Cómo configurar asignaciones de cuentas de QuickBooks Desktop en Alvys

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Resumen

Asignación de cuentas connect de cada Alvys tipo de transacción a una cuenta específica en su QuickBooks Desktop (QBD) Chart of Accounts. Cuando Alvys exporta una factura o factura a QBD, busca la cuenta asignada para cada artículo de línea y publica el monto allí. Sin asignaciones completas, el Web Connector no podrá sincronizar la transacción. La integración utiliza dos niveles: cuentas predeterminadas (obligatorias, actúan como respaldo para cualquier transacción no asignada) y cuentas específicas (opcional, permiten un control granular por categoría de transacción). Ambos se configuran durante el asistente de configuración de integración. Importante: Este artículo cubre el paso 3 de la configuración de la integración QuickBooks Desktop. Complete pasos 1 y 2 antes de comenzar aquí.

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Antes de comenzar

Rol requerido: “Admin”, “Partner Admin” o “Support” (requiere el permiso “CompanyProfileManager”) Prerequisites:

• La integración QuickBooks Desktop ya debe estar conectado y la Web Connector active.
• Su QBD Chart of Accounts debe configurarse en QuickBooks antes de asignar cuentas en Alvys. Alvys extrae la lista de cuentas directamente desde QBD.
• Debes saber cuál transacción types seleccionaste durante la configuración (ingresos, gastos o ambos).

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Pasos

1. Abra la pantalla de asignaciones de cuentas.
2. Vaya a Management > Integrations.
3. Abra el asistente de configuración de integración QuickBooks Desktop.
4. Vaya al paso Asignaciones de cuentas (Paso 3 del asistente).
5. Asignar cuentas predeterminadas. Las cuentas predeterminadas son obligatorias y actúan como respaldo principal para cualquier partida de transacción no asignada.

Si se selecciona ingresos, asigne ambos: Si se selecciona gastos, asigne ambos: Importante: Asigne cuentas predeterminadas al tipo de cuenta correcto en QBD Chart of Accounts. Seleccionar una cuenta con el tipo incorrecto provocará la exportación errors. Si no tiene ninguna cuenta específica creada en QBD, una vez que haya configurado las cuentas predeterminadas, puede hacer clic en las pasos restantes y luego hacer clic en Save.

1. Asignar cuentas de carga (ingresos). La categoría de carga representa ingresos partidas de transacciones en las facturas de los clientes.

Asigne cada línea de pedido a una cuenta reservada. Si solo existe una cuenta general, asígnela a la Cuenta de carga predeterminada.

1. Asignar cuentas de viaje (gastos). La categoría de viaje representa gastos líneas de transacción en las facturas.

Los viajes pueden asociarse con assets internos, transportista subsidiarios o transportista externos: Asigne cada artículo de línea a una cuenta específica o utilice la Cuenta de viaje predeterminada como alternativa.

1. Asignar cuentas Accessorial (ingresos y gastos). Accessorial representan cargos o tarifas adicionales que afectan tanto a customers (ingresos) como a conductor o transportista (gastos).

La lista se extrae de los accessorial personalizados configurados en Alvys. Consulte Personalizado Accessorials. Cada tipo accessorial tiene dos columnas: ingresos (cargos al cliente) y gastos (costos del conductor o transportista).

1. Mapa de cuentas E-Check (ingresos y gastos). Un e-check es un cheque electrónico emitido para pagar a un conductor o transportista externo. Las tarifas E-check se tratan como ingresos porque reembolsan a la empresa.

La categoría E-Check incluye una cuenta ingresos predeterminada y una cuenta gastos predeterminada. Cada tipo e-check individual tiene columnas ingresos y gastos. La columna ingresos asigna la tarifa e-check. La columna gastos asigna la cantidad real de e-check. Importante: Es posible que una factura no se pueda exportar si incluye e-check con tarifas y la cuenta ingresos para la tarifa e-check no está asignada, incluso cuando la configuración está configurada para exportar gastos únicamente. Cuando se emiten e-check a un conductor o transportista, también se puede crear un accessorial asociado. Cualquier accessorial asociado con e-check debe asignarse en Accessorial (Paso 5) si existen cuentas específicas.

1. Asignar cuentas de deducción. Asigne cada tipo de deducción predefinido a una cuenta reservada, o asigne todo a la Cuenta de deducción predeterminada.
   Pantalla de mapeo de deducciones que muestra los tipos de deducciones.
   Pantalla de mapeo de deducciones que muestra los tipos de deducciones.
2. Asignar cuentas de combustible. El orden alternativo para las transacciones de combustible: cuenta de tipo de combustible específico → Cuenta de combustible predeterminada → Cuenta gastos predeterminada.
   Pantalla de mapeo de categorías de combustible con tipos de combustible.
   Pantalla de mapeo de categorías de combustible con tipos de combustible.
3. Mapa de cuentas de peaje. Solo se proporciona una única cuenta predeterminada para el mapeo de peaje.

