Cómo configurar asignaciones de cuentas de Business Central

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Resumen

Las asignaciones de cuentas indican a Business Central dónde publicar cada tipo de transacción exportada desde Alvys. Hay dos niveles de asignación: asignaciones de cuentas predeterminadas, que se aplican a todas las transacciones de un tipo determinado si no existe una asignación más específica, y asignaciones de cuentas específicas, que se aplican a categorías de transacciones individuales como combustible, peajes o accessorial específicos. Sinónimos: asignación de cuentas, asignación del libro mayor, asignación del libro mayor, configuración de cuentas, asignación chart of accounts.

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Antes de comenzar

Debes tener el permiso “CompanyProfileManager”. Los usuarios con el rol “Admin”, “Support” o “Partner Admin” tienen este permiso. El Business Central connection ya debe estar autenticado antes de configurar las asignaciones de cuentas. Abra el cuadro de diálogo de asignaciones de cuentas desde Integrations > Contabilidad > Business Central.

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Pasos

1. Abra el cuadro de diálogo de asignaciones de cuentas. Navegue a Contabilidad > Integrations y abra la integración Business Central configuración. Continúe con el paso de asignaciones de cuentas en el cuadro de diálogo de configuración.
2. Configurar asignaciones de cuenta predeterminadas.

Las cuentas predeterminadas son obligatorias y sirven como cuentas de reserva principales para cualquier transacción que no esté asignada explícitamente a una cuenta específica. Estas asignaciones garantizan que las transacciones siempre se puedan exportar correctamente y evitan los error causados ​​por cuentas no asignadas. Se requieren cuatro cuentas predeterminadas antes de que la integración pueda ser saved. Cuando se selecciona ingresos, se deben asignar tanto una cuenta Accounts Receivable como una cuenta predeterminada ingresos. Desde la perspectiva de la factura, cada partida individual de la factura, como los cargos de transporte de línea del cliente, combustible surcharge o accessorial, se contabiliza en la cuenta ingresos asignada. Luego, el total acumulado de la factura se contabiliza en la cuenta Accounts Receivable, que representa el monto adeudado por el cliente. Cuando se selecciona gastos, se deben asignar tanto una cuenta Accounts Payable como una cuenta predeterminada gastos. Desde la perspectiva de la factura, cada elemento de la factura, como las tarifas de pago del conductor, transportista recorrido de línea, combustible o cargos de peaje, se registra en la cuenta gastos asignada. Luego, el monto total de la factura se contabiliza en la cuenta Accounts Payable, que representa el monto adeudado al proveedor o transportista. Esto refleja cómo Business Central procesa las transacciones: los montos ingresos y gastos se registran a nivel de partidas individuales, mientras que el saldo total adeudado de customers se track se registra en Accounts Receivable y el monto total adeudado a los proveedores se track se registra por separado en Accounts Payable. Si no tiene ninguna cuenta específica creada en Business Central, una vez que haya configurado las cuentas predeterminadas, puede hacer clic en la integración restante pasos y luego hacer clic en Save. Su integración se agregará exitosamente.

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Asignaciones de cuentas específicas

La asignación de cuentas específicas proporciona un control granular sobre en qué Business Central cuentas se publica cada partida de transacción. Esta característica es opcional pero se recomienda si tiene cuentas dedicadas para el individuo transacción types en su Business Central Chart of Accounts. Para cada categoría de transacción, puede asignar una cuenta predeterminada específica para esa categoría. Si ha creado una cuenta predeterminada reservada para una categoría, como una cuenta de carga predeterminada, asígnela allí. Esto garantiza que todas las transacciones dentro de esa categoría se publiquen de manera consistente. Si no tiene una cuenta predeterminada específica de una categoría, el sistema recurrirá a la cuenta predeterminada general ingresos o gastos configurada en la integración. A continuación se muestra una explicación detallada de las categorías de transacciones y partidas específicas disponibles para mapeo.

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Configurar asignaciones de carga

La categoría Carga representa ingresos partidas de transacciones que aparecen en las facturas de los clientes. Cada artículo de línea en una carga, como linehaul o combustible surcharge, se puede asignar a una cuenta Business Central específica, si existe. Si tiene cuentas dedicadasedi en su Business Central Chart of Accounts, como Cliente Linehaul o Cliente combustible Surcharge, asigne cada línea de pedido en consecuencia. Si solo tiene una cuenta general para cargar ingresos, asígnela a la Cuenta de carga predeterminada.

