente mediante una sincronización nocturna, o bajo demanda haciendo clic en el botón SYNC TRANSACTIONS en Reports > Factoring. Cuando OTR Solutions informa que una carga está financiada, el estado de la carga en Alvys cambia a Financed. Esta actualización puede producirse mediante la sincronización automatizada nocturna o mediante una ejecución manual de SYNC TRANSACTIONS; ambos mecanismos producen el mismo resultado.

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Verificaciones de crédito de brokers

OTR Solutions realiza verificaciones de crédito de brokers para evaluar la elegibilidad de factoring. Los resultados de verificación de crédito aparecen como iconos de colores junto al nombre del cliente o broker:

• Icono verde: Approved
• Icono rojo: Not Approved
• Icono gris: aún no se ha ejecutado una verificación de crédito para este broker
• Icono ámbar: Call Credit (contacte con OTR Solutions para hablar de la cuenta de este broker) Puede enviar una carga a OTR Solutions independientemente del estado de verificación de crédito. El resultado de la verificación de crédito es solo informativo y no bloquea el envío del lote. Alvys activa automáticamente una verificación de crédito en dos situaciones:
• Cuando se crea una carga: si la última verificación de crédito de ese broker fue hace más de 24 horas
• Cuando una carga alcanza el estado Queued: si la última verificación de crédito fue hace más de 24 horas Para activar manualmente una verificación de crédito desde el perfil de un cliente o broker:

1. Vaya al perfil del cliente o broker.
2. Confirme que un método de facturación de factoring esté asignado a la subsidiaria donde está configurada la integración OTR Solutions. Guarde si es necesario realizar cambios.
3. Haga clic en el icono de actualización (↻) junto al nombre del cliente o broker. Una activación manual siempre ejecuta la verificación de inmediato, independientemente de cuándo se realizó la última.

Los iconos de resultado de verificación de crédito aparecen junto al nombre del cliente o broker. Verde significa Approved, rojo significa Not Approved, gris significa que aún no se ha ejecutado una verificación de crédito, y ámbar significa Call Credit (contacte con OTR Solutions para hablar de la cuenta del broker). Para activar manualmente una verificación de crédito desde la página de detalles de una carga:

1. Abra o cree una carga. Confirme que el cliente tenga un método de facturación de factoring asignado a la subsidiaria donde está configurada la integración OTR Solutions.
2. En la página de detalles de la carga, haga clic en el icono de actualización (↻) para activar una verificación de crédito de inmediato.

Para enviar una carga según el estado de verificación de crédito:

1. Seleccione o cree una carga con un cliente asignado a la subsidiaria que usa el método de facturación de factoring.
2. Avance la carga al estado Released.
3. Haga clic en Invoice Load para generar la factura.
4. Fusione los documentos requeridos: Customer Rate Confirmation, Proof of Delivery (POD) y la factura. La carga pasa al estado Queued.
5. Vaya a Accounting > Factoring Upload. Seleccione la carga y cree un lote.
   Carga seleccionada en la página Factoring Upload para crear un lote de OTR Solutions
   Carga seleccionada en la página Factoring Upload para crear un lote de OTR Solutions
6. Envíe el lote. Todos los estados de verificación de crédito — Approved, Not Approved y Call Credit — están permitidos para el envío.

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Informes: estado de compra

OTR Solutions proporciona detalles de estado de compra para lotes de factoring. Cuando OTR Solutions financia una carga, el estado de la carga en Alvys cambia a Financed. Hay dos formas de actualizar los estados de las cargas desde OTR Solutions: Sincronización automatizada nocturna: Alvys comprueba y actualiza automáticamente el estado de compra de todas las facturas que aún no se han actualizado o financiado. Esta sincronización se ejecuta una vez al día. No se requiere ninguna acción para habilitarla. Sincronización manual (bajo demanda): Vaya a Reports > Factoring y seleccione un lote, luego haga clic en el botón SYNC TRANSACTIONS en la esquina superior derecha de la página.

1. Vaya a Reports > Factoring y seleccione un lote.

1. Haga clic en el botón SYNC TRANSACTIONS en la esquina superior derecha de la página.
   Botón SYNC TRANSACTIONS en la esquina superior derecha de la página de informe Factoring
   Botón SYNC TRANSACTIONS en la esquina superior derecha de la página de informe Factoring
2. Después de ejecutar la sincronización, las cargas que OTR Solutions haya financiado pasarán al estado Financed.