Importante: El Tax category está obsoleto. Omita este paso si aparece en el asistente.

1. Asignar cuentas de depósito en garantía. Las cuentas de depósito en garantía mantienen fondos en nombre de conductor. La orden alternativa: cuenta de tipo de depósito en garantía específica → Cuenta de depósito en garantía predeterminada → Cuenta de responsabilidad predeterminada.

Importante: Las asignaciones de cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de pasivo en QuickBooks Desktop porque estos fondos están held temporalmente en nombre de conductor.

1. Completa la configuración. Una vez que todas las asignaciones estén configuradas, haz clic en Listo y luego haz clic en Enviar. Aparecerá una marca de verificación verde next para la integración.

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Resultado

Aparece una marca de verificación verde next en la integración QuickBooks Desktop en la página Integrations. Todos los Alvys transacción types ahora están connect en las cuentas correctas en su QBD Chart of Accounts.

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Solución de problemas

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La marca de verificación verde no aparece después de hacer clic en Enviar

1. Actualiza la página Alvys Integrations.
2. Si la marca de verificación verde aún no aparece, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración y verifique que Web Connector sea active y que la ruta del archivo de la empresa sea correcta.
3. Vuelva a save el configuración haciendo clic en Enviar nuevamente.
4. Si el problema persiste, comuníquese con Alvys Support.

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Bill no puede exportar cuando incluye un cheque electrónico

1. Regrese a la sección E-Checks de asignaciones de cuentas (Paso 6).
2. Asigne la tarifa e-check a una cuenta e-check ingresos específica o seleccione la cuenta e-check ingresos predeterminada.
3. Save y reexportar la factura.

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Error de exportación debido a un tipo de cuenta incorrecta

1. Regrese a las asignaciones de cuentas predeterminadas (Paso 2) y verifique que Accounts Receivable y Default ingresos field apunten a cuentas de tipo ingresos.
2. Verifique que Accounts Payable y Predeterminado gastos field apunten a la responsabilidad correcta y los tipos de cuenta gastos.
3. Corrija cualquier discrepancia y save.

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La cuenta no aparece en un menú desplegable de asignación.

1. Verifique que la cuenta exista en su QBD Chart of Accounts.
2. Asegúrese de que Web Connector haya ejecutado al menos una sincronización exitosa para que la lista de cuentas QBD esté actualizada en Alvys.
3. Actualice la pantalla de mapeo y verifique el menú desplegable nuevamente.
4. Si aún no aparece la cuenta contacta con el Alvys Support.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Qué son las asignaciones de cuentas predeterminadas y por qué son necesarias? R: Las cuentas predeterminadas actúan como cuentas alternativas para transacciones que no están asignadas explícitamente a una línea de pedido específica. Garantizan que todas las ingresos (facturas) y expenses (billetes) se exporten a la publicación QuickBooks con éxito. P: ¿Puedo omitir la configuración de cuentas específicas y confiar solo en cuentas predeterminadas? R: Sí. Las transacciones vuelven automáticamente a las cuentas predeterminadas configuradas en el Paso 2. P: ¿Por qué no se pudo exportar mi factura cuando incluía un e-check? R: Esto sucede cuando la tarifa e-check no está asignada a una cuenta ingresos. Incluso cuando se exporta solo gastos, las tarifas de e-check se consideran ingresos y deben estar vinculadas a una cuenta ingresos. P: ¿Por qué el depósito en garantía debe asignarse a una cuenta de pasivo? R: Los fondos de depósito en garantía son held en nombre del conductor y no son una empresa gastos. La asignación a una cuenta de pasivo garantiza que los estados financieros reflejen correctamente que estos fondos se le deben al conductor. P: ¿Puedo asignar el combustible de mi cliente combustible surcharge y del conductor gastos a la misma cuenta? R: Esto no se recomienda. Asigne los costos de combustible de cara al cliente a una cuenta de ingresos y los costos de combustible de cara al conductor a una cuenta de gastos. La asignación al tipo de cuenta incorrecto provocará la exportación errors. P: ¿Para qué se utiliza la cuenta de carga predeterminada? R: Sirve como cuenta principal para todos los artículos en línea de una factura de cliente cuando no desea dividir artículos en línea individuales en cuentas QuickBooks separadas. P: ¿Cómo asigno los accessorial que creé en Alvys? R: Alvys extrae su lista personalizada de accessorial directamente a la pantalla de mapeo. Verás dos columnas para cada accessorial: una para ingresos (cuando le cobras a un cliente) y otra para gastos (cuando le pagas a un conductor o transportista).

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Profundizar

• QuickBooks Desktop: Flujo de trabajo de exportación y modificación de transacciones