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Configurar asignaciones de viaje

La categoría Viaje representa gastos líneas de transacción que aparecen en las facturas. Cada elemento de línea, como las tarifas de pago del conductor o el recorrido de línea transportista, se puede asignar a una cuenta Business Central específica, si existe. Si tiene cuentas dedicadasedi en su Business Central Chart of Accounts, como transportista Linehaul o cuentas individuales de conductor Rate, asigne cada elemento de línea en consecuencia. Si solo tiene una cuenta general para el viaje expenses, asígnela a la cuenta de viaje predeterminada. Si no hay disponibles cuentas de viaje específicas de categoría ni cuentas de viaje predeterminadas, la integración volverá a la cuenta gastos predeterminada general configurada en un paso anterior. Los viajes se pueden asociar con assets internos, transportista subsidiarios únicamente o transportista externos. Para viajes que utilizan assets interno (empresa conductor o propietarios-operadores), las partidas de categoría de viaje en la factura representan las tarifas del conductor. Para viajes que utilizan transportista subsidiarios o externos, las partidas de categoría de viaje en la factura del viaje representan tarifas transportista.

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Configurar asignaciones Accesorios

Los Accessorial representan cargos o tarifas adicionales que se pueden aplicar tanto a los customers (ingresos) como a los conductor o transportista (gastos). Como tal, pueden afectar tanto a las cuentas ingresos como a las gastos en Business Central. La lista de tipos accessorial disponibles para mapeo se extrae de los accessorial personalizados configurados por el inquilino en Alvys. Para configurar accessorial personalizados, consulte el siguiente artículo del Centro de ayuda: Personalizado Accessorials. Cada tipo accessorial incluye dos columnas para mapeo. La columna ingresos se utiliza para asignar la cuenta a los ingresos generados a partir del accessorial cuando se cargan al customers. La columna gastos se utiliza para asignar la cuenta a los costos asociados con el accessorial cuando se cargan a conductor o transportista. Una vez que se muestra la lista, puede asignar cada accessorial elemento de línea a su cuenta Business Central correspondiente si existen cuentas dedicadasedi. Sin embargo, si su proceso de contabilidad solo incluye una cuenta general ingresos y una cuenta general gastos para todos los accessorial, puede asignar la cuenta hose a la opción Cuenta Accessorial predeterminada.

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Configure las asignaciones E-Check.

Un e-check (también llamado cheque electrónico) es un pago digital emitido a un conductor o transportista externo como alternativa a un cheque físico. Asigne cada tipo e-check a una cuenta Business Central, si existe. La categoría E-Check en sí incluye una cuenta ingresos predeterminada y una cuenta gastos predeterminada, que se utilizan si no se asignan cuentas específicas. Cada tipo e-check individual tiene sus propias columnas ingresos y gastos para el mapeo. La columna ingresos representa la tarifa e-check cobrada a conductor o transportista y se registra como ingreso de la empresa. La tarifa e-check la configura el inquilino según el tipo E-check del company profile y puede tener un valor mínimo, máximo o basado en porcentaje. La columna gastos representa el monto real e-check emitido al conductor o transportista. Las tarifas E-check se tratan como ingresos porque, aunque aparecen como gastos en una factura de conductor o transportista, reembolsan a la empresa y, por lo tanto, se consideran ingresos.

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Configurar asignaciones de deducciones de conductores

Alvys proporciona una lista predefinida de tipos de deducciones. Si tiene cuentas específicas en su Business Central chart of accounts para cualquiera de estos tipos de deducción, puede asignarlas en consecuencia. Si solo tiene una cuenta general para todas las deducciones de conductores, puede asignarla a la Cuenta de deducciones predeterminada.

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Configurar asignaciones de combustible.

La categoría Combustible incluye transacciones de combustible, como diésel, vinculadas a conductor o propietarios-operadores. Cada tipo de combustible se puede asignar a una cuenta Business Central específica, si existe. Si no existe una cuenta específica pero sí una cuenta de combustible predeterminada, la transacción utilizará la cuenta de combustible predeterminada. Si no existe una cuenta de combustible específica ni una predeterminada, la transacción volverá a la cuenta predeterminada gastos configurada en la asignación de cuenta predeterminada.

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Configurar asignaciones de pico.

Asigne partidas de cargos de peaje a una cuenta dedicated Business Central, si existe. Si no se asigna ninguna cuenta de peaje específica, las transacciones de peaje vuelven a la cuenta predeterminada gastos. La categoría de asignación de impuestos ya no se utiliza active. Las partidas de impuestos se manejan a través de otras categorías de transacciones. No se requiere ninguna acción en este paso a menos que lo indique Alvys Support.

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Configurar asignaciones de depósito en garantía.

Las cuentas de depósito en garantía mantienen fondos en nombre de conductor. Estas cuentas se crean en los perfiles de los conductores y los depósitos o retiros se reflejan cuando se generan los estados de cuenta del conductor o paystub. Al asignar cuentas de depósito en garantía, si existen cuentas de depósito en garantía específicas en su Business Central Chart of Accounts para uno o más tipos de cuentas de depósito en garantía, asigne las cuentas hose. Si no existe una cuenta específica pero existe una Cuenta de depósito en garantía predeterminada para la categoría de depósito en garantía, asigne la predeterminada. Si ninguno de los dos existe, la transacción volverá a la Cuenta de responsabilidad predeterminada.

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Guarde y complete la configuración.

