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📋 Se aplica a: Todos los usuariosMódulo: Management > IntegrationsAlvys sincroniza automáticamente los pagos de clientes y proveedores (sincronización de pagos, exportación de pagos, importación de pagos, integración contable) entre Alvys y su sistema contable conectado (NetSuite, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop o Business Central).

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Resumen

Alvys admite la sincronización automatizada de pagos con NetSuite, QuickBooks Online (QBO), QuickBooks Desktop (QBD) y Business Central. La sincronización de pagos garantiza que los pagos de clientes y proveedores se reflejen con precisión entre Alvys y su sistema contable sin reintroducción manual. Términos relacionados: sincronización de pagos, exportación de pagos, importación de pagos, integración contable, conciliación de facturas. La sincronización de pagos cubre dos flujos:
  • Exportación de pagos de clientes: Alvys envía pagos de clientes al sistema contable externo.
  • Importación de pagos de clientes y proveedores: El sistema contable envía el estado de pagos de vuelta a Alvys.
La sincronización se ejecuta en un horario automatizado. No se requiere un activador manual desde la interfaz de Alvys.

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Exportación de pagos de clientes

Los pagos de clientes se exportan solo cuando la configuración Export Customer Payments está habilitada durante la configuración de integración de la filial. Una vez seleccionada esta opción, también debe configurarse una cuenta de depósito. Los pagos representan fondos recibidos por una factura, pero no siempre llegan al banco de forma individual. Se puede usar una cuenta de depósito o de compensación para retener temporalmente los fondos entrantes hasta que se agrupen y depositen.
⚠️ Los pagos nunca deben registrarse directamente en cuentas bancarias, cuentas de ingresos, accounts receivable o cuentas de pasivo. Hacerlo puede provocar depósitos duplicados, ingresos sobrestimados y saldos inexactos. Una cuenta de depósito recomendada es una cuenta de compensación (por ejemplo, una cuenta tipo “Undeposited Funds”), aunque también se pueden usar otros tipos de cuenta de depósito.
En Alvys, los pagos de clientes se pueden registrar manualmente contra una carga o cargar mediante un informe de factoring. Los pagos completos que califican para exportación se sincronizan con el sistema contable externo cada cinco (5) minutos.
💡 Solo los pagos completos aplicados directamente a cargas individuales o cargados mediante un informe de factoring son elegibles para exportación. Los pagos parciales y cualquier pago asociado con facturas de resumen no son compatibles y no se exportarán.
⚠️ La exportación de pagos de clientes no es compatible con QuickBooks Desktop ni Business Central. Esta limitación se aplica independientemente de cómo esté configurada la integración.

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Importación de pagos de clientes

La importación de pagos de clientes solo es compatible con facturas exportadas desde cargas individuales o facturación por lotes (página Invoicing) en Alvys. Cuando se registra un pago en el sistema contable externo contra una factura elegible, ese pago se importa de vuelta a Alvys cada 12 horas. Los pagos aplicados en el sistema contable externo a facturas generadas originalmente desde la página Summary Invoice en Alvys no son compatibles para importación.
💡 Si ha registrado pagos en QuickBooks Desktop pero no los ve reflejados en Alvys, confirme que su Web Connector está activo. La sincronización de pagos para QuickBooks Desktop solo ocurre cuando el Web Connector se ejecuta y extrae datos a su entorno local.

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Importación de pagos a proveedores

La sincronización de pagos a proveedores es unidireccional: solo los pagos completos aplicados en el sistema contable a bills creados originalmente desde Alvys se importan de vuelta a Alvys. No se admite exportar pagos a proveedores desde Alvys al sistema contable. Las importaciones ocurren cada 12 horas para bills generados desde la página Trip Details y la página Pay Drivers (paystubs de conductores).
💡 Carrier Settlements y Driver Settlements actualmente no admiten importación de pagos a proveedores.

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Cómo se actualiza el estado de la carga después del pago

Una vez que se importa un pago desde el sistema contable externo o se agrega manualmente a una carga, la transacción se considera cerrada y el estado de la carga asociada se actualiza a Completed. Cualquier actualización posterior a esa transacción en el sistema contable externo no se reflejará en Alvys. Si una transacción para la cual el pago ya se procesó y la carga se marcó como Completed requiere modificación, contacte al soporte de Alvys en support@alvys.com. El sistema no reintenta automáticamente las sincronizaciones de pagos omitidas; se requiere intervención del soporte para resolver discrepancias.

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Límites y escenarios no compatibles

  • La exportación de pagos de clientes no es compatible con QuickBooks Desktop ni Business Central.
  • Los pagos parciales no son elegibles para exportación, independientemente del tipo de integración.
  • Los pagos vinculados a facturas de la página Summary Invoice no son compatibles para importación de pagos de clientes.
  • Carrier Settlements y Driver Settlements no admiten importación de pagos a proveedores.
  • Si se omite una exportación o importación de pago, no se reintenta automáticamente.
  • Una vez que una carga alcanza el estado Completed después del pago, los cambios posteriores en el sistema contable para esa transacción no se reflejan en Alvys.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Cuándo se exportan los pagos de clientes desde Alvys? R: Los pagos de clientes se exportan solo cuando la configuración Export Customer Payments está habilitada para la filial y se configura una cuenta de depósito. Solo los pagos completos aplicados a cargas individuales o cargados mediante un informe de factoring son elegibles para exportación. La sincronización se ejecuta cada cinco (5) minutos. P: ¿Se pueden exportar pagos de clientes a QuickBooks Desktop? R: No. La exportación de pagos de clientes no es compatible con QuickBooks Desktop. P: ¿Se pueden exportar pagos de clientes a Business Central? R: No. La exportación de pagos de clientes no