Flujo de exportación de transacciones de Business Central

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Resumen

La integración Business Central permite a Alvys exportar automáticamente transacciones contables (incluidas facturas de clientes (sales invoices), purchase invoices de transportistas y purchase invoices de conductores) a su entorno Business Central. Alvys es el sistema de registro para todas las transacciones exportadas. Los cambios siempre deben realizarse en Alvys y luego sincronizarse con Business Central mediante regeneración; las ediciones realizadas directamente en Business Central pueden causar inconsistencias de datos. Este artículo cubre:

• Cómo Alvys determina qué empresa o entidad Business Central recibe cada transacción (enrutamiento por subsidiaria)
• Cómo se emparejan o crean registros de clientes y proveedores en Business Central
• Cómo exportar facturas y bills desde Alvys
• Cómo modificar transacciones exportadas previamente según su estado en Business Central
• Limitaciones específicas del módulo Carrier Settlements y Summary Invoicing

Sinónimos usados en todo el documento: BC, Business Central, exportación contable, sincronización de transacciones, exportación de facturas, exportación de bills, purchase invoice, sales invoice.

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¿Dónde encontrarlo?

• Página Load Details: La exportación de factura de carga individual se activa desde el registro de carga.
• Página Batch Invoicing: Accounting > Invoice (https://app.alvys.com/#/accounting/invoicing)
• Página Summary Invoicing: Accounting > Summary Invoicing (https://app.alvys.com/#/accounting/summary-invoicing)
• Página Carrier Settlements: Accounting > Carrier Settlements
• Página Pay Drivers (heredada): Accesible desde la sección Accounting para inquilinos que usan el flujo de pago a conductores heredado.
• Página Driver Settlements: Accesible desde la sección Accounting para inquilinos que usan el módulo Driver Settlements.
• Página Error Transactions: Accounting > Error Transactions (https://app.alvys.com/#/accounting/error-help): revise aquí las exportaciones fallidas.

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Conceptos clave

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Enrutamiento por subsidiaria

Al configurar la integración Business Central, cada subsidiaria de Alvys se vincula a una conexión de empresa específica. Esta lógica de enrutamiento determina qué entidad Business Central conectada recibe las facturas y bills exportados. El enrutamiento funciona de forma diferente según su configuración organizacional:

• Configuración de empresa individual (sin mapeo de subsidiaria): Alvys dirige las transacciones a la base de datos Business Central específica y separada conectada a esa subsidiaria.
• Configuración Multi-Entity Management (MEM) (subsidiaria mapeada a valor de dimensión de entidad): Alvys envía transacciones a una base de datos Business Central compartida y etiqueta cada transacción con el Entity Code (Dimension) correcto según el mapeo de subsidiaria. Esto permite gestionar con precisión varias entidades legales dentro de una sola empresa Business Central.

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Campo Invoice As

El campo Invoice As en una carga representa la subsidiaria de facturación responsable de emitir la factura del cliente. Determina el nombre de entidad legal mostrado en la factura. Todas las transacciones de Accounts Receivable (AR) exportadas a Business Central se vinculan a la subsidiaria mapeada al campo Invoice As. Por ejemplo, si el campo Invoice As de una carga está configurado en Alvys Inc:

• Integración estándar: La sales invoice se exporta a la conexión de empresa Business Central específica vinculada a esa subsidiaria.
• Integración MEM: La factura se exporta a la base de datos Business Central compartida y el Entity Code (Dimension) en la factura se establece automáticamente al valor Business Central vinculado a la subsidiaria Invoice As (Alvys Inc en este ejemplo).

Por ejemplo, si el campo Invoice As de una carga está configurado en Alvys Inc, al generar la factura:

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Campo Tender As

El campo Tender As identifica la subsidiaria responsable de despachar la carga y pagar al transportista. También determina el tipo de viaje: si la subsidiaria seleccionada está configurada como broker, el tipo de viaje es Brokerage; si está configurada como carrier, el tipo de viaje es Carrier. Por ejemplo, si el campo Tender As de una carga está configurado en Alvys Brokerage:

• Integración estándar: La purchase invoice del transportista se exporta a la conexión de empresa Business Central específica vinculada a esa subsidiaria.
• Integración MEM: El bill se exporta a la base de datos Business Central compartida y el Entity Code (Dimension) en el bill se establece automáticamente al valor Business Central vinculado a la subsidiaria Tender As (Alvys Brokerage en este ejemplo).

