Integración de combustible Pilot Flying J

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Qué hace esta integración

La integración de combustible Pilot Flying J le permite importar datos de transacciones de combustible desde su cuenta de tarjeta de combustible Pilot Flying J (red de combustible) al Fuel Report de Alvys. Las transacciones se asocian con los perfiles de conductor mediante el número de tarjeta de combustible de cada conductor. Es una importación manual y unidireccional: descarga un informe de transacciones (extracto) del portal Fuel Card de Pilot Flying J y carga el archivo Excel en Alvys. Alvys asocia las transacciones con los conductores usando los últimos 3 dígitos de cada número de tarjeta de combustible.

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Requisitos previos

Antes de configurar esta integración, confirme lo siguiente:

• Tiene acceso de “Admin”, “Support” o “Partner Admin” en Alvys (configurado en su rol de usuario en Company Profile).
• Sus conductores ya están agregados en Alvys.
• Tiene acceso al portal Fuel Card de Pilot Flying J.
• Conoce los últimos 3 dígitos del número de tarjeta de combustible Pilot Flying J de cada conductor.

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Conectar y autenticar

1. Haga clic en su nombre de usuario en la esquina inferior izquierda de Alvys y seleccione Management.
2. Seleccione la subsidiaria que desea integrar con Pilot Flying J.
3. Haga clic en el botón azul Integrate.
4. En la ventana emergente, abra el menú desplegable Integration Type.
5. Desplácese hacia abajo para encontrar PilotFlyingJ y selecciónelo.
6. Seleccione la subsidiaria que debe usar esta integración.
7. Haga clic en Save.
8. Agregue el número de tarjeta de combustible de cada conductor a su perfil para que Alvys pueda asociar las transacciones:
9. En la barra de herramientas azul de Alvys, seleccione Assets y luego Drivers.
10. Busque y haga doble clic en un conductor para abrir su perfil.
11. En la primera sección del perfil, haga clic en el signo más junto a Fuel Card Numbers. Perfil de conductor con la opción Fuel Card Numbers (+) resaltada
12. Ingrese el número de tarjeta de combustible. Para la importación manual de Pilot Flying J, ingrese solo los últimos 3 dígitos del número de tarjeta de combustible. Ventana emergente Add Fuel Card Number con el proveedor PilotFlyingJ
13. Seleccione PilotFlyingJ en el menú desplegable Provider.
14. Marque las casillas correspondientes si desea deducir combustible o si el combustible tiene descuento para este conductor.
15. Haga clic en Save.
16. Repita para cada conductor que tenga una tarjeta de combustible Pilot Flying J.
17. Descargue el informe de transacciones de combustible desde Pilot Flying J:
18. Inicie sesión en el portal Fuel Card de Pilot Flying J.
19. Vaya a Fuel Card > Reporting/Statements > Transactions. Portal Pilot: Fuel Card > Reporting/Statements > Transactions
20. Elija si desea ver el informe By Invoice o By Date, seleccione el período y haga clic en Search.
21. Una vez generado el informe, haga clic en Export, seleccione Excel y guarde el archivo en su dispositivo. Exportación del informe de transacciones a Excel
22. Cargue el archivo de transacciones de combustible en Alvys. Antes de cargar, confirme que cada conductor tenga el número de tarjeta de combustible correcto (últimos 3 dígitos) ingresado en su perfil.
23. En la barra de herramientas azul de Alvys, seleccione Reports y luego Fuel Report. Barra de herramientas de Alvys: Reports > Fuel Report
24. Haga clic en el botón azul Transaction File Upload.
25. En la ventana emergente, seleccione PilotFlyingJ en el menú desplegable Integration Type. Ventana emergente Quick Upload con PilotFlyingJ como Integration Type
26. Haga clic en el botón azul para buscar su archivo, o arrastre y suelte el archivo Excel que exportó desde el portal Pilot Flying J.
27. Cargue el archivo.
28. Una vez completada la carga, use el filtro de rango Transaction Date en Fuel Report para revisar las transacciones importadas.

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Field & Data Mapping

• Clave de asociación: Alvys asocia las transacciones con los perfiles de conductor mediante el número de tarjeta de combustible. Para Pilot Flying J, solo se usan los últimos 3 dígitos del número de tarjeta de combustible. Cada perfil de conductor debe tener los últimos 3 dígitos correctos ingresados, con PilotFlyingJ seleccionado como proveedor, antes de cargar un archivo de transacciones.
• Formato de archivo: Alvys acepta la exportación estándar en Excel del portal Fuel Card. No se admiten archivos personalizados o reformateados.

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Comportamiento de sincronización

La integración Pilot Flying J importa datos de transacciones de combustible desde su cuenta Fuel Card de Pilot Flying J al Fuel Report de Alvys.

• Dirección: Unidireccional, de Pilot Flying J a Alvys, mediante carga manual de archivo Excel. No hay importación programada ni automática.

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Verificar que funciona

Después de cargar, use el filtro de rango Transaction Date en Fuel Report para confirmar que las transacciones importadas aparecen y están asociadas con los conductores correctos.

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Solución de problemas

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Las transacciones de combustible no aparecen después de la carga

Confirme que el número de tarjeta de combustible de cada conductor en Alvys muestre los últimos 3 dígitos de su tarjeta Pilot Flying J y que PilotFlyingJ esté seleccionado como proveedor en el perfil del conductor. Alvys usa este número para asociar las transacciones del archivo cargado con el conductor correcto.

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La ventana emergente de carga no muestra PilotFlyingJ como opción

Confirme que la integración Pilot Flying J esté activa en Management > Integrations. Si la integración no aparece, vuelva a los pasos de conexión y reactívela para la subsidiaria correcta.

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El archivo Excel no se carga

Confirme que el archivo sea la exportación sin modificar del portal Pilot Flying J en formato Excel. Modificar la estructura del archivo antes de cargarlo puede provocar que falle la importación.

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Límites y no admitido

• La importación es manual y unidireccional (de Pilot Flying J a Alvys); no hay sincronización programada ni automática.
• Solo se admite la exportación estándar en Excel del portal Fuel Card. No se admiten archivos personalizados o reformateados.
• Solo se usan los últimos 3 dígitos del número de tarjeta de combustible para la asociación.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Cuántos dígitos del número de tarjeta de combustible debo ingresar en el perfil del conductor? R: Para la importación manual de Pilot Flying J, ingrese solo los últimos 3 dígitos del número de tarjeta de combustible en el perfil del conductor. P: ¿Con qué frecuencia debo cargar informes de transacciones de combustible? R: Depende de su calendario de informes y liquidación. Muchos equipos cargan semanalmente o después de cada período de facturación. P: ¿Qué pasa si las transacciones de un conductor no aparecen después de cargar el archivo? R: Confirme que el conductor tenga los últimos 3 dígitos correctos de su número de tarjeta de combustible Pilot Flying J ingresados en su perfil y que PilotFlyingJ esté seleccionado como proveedor. Si el número de tarjeta o el proveedor es incorrecto, las transacciones no se pueden asociar con ese conductor. P: ¿Puedo cargar el mismo archivo más de una vez? R: Cargar el mismo archivo nuevamente puede generar entradas duplicadas. Revise Fuel Report antes de volver a cargar para comprobar si las transacciones ya aparecen.