Una vez configuradas todas las asignaciones de cuentas requeridas, haga clic en Save para completar la configuración de la integración. Una marca de verificación verde confirma que la integración es active.

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Resultado

Después de guardar, la integración Business Central es active y Alvys comienza a exportar transacciones a las cuentas del Libro Mayor configuradas. Cada tipo de transacción se dirige a la cuenta más específica disponible y vuelve a la cuenta predeterminada correspondiente si no se ha establecido una asignación específica.

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Solución de problemas

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La marca de verificación verde no aparece después de guardar

Paso 1: Verifique que las cuatro cuentas predeterminadas requeridas (C/R, C/P, Predeterminada ingresos, Predeterminada gastos) se hayan asignado antes de hacer clic en Save. Paso 2: Confirme que cada cuenta asignada exista en Business Central y sea active. Paso 3: Verifique que las cuentas estén asignadas al tipo correcto: Cuentas por cobrar y Predeterminado ingresos para transacciones ingresos; C/P y Predeterminado gastos para transacciones gastos. Asignar una cuenta al tipo incorrecto evita que se active la integración. Si la marca de verificación verde aún no aparece después de verificar lo anterior, comuníquese con Alvys Support.

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Las exportaciones errores aparecen después de guardar las asignaciones de cuentas

Una exportación de transacción error después de completar la configuración generalmente significa que una cuenta requerida se eliminó o desactivó en Business Central desde que la asignación fue saved. Abra el Error transacción page en Contabilidad > Error transacción para ver el error específico e identificar qué cuenta debe actualizarse.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Qué pasa si no veo la marca de verificación verde después de enviar la configuración de integración? **R: **Actualice la página Alvys Integrations. Si la marca de verificación verde aún no aparece next a Business Central, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración, reconnect usando el botón inicio de sesión, confirme todos los configuración y asignaciones, y haga clic en Save. Si el problema persiste, comuníquese con Alvys Support. P: ¿Qué sucede si actualizo mi Chart of Accounts en Business Central más tarde? R: Las asignaciones de cuentas en Alvys se pueden actualizar en cualquier momento. Abra el cuadro de diálogo de integración Business Central, navegue hasta el paso de asignación de cuentas, seleccione la cuenta del L/M actualizada en el menú desplegable y save la integración para aplicar los cambios. P: ¿Qué son las asignaciones de cuentas predeterminadas y por qué son necesarias? R: Las asignaciones de cuentas predeterminadas actúan como cuentas de mayor de reserva para transacciones que no están asignadas explícitamente a una partida específica. Se aseguran de que todos los ingresos (Sales factura) y expenses (Purchase factura) se exporten a la publicación Business Central con éxito, evitando la sincronización de los error debido a datos financieros no asignados. P: ¿Cuándo debo utilizar asignaciones de cuentas específicas? R: Se recomiendan asignaciones de cuentas específicas cuando existen cuentas de mayor separadas Business Central para transacción types individuales, como combustible surcharge, pago de conductor o detención. Estos proporcionan un control granular sobre su libro mayor, garantizando informes financieros consistentes y precisos para diferentes ingresos y flujos de costos. P: ¿Qué sucede si una cuenta predeterminada requerida se asigna incorrectamente? R: Asignar una cuenta predeterminada al tipo incorrecto, como usar una cuenta de mayor gastos para una línea ingresos, provocará la exportación de error en Business Central. P: ¿Puedo omitir la configuración de cuentas específicas y confiar solo en cuentas predeterminadas? R: Sí. Si no existen cuentas de mayor específicas para cada artículo de línea, las transacciones volverán a las cuentas predeterminadas configuradas durante la configuración. Esto permite que la integración funcione correctamente sin necesidad de un Chart of Accounts altamente granular. P: ¿Cómo se deben asignar las transacciones de depósito en garantía en Business Central? R: Las cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de responsabilidad en Business Central. Debido a que los fondos en garantía son tenencias temporales para conductor o transportista y no para gastos de la empresa, asignarlos a una cuenta gastos expresará erróneamente sus estados financieros y causará problemas de conciliación. P: ¿Puedo asignar las líneas ingresos y gastos para accessorials? R: Sí. Cada tipo accessorial en el paso de mapeo incluye una columna ingresos para los cargos del cliente y una columna gastos para transportista o costos del conductor. Si no existen cuentas de mayor separadas para un accessorial específico, se pueden asignar a la cuenta Accessorial predeterminada. P: ¿Qué debo hacer si solo tengo cuentas generales para deducciones, combustible o peajes? R: Si no existen cuentas de mayor dedicadas para categorías específicas como deducciones, combustible o peajes, asigne estas líneas de transacción a la cuenta predeterminada correspondiente configurada durante el proceso de configuración. Esto garantiza que las transacciones aún se exporten a Business Central en una categoría más amplia.

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Profundizar

• Business Central: Flujo de trabajo de exportación y modificación de transacciones
• Business Central: Identificar y resolver transacciones fallidas
• Business Central Colección de integración