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Ejemplos

Tanto la sincronización nocturna como el botón SYNC TRANSACTIONS producen el mismo resultado: las cargas confirmadas como financiadas por OTR Solutions pasan al estado Financed en Alvys.

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Verificar que funciona

Después de enviar un lote, confirme que aparece en Reports > Factoring. Después de una sincronización nocturna o una ejecución de SYNC TRANSACTIONS, confirme que las cargas financiadas muestran el estado Financed. Los iconos de resultado de verificación de crédito deberían actualizarse en segundos tras activar una verificación.

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Límites y no admitido

Los pagos con tarjeta de combustible no están admitidos para OTR Solutions. La funcionalidad de tarjeta de combustible no está disponible a través de esta integración.

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Solución de problemas

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Falla el envío del lote

1. Confirme que el número USDOT de la subsidiaria esté configurado. Vaya a la configuración de la subsidiaria y verifique que el campo USDOT number esté completado.
2. Confirme que el número MC de cada cliente esté configurado. Vaya al perfil del cliente o broker y verifique que el campo MC number esté completado.
3. Confirme que las credenciales válidas de OTR Solutions estén guardadas para la subsidiaria. Vaya a Management > Integrations, localice OTR Solutions y verifique que el nombre de usuario y la contraseña estén guardados.
4. Si el lote sigue fallando después de confirmar los elementos anteriores, contacte con el soporte de Alvys.

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El estado de la carga no cambió a Financed después de la sincronización

1. Confirme que el lote se envió correctamente y aparece en Reports > Factoring.
2. Haga clic en el botón SYNC TRANSACTIONS para activar manualmente una actualización de estado inmediata del lote seleccionado.
3. Si el estado de la carga sigue sin actualizarse, es posible que la factura aún no esté financiada en OTR Solutions. Contacte con OTR Solutions para confirmar el estado de financiamiento en su lado.
4. Si la carga está confirmada como financiada en OTR Solutions pero el estado no se actualiza en Alvys, contacte con el soporte de Alvys.

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No aparece el icono de verificación de crédito

1. Confirme que el cliente tenga un método de facturación de factoring asignado a la subsidiaria donde está configurada la integración OTR Solutions.
2. Confirme que la integración esté activa en Management > Integrations.
3. Intente activar una verificación de crédito manual usando el icono de actualización (↻). Si el icono sigue sin aparecer después de una activación manual, contacte con el soporte de Alvys.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo enviar una carga si el estado de verificación de crédito es Not Approved o Call Credit? R: Sí. Puede enviar una carga a OTR Solutions independientemente del estado de verificación de crédito. El resultado es solo informativo y no bloquea el envío del lote. P: ¿Qué significa el estado ámbar Call Credit? R: Call Credit significa que OTR Solutions necesita más información sobre el broker antes de tomar una decisión. Contacte directamente con OTR Solutions para hablar de la cuenta del broker. P: ¿Con qué frecuencia se ejecuta automáticamente la sincronización de estado de compra? R: La sincronización nocturna se ejecuta una vez al día para todas las facturas que aún no se han actualizado o financiado. También puede activar una sincronización en cualquier momento usando el botón SYNC TRANSACTIONS en Reports > Factoring. P: ¿Qué es el botón SYNC TRANSACTIONS y cuándo debo usarlo? R: El botón SYNC TRANSACTIONS está ubicado en la esquina superior derecha de la página Reports > Factoring. Al hacer clic en él se activa una actualización de estado inmediata del lote seleccionado, obteniendo la información de financiamiento más reciente de OTR Solutions. Úselo cuando desee actualizar los estados de las cargas sin esperar la sincronización nocturna. Tanto el botón como la sincronización nocturna pueden mover una carga al estado Financed. P: ¿Qué activa una verificación de crédito automática? R: Alvys activa automáticamente una verificación de crédito cuando se crea una carga o cuando una carga alcanza el estado Queued, siempre que la última verificación de crédito de ese broker fuera hace más de 24 horas. Hacer clic en el icono de actualización (↻) en el perfil del cliente o en la página de detalles de la carga siempre activa una verificación de inmediato, independientemente del momento.