El campo Tender As identifica la subsidiaria responsable de despachar la carga y pagar al transportista. También determina el tipo de viaje. Si la subsidiaria seleccionada está configurada como broker, el tipo de viaje es Brokerage. Si está configurada como carrier, el tipo de viaje es Carrier. Por ejemplo, si el campo Tender As de una carga está configurado en Alvys Brokerage, al exportar el bill del transportista externo/Purchase Invoice:

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Transportistas con autoridad dual

Para transportistas que operan con autoridad dual, el modo operativo se determina automáticamente según la subsidiaria Tender As. Los usuarios pueden cambiar manualmente el modo operativo a Carrier o Broker. El modo operativo elegido afecta cómo se categorizan y exportan los bills a Business Central.

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Campo Subsidiary del conductor

Cada perfil de conductor incluye un campo Subsidiary que representa la unidad de negocio a la que está asignado el conductor. Al generar liquidaciones de conductores, el Vendor Bill resultante se exporta según la subsidiaria asignada al conductor:

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Estados de transacción en Business Central

El estado de una transacción en Business Central determina qué modificaciones son posibles:

• Draft: La transacción no está contabilizada y puede editarse directamente en Business Central. Los cambios realizados en Alvys actualizarán el registro Business Central existente en la próxima sincronización o regeneración de factura.
• Open: La transacción ha sido contabilizada. Ya no puede editarse directamente. Alvys generará y exportará automáticamente un Sales Credit Memo para revertir la transacción original, seguido de una nueva Sales Invoice con los detalles actualizados, cuando se regenere la factura en Alvys.
• Closed: Un pago se ha aplicado por completo y sincronizado desde Business Central. No se permiten más modificaciones en esta etapa. Contacte con Alvys Support; este estado es la razón verificada por código por la que la modificación de autoservicio está bloqueada, ya que el registro de transacción se bloquea una vez que el pago está totalmente conciliado.

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¿Cómo usarlo?

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Vinculación de clientes y campos contables

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External Accounting Name (clientes)

El External Accounting Name del cliente se usa para identificar un cliente o broker en Business Central. Al exportar una factura, Alvys busca primero una coincidencia exacta en Business Central usando este campo.

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External Accounting Name del cliente

El External Accounting Name del cliente se usa para identificar un cliente o broker en Business Central. Al exportar una factura, Alvys busca primero una coincidencia exacta en Business Central usando este campo.

• Si existe un cliente coincidente en Business Central, la factura se vincula a ese cliente.
• Si no se encuentra coincidencia y el External Accounting Name está configurado en el perfil del cliente, Alvys crea automáticamente un nuevo cliente en Business Central usando el External Accounting Name.
• Para inquilinos donde el External Accounting Name no está configurado, Alvys intenta emparejar usando el Customer Name. Si no se encuentra coincidencia, se crea un nuevo cliente en Business Central usando el Customer Name.

El External Accounting Name siempre tiene prioridad. Si difiere de un nombre de cliente Business Central existente, incluso si el Customer Name en Alvys coincide, se creará un nuevo cliente usando el External Accounting Name.

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Invoicing Name

El Invoicing Name (anteriormente llamado Billing Name) determina cómo aparece el cliente o broker en las facturas generadas en Alvys. No afecta el registro de cliente creado en Business Central. Al crear clientes en Business Central, Alvys usa los siguientes campos del perfil del cliente o broker:

• Name: Se usa el External Accounting Name; si el nombre externo no está configurado, se usa por defecto el nombre del cliente o broker.
• Invoicing Address
• Customer Email (no el Invoicing Email)
• Customer Phone (no el Company Number)
• Payment Terms

Alvys es la fuente de verdad para estos campos. Si un usuario actualiza esta información directamente en Business Central después de que Alvys haya creado el registro del cliente, esos cambios se sobrescribirán la próxima vez que se sincronice una factura desde Alvys. Todas las actualizaciones de estos campos deben realizarse dentro de Alvys para garantizar la consistencia de datos.

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Payment Terms

El campo Payment Terms especifica el período acordado dentro del cual un cliente debe pagar una factura, calculado desde la fecha de factura. En Alvys, puede configurarse en cualquier valor entre 0 y 365 días en el perfil del cliente. Los Payment Terms determinan la fecha de vencimiento de la carga, así como la fecha de vencimiento de la factura y los términos de pago exportados a Business Central en la sales invoice. Cuando Alvys crea un nuevo cliente en Business Central, intenta emparejar los términos de pago del cliente con los Payment Terms Codes existentes en Business Central. Si no se encuentra coincidencia exacta, Alvys establece por defecto los términos del cliente en 30 Days. Además, cuando Alvys crea un nuevo cliente en Business Central, intenta emparejar los términos de pago del cliente con los Payment Terms Codes existentes en Business Central. Si no se encuentra coincidencia exacta, Alvys establece por defecto los términos del cliente en 30 Days.

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Vinculación de proveedores y campos contables

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External Accounting Name (transportistas)

El External Accounting Name del transportista se usa para identificar un proveedor en Business Central. Al exportar una purchase invoice, Alvys busca primero una coincidencia exacta en Business Central usando este campo.

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External Accounting Name del transportista

El External Accounting Name del transportista se usa para identificar un vendor en Business Central. Al exportar una purchase Invoice, Alvys busca primero una coincidencia exacta en Business Central usando este campo.

• Si existe un vendor coincidente en Business Central, el bill se vincula a ese vendor.
• Si no se encuentra coincidencia y el External Accounting Name está configurado en el perfil del transportista, Alvys crea automáticamente un nuevo vendor en Business Central usando el External Accounting Name.
• Para transportistas donde el External Accounting Name no está configurado, Alvys intenta emparejar usando el Carrier Name. Si no se encuentra coincidencia, se crea un nuevo vendor en Business Central usando ese nombre.

El External Accounting Name tiene prioridad. Si difiere de un nombre de vendor Business Central existente, incluso si el Carrier o Driver Name en Alvys coincide, Alvys creará un nuevo vendor usando el External Accounting Name.

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Nombre del conductor y datos fiscales 1099

Los conductores, incluidos company drivers y owner-operators, pueden operar como conductores 1099. Estos conductores tienen campos adicionales de detalle fiscal en sus perfiles:

• Tax Company Name
• Tax Company Address

Al generar liquidaciones de conductores, si estos campos están configurados y la integración Business Central está configurada para crear vendors usando detalles 1099, Alvys creará el vendor usando la información fiscal (nombre y dirección de la empresa). Si esta configuración no está habilitada, el vendor se creará usando el nombre del conductor. Para transportistas externos, la fecha de vencimiento de la purchase invoice se determina usando los Carrier Payment Terms del perfil de empresa de la subsidiaria especificada en el campo Tender As del viaje.

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Exportación de transacciones de factura

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Exportación de factura de carga individual

Generar una factura de cliente desde la página Load Details activa su exportación a Business Central. Antes de generar la factura, verifique lo siguiente:

1. Verifique que el cliente facturado es correcto. Asegúrese de que el External Accounting Name esté configurado correctamente en el perfil del cliente. Si no hay External Accounting Name configurado, el nombre estándar del cliente o broker debe coincidir exactamente con el registro de cliente correspondiente en Business Central.

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Exportación de factura de carga individual

Generar una factura de cliente desde la página Load Details activa su exportación a Business Central. Para garantizar una exportación exitosa, todas las configuraciones y datos relevantes deben verificarse antes de generar la factura. Verifique que el cliente facturado es correcto. Asegúrese de que el External Accounting Name esté configurado correctamente en el perfil del cliente. Si no hay External Accounting Name configurado, el nombre estándar del cliente o broker debe coincidir exactamente con el registro de cliente correspondiente en Business Central. Verifique la configuración de factura del cliente para la subsidiaria usada como entidad Invoice As en la carga. La subsidiaria Invoice As debe corresponder a la subsidiaria configurada en la integración Business Central. Esta alineación determina qué empresa Business Central específica o dimensión de entidad recibe los datos de transacción.

1. Una vez que se cumplan estas condiciones y la carga esté en estado Released, genere la factura. Generar la factura inicia automáticamente la exportación a Business Central.

1. Una vez que la factura se exporte correctamente desde Alvys, localícela en Business Central navegando al menú desplegable Sales y seleccionando Sales Invoices. Las facturas se exportan como Unposted Sales Invoices, permitiendo al equipo contable realizar una revisión final de importes y códigos fiscales antes de contabilizar en el General Ledger.

Si la factura no se exportó debido a un error, el problema puede revisarse en la página Error Transactions (https://app.alvys.com/#/accounting/error-help). Consulte el artículo Business Central: Identifying and Resolving Failed Transactions para orientación (Cómo resolver errores de exportación de transacciones de Business Central).

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Exportación de facturas por lote

La página Batch Invoicing está en Accounting > Invoice en el menú de navegación izquierdo (https://app.alvys.com/#/accounting/invoicing). Esta página permite a los usuarios crear facturas para varias cargas de uno o más clientes simultáneamente. Cada carga seleccionada se procesa como una factura individual y la exportación a Business Central se activa automáticamente cuando se generan las facturas.

1. En la pestaña Released, seleccione las cargas para las que desea generar facturas. Verifique que el cliente facturado es correcto. Si hay un External Accounting Name configurado, debe coincidir exactamente con el registro de cliente correspondiente en Business Central. Si no hay External Accounting Name configurado, el nombre estándar del cliente o broker debe coincidir con el registro del cliente. Verifique que la subsidiaria Invoice As en cada carga esté configurada correctamente, ya que esto determina qué empresa Business Central específica o dimensión de entidad recibe los datos de transacción. *Loads in the Released tab of the accounting module. *
2. Genere las facturas usando una de las siguientes opciones:
   • Generate Invoice: Crea las facturas y las exporta a Business Central.
   • Create and Send: Genera las facturas, las exporta a Business Central y las envía al cliente según el método de facturación configurado para ese cliente.

Una vez exportadas, las facturas se registran en Business Central bajo el cliente correspondiente y pueden localizarse navegando al menú desplegable Sales y seleccionando Sales Invoices. Si una factura no se exportó debido a un error, revise el problema en la página Error Transactions (https://app.alvys.com/#/accounting/error-help). Consulte el artículo Business Central: Identifying and Resolving Failed Transactions para orientación (Cómo resolver errores de exportación de transacciones de Business Central).

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Exportación de factura resumen

La facturación resumen consolida varias cargas de un cliente en una sola factura. La página Summary Invoicing está en Accounting > Summary Invoicing. Para información sobre configurar clientes para facturación resumen, consulte el artículo Summary Invoicing (Cómo usar la facturación resumen). La exportación de factura se activa cuando se genera la factura resumen consolidada, creando una sola factura que refleja el importe total de todas las cargas incluidas. Solo aparecerán clientes configurados con el tipo de factura resumen al seleccionar una subsidiaria. La selección de subsidiaria determina la subsidiaria Business Central a la que se vinculará la factura.

1. En la página Summary Invoicing (https://app.alvys.com/#/accounting/summary-invoicing), abra la pestaña Loads Not Invoiced. Seleccione las cargas a incluir y agréguelas a un borrador de factura resumen.

1. Genere la factura. Esto crea la factura resumen y la exporta a Business Central.

Una vez exportada, la factura se registra en Business Central bajo el cliente correspondiente y puede localizarse navegando al menú desplegable Sales y seleccionando Sales Invoices.

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Exportación de transacciones de bill

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Exportación de bill de transportista externo por viaje individual

Los bills de transportistas externos pueden exportarse directamente desde cargas individuales según la configuración contable externa. La exportación se activa cuando se genera la factura del cliente. Antes de generar la factura, verifique lo siguiente:

• El transportista externo correcto está asignado al viaje.
• Se verifica la subsidiaria seleccionada en el campo Tender As; esta subsidiaria determina a qué empresa Business Central o dimensión de entidad se vinculará el bill del transportista. La subsidiaria seleccionada debe estar configurada para recibir bills de transportistas a través de la integración Business Central.

Para inquilinos que operan en modo de autoridad dual, se requiere una validación adicional: el modo operativo debe estar configurado en Brokerage. Si el modo operativo está configurado en Carrier, no ocurrirá la exportación del bill del transportista externo. Cuando se asigna un transportista externo y el viaje se libera para facturación, el sistema evalúa la configuración Generate Carrier Invoice Separately:

• Si esta configuración no está habilitada: El bill del transportista se exporta automáticamente cuando se genera la factura del cliente.
• Si esta configuración está habilitada: El sistema comprueba si se ha cargado un documento de tipo Carrier Invoice al viaje. Si el documento está presente, el bill del transportista se exporta a Business Central cuando se genera la factura del cliente.

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Número de factura del transportista

En Alvys, el número de factura del transportista se introduce al cargar un documento de tipo Carrier Invoice a un viaje. Cuando la purchase invoice del transportista se exporta a Business Central, este número se completa automáticamente en el campo Vendor Invoice No. Esto permite a los equipos contables localizar rápidamente purchase invoices en Business Central buscando en la lista Purchase Invoices usando el número de factura específico del transportista.

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Exportación de bills de Carrier Settlements

El módulo Carrier Settlements proporciona a los brokers herramientas para generar liquidaciones de transportistas y bills de liquidación transparentes y precisos. Esta página está en Accounting > Carrier Settlements. Para más detalles, consulte el artículo Carrier Settlements (Liquidaciones de transportistas). Cuando se usan liquidaciones de transportistas, el bill del transportista se exporta cuando se genera una liquidación de transportista. Para permitir esta exportación, la configuración Carrier Statements External Accounting debe estar habilitada para la subsidiaria. Si esta configuración no está habilitada, no se exportará ningún bill de transportista cuando se genere la liquidación. Si esta configuración está habilitada y un usuario genera una factura de cliente para una carga individual con un transportista externo, el bill del transportista no se exportará desde la carga. En este escenario, el sistema espera que el bill se exporte desde el módulo Carrier Settlements cuando se genere la liquidación. Si un bill de transportista requiere modificación después de la exportación, consulte la sección Modificar transacciones exportadas previamente a continuación. Módulo Carrier Settlements: limitación de sincronización de pagos La versión actual de la función Carrier Settlements no admite sincronización de pagos. Aunque los bills de transportistas se exportan desde el módulo Carrier Settlements a Business Central, los pagos aplicados en Business Central no se sincronizan automáticamente de vuelta a Alvys. Los pagos deben registrarse manualmente en Alvys para transportistas externos. Si ocurre un error al exportar una purchase invoice de transportista desde el módulo Carrier Settlements, los detalles del error se muestran directamente dentro del módulo. Las liquidaciones de transportistas no pueden reenviarse desde la página Error Transactions. Todas las correcciones deben realizarse dentro del módulo Carrier Settlements y la liquidación debe regenerarse allí. Para inquilinos que usan el módulo Carrier Settlements pero prefieren que los bills de transportistas se exporten cuando se carga la factura del transportista en el viaje, se recomienda no habilitar la configuración Carrier Statements External Accounting. En esta configuración, habilite Generate Carrier Invoice Separately, cargue la factura del transportista al viaje y luego genere la factura del cliente para activar la exportación del bill del transportista.

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Exportación de bills de conductor

Las liquidaciones de conductores (purchase invoices) pueden exportarse desde la página Pay Drivers heredada o el módulo Driver Settlements. El comportamiento de exportación se rige por su configuración específica de facturación de conductores. Exportación de bill único (recomendado) La configuración recomendada es Single Bill for Driver Statement Export. Cuando está habilitada, todos los viajes, deducciones y créditos incluidos en una liquidación de conductor se consolidan en un solo bill para exportar a Business Central. Este enfoque es ideal para inquilinos que operan en ciclos de pago semanales o quincenales. La subsidiaria usada para exportar bills de conductores se determina por la subsidiaria asignada en el perfil del conductor en Alvys. Página Pay Drivers (heredada) Para inquilinos que usan la página Pay Drivers heredada, generar una liquidación de conductor activa automáticamente la exportación de la purchase invoice a Business Central. Si ocurre un error al exportar una purchase invoice de transportista desde el módulo Carrier Settlements, los detalles del error se muestran directamente dentro del módulo. Las liquidaciones de transportistas no pueden reenviarse desde la página Error Transactions. Todas las correcciones deben realizarse dentro del módulo Carrier Settlements y la liquidación debe regenerarse allí. For tenants that use the Carrier Settlements module but prefer carrier bills to export when the carrier invoice is uploaded on the trip, it is recommended not to enable the Carrier Statements external accounting setting. In this configuration, enabling the generate carrier invoice separately setting and uploading the carrier invoice to the trip then generating the customer invoice will trigger the carrier bill export. Si se necesita una corrección, las liquidaciones de conductores generadas desde esta página pueden revertirse. Para revertir, vaya al perfil del conductor, haga clic en los tres puntos junto a la liquidación en la esquina derecha y seleccione la opción Delete. Revertir una liquidación de conductor en Alvys elimina automáticamente la purchase invoice correspondiente de Business Central, siempre que el bill permanezca sin contabilizar y no se hayan aplicado pagos. Módulo Driver Settlements El módulo Driver Settlements reemplaza la página Pay Drivers heredada e introduce funciones avanzadas como borradores de liquidaciones, períodos de pago predefinidos y acciones masivas. Para más detalles, consulte el artículo Driver Settlements (Preguntas frecuentes sobre liquidaciones de conductores). Para liquidaciones generadas mediante el módulo Driver Settlements, revertir la liquidación desde la pestaña Statements elimina automáticamente el bill de conductor asociado de Business Central. Esta sincronización tiene éxito siempre que el bill permanezca sin contabilizar y no se hayan aplicado pagos.

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Configuración y permisos

• Quién puede exportar transacciones: Usuarios con el rol “Admin” o “Partner Admin”. El área Accounting Integrations está restringida a estos roles.
• Configuración Carrier Statements External Accounting: Debe habilitarse por subsidiaria para permitir la exportación de bills de transportistas desde el módulo Carrier Settlements. Cuando está habilitada, los bills de transportistas no se exportarán desde la generación de factura de carga individual para transportistas externos; el sistema espera que el bill provenga del módulo Carrier Settlements.
• Configuración Generate Carrier Invoice Separately: Cuando está habilitada, la exportación del bill del transportista desde una carga individual se retiene hasta que se cargue un documento Carrier Invoice al viaje.
• Single Bill for Driver Statement Export: Configurado por inquilino. Cuando está habilitado, todos los viajes y ajustes en una liquidación de conductor se consolidan en una sola purchase invoice para Business Central.
• 1099 Tax Details para creación de vendor: Cuando esta configuración está habilitada en la configuración de integración Business Central, Alvys usa el Tax Company Name y Tax Company Address del conductor para crear el registro de vendor en lugar del nombre del conductor.
• Alvys es la fuente de verdad: Los valores de campos de cliente y vendor gestionados en Alvys (nombre, dirección, teléfono, términos de pago) sobrescribirán cualquier cambio realizado directamente en Business Central en la próxima sincronización.

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Límites y comportamiento

provoca inconsistencias e impide que las actualizaciones se sincronicen correctamente. No elimine transacciones en Business Central si planea editarlas y reenviarlas.

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Facturas de cliente exportadas desde las páginas de carga y de facturación

El comportamiento de las modificaciones a facturas exportadas previamente depende del estado del registro en Business Central: Facturas no contabilizadas (estado Draft en BC) Si la factura permanece sin contabilizar en Business Central (estado Draft), los cambios realizados en Alvys actualizarán el registro existente en la próxima sincronización o regeneración de factura. Facturas contabilizadas (estado Open en BC) Si la factura ya ha sido contabilizada (estado Open), ya no puede editarse directamente. Alvys generará y exportará automáticamente un Sales Credit Memo para revertir la transacción original, seguido de una nueva Sales Invoice con los detalles actualizados, una vez que se regenere la factura en Alvys. Facturas cerradas (estado Closed en BC) Una vez que un pago se ha aplicado por completo y sincronizado desde Business Central, la factura alcanza el estado Closed en Alvys. En esta etapa, no se permiten más modificaciones. La razón es que el registro de transacción se bloquea una vez que el pago está totalmente conciliado en Business Central. Contacte con Alvys Support si una factura Closed requiere cambios.

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Sincronización automática de campos (sin regenerar)

Ciertos campos de factura de carga actualizan automáticamente la sales invoice de Business Central sin requerir regeneración de factura. Las actualizaciones de los siguientes campos se aplican automáticamente al guardar en Alvys; actualice la página de factura en Business Central para ver los cambios:

• Importe de linehaul del cliente
• Recargo de combustible del cliente *Money box in the load details page of a load showing customer Linehaul and fuel surcharge. *
• Cargos accesorios (agregados, editados o eliminados) *Accessorial example in the money box. *
• Invoice Date (Document Date en BC)
• Invoice Due Date

Otros cambios requieren regeneración de factura para sincronizarse correctamente.

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Cambiar el cliente en una factura exportada previamente

El cliente asociado a una carga solo puede cambiarse mientras la carga está en un estado anterior a Invoiced (por ejemplo, Queued). El estado Queued indica que la factura se ha generado en Alvys pero aún no se ha enviado al cliente. Una vez enviada la factura, el estado de la carga se actualiza a Invoiced según el modo de facturación y el cliente no puede cambiarse directamente. Si la carga está en estado Invoiced, contacte con Alvys Support para revertir el estado de la carga a Queued, lo que permite actualizar el cliente y regenerar la factura para sincronización con Business Central. Ejemplo de factura Business Central exportada desde Alvys El nombre del cliente mostrado en la factura exportada refleja el External Accounting Name.

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Ejemplo de factura Business Central exportada desde Alvys

El nombre del cliente mostrado en la factura exportada refleja el External Accounting Name. Para actualizar el cliente en una factura:

1. En la sección Load Details de la carga, haga clic en el botón Change Customer.
2. Seleccione el cliente correcto para asignar a la carga y guarde el cambio.

1. Regenere la factura en Alvys.
2. Actualice o vuelva a abrir la factura en Business Central para verificar que la información del cliente se haya actualizado correctamente.

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Actualizar los campos de cliente de la factura

Campos como dirección de facturación, dirección de envío, correo electrónico del cliente y teléfono del cliente se gestionan en el perfil del cliente. Para que estos cambios surtan efecto, el estado de la carga debe ser anterior a Invoiced. Si la carga ya ha sido facturada, contacte con Alvys Support para revertir el estado a Queued antes de realizar actualizaciones. Para actualizar campos del cliente:

1. Vaya al perfil del cliente en Alvys.
2. Aplique los cambios necesarios.
3. Guarde las actualizaciones.
4. Regenere la factura.
5. Actualice o vuelva a abrir la factura en Business Central para ver los cambios.

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   Actualizar la subsidiaria Invoice As después de exportar la factura

Si la subsidiaria Invoice As en una carga debe cambiarse después de que ya se exportó una factura, el proceso requiere el permiso “Edit Invoice Customer As”. Como cambiar la subsidiaria enruta la factura a una empresa o entidad Business Central diferente, la factura antigua no puede actualizarse o reemplazarse automáticamente mediante regeneración. El usuario debe eliminar manualmente la factura antigua de Business Central antes de regenerar la factura con la subsidiaria Invoice As corregida en Alvys.

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Modificaciones a facturas resumen

Las modificaciones a facturas resumen que ya se exportaron dependen del escenario específico. Agregar o quitar cargas de una factura resumen El único mecanismo compatible para agregar o quitar cargas de una factura resumen es revertir la factura resumen. Una factura resumen solo puede revertirse cuando su estado es Processed. Si la factura ya ha sido Sent o Paid, se requiere intervención de Alvys Support para más modificaciones. Revertir una factura resumen no actualiza la factura original en Business Central. Después de revertir, el usuario debe generar una nueva factura resumen en Alvys. Esta nueva factura recibirá un nuevo número de factura resumen, que se exportará a Business Central. La factura resumen antigua permanece en Business Central a menos que se elimine manualmente. Procedimiento:

1. Vaya a la pestaña All-Invoices en Alvys.
2. Localice la factura y haga clic en el icono Delete de la factura resumen específica.
3. Vaya a la pestaña Loads Not Invoiced.
4. Seleccione las cargas a incluir en la nueva factura resumen.
5. Regenere la factura resumen.
6. Verifique que el importe actualizado de la factura resumen se refleje correctamente en Business Central.
7. Elimine manualmente la factura resumen antigua de Business Central para evitar registros duplicados.

Modificar o agregar cargos a cargas dentro de una factura resumen Las cargas incluidas en una factura resumen pueden editarse para agregar cargos o realizar ajustes. Solo las facturas resumen en los siguientes estados pueden regenerarse: Pending, Sent o Partially Paid. Si una factura resumen está totalmente pagada, no se permite la regeneración. Ejemplo de factura resumen en Business Central Para modificar o agregar cargos a cargas:

1. Confirme que el estado de la factura resumen no es Paid en Alvys. Si la factura está marcada como Paid, todas las cargas incluidas en la factura resumen se establecen en Completed y cualquier modificación posterior no se sincronizará con Business Central para cargas completadas.
2. Vaya a la página Load Details de la carga específica incluida en la factura resumen que requiere modificación. Load number listed in the summary invoice
3. Aplique las actualizaciones necesarias (por ejemplo: agregar cargos, ajustar importes, actualizar notas).

1. Regrese a la Summary Invoice en Alvys y regenere la factura resumen. Regenerate button within Summary Invoice
2. Verifique en Business Central que el importe actualizado de la factura y los detalles de carga asociados se reflejen correctamente.

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Preguntas frecuentes

Q: ¿Cómo determina Alvys qué empresa o entidad Business Central recibe una transacción exportada? A: El enrutamiento se basa en la conexión de subsidiaria. En una configuración estándar, Alvys envía datos a la base de datos Business Central específica vinculada a esa subsidiaria. En una configuración Multi-Entity Management (MEM), las transacciones se envían a una base de datos compartida pero se etiquetan con el Entity Code (Dimension) correcto según el mapeo de subsidiaria. Q: ¿Cuál es la diferencia entre los campos Invoice As y Tender As en relación con Business Central? A: El campo Invoice As determina la subsidiaria responsable de la factura del cliente (Accounts Receivable). El campo Tender As identifica la subsidiaria que paga al transportista (Accounts Payable) y determina el tipo de viaje (Brokerage vs. Carrier). Q: ¿Es External Accounting Name lo mismo que Invoicing Name? A: No. El External Accounting Name se usa únicamente para emparejar el registro en Business Central. El Invoicing Name controla cómo aparece el nombre en las facturas generadas en Alvys. Cambiar el Invoicing Name no afecta el vínculo con Business Central siempre que el External Accounting Name permanezca sin cambios. Q: ¿Qué campo tiene prioridad al vincular un cliente o transportista de Alvys a un registro en Business Central? A: El External Accounting Name siempre tiene prioridad. Alvys busca primero una coincidencia exacta en Business Central usando este campo. Si no está configurado, Alvys usa por defecto el emparejamiento por Customer Name o Carrier Name estándar. Si no se encuentra coincidencia, se crea un nuevo registro en Business Central usando el External Accounting Name (o el Name si el External Accounting Name está en blanco). Q: ¿Qué ocurre si actualizo información del cliente (dirección, teléfono o términos) directamente en Business Central? A: Alvys es la fuente de verdad para estos campos. Cualquier cambio realizado directamente en Business Central se sobrescribirá la próxima vez que se sincronice una factura desde Alvys. Todas las actualizaciones deben realizarse en el perfil de Alvys para garantizar la consistencia de datos. Q: How are Payment Terms handled if an exact match isn’t found in Business Central? A: Alvys attempts to match the customer’s payment terms to existing Payment Terms Codes in BC. If no exact match is found, the system defaults the customer’s terms to 30 Days. Q: ¿Dónde aparecen las facturas de clientes exportadas en Business Central? A: Las facturas se exportan como Unposted Sales Invoices. Esto permite al equipo contable realizar una revisión final de importes y códigos fiscales antes de contabilizarlas en el General Ledger. Navegue al menú desplegable Sales en Business Central y seleccione Sales Invoices para localizarlas. Q: ¿Cuándo se exporta exactamente un bill de transportista externo a Business Central? A: El momento depende de su configuración. Si Generate Carrier Invoice Separately está deshabilitado, el bill se exporta automáticamente cuando se genera la factura del cliente. Si está habilitado, el sistema espera hasta que se cargue un documento de tipo Carrier Invoice al viaje antes de exportar el bill. Q: ¿Aparece el número de factura del transportista en Business Central? A: Sí. Cuando se carga un documento de tipo Carrier Invoice a un viaje en Alvys y se introduce el número de factura, ese valor se completa automáticamente en el campo Vendor Invoice No. dentro de Business Central. Q: ¿Puedo sincronizar pagos de transportistas desde Business Central de vuelta al módulo Carrier Settlements de Alvys? A: No. La versión actual del módulo Carrier Settlements no admite sincronización de pagos. Aunque los bills se exportan a BC, los pagos aplicados en BC deben registrarse manualmente en Alvys para esos transportistas externos. Q: ¿Qué ocurre en Business Central si elimino o revierto una liquidación de conductor en Alvys? A: Revertir o eliminar una liquidación de conductor en Alvys elimina automáticamente la purchase invoice correspondiente en Business Central, siempre que el bill siga sin contabilizar y no se hayan aplicado pagos. Q: ¿Cómo modifico una factura que ya se contabilizó en Business Central? A: Como las facturas contabilizadas no pueden editarse directamente, Alvys generará y exportará automáticamente un Sales Credit Memo para revertir la transacción original, seguido de una nueva Sales Invoice con los detalles actualizados, una vez que regenere la factura en Alvys. Q: ¿Qué campos de carga pueden actualizarse en Business Central sin necesidad de regenerar la factura en Alvys? A: Las actualizaciones del importe de Customer Linehaul, Fuel Surcharge, cargos accesorios (agregados, editados o eliminados), Invoice Date e Invoice Due Date se sincronizan automáticamente con la sales invoice de Business Central al guardar el cambio en Alvys y actualizar la página de Business Central. Q: ¿Cómo cambio el cliente en una carga que ya se facturó? A: Una vez que una carga está en estado Invoiced, el cliente no puede cambiarse directamente. Contacte con Alvys Support para revertir el estado de la carga a Queued, lo que le permite actualizar el cliente y regenerar la factura para Business Central. Q: ¿Cuál es el proceso para agregar o quitar cargas de una Summary Invoice exportada? A: Revierta la factura resumen en Alvys (solo disponible cuando el estado es Processed), lo que le permite ajustar las cargas. Revertir en Alvys no elimina la factura antigua en Business Central. Elimine manualmente la factura resumen antigua en Business Central y luego genere una nueva factura resumen en Alvys; la nueva factura recibirá un nuevo número de factura.

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Profundice

• Business Central: Identifying and Resolving Failed Transactions
• Alvys Payment Synchronization for Accounting Integrations
• Business Central Integration Collection
• Summary Invoicing
• Carrier Settlements
• Driver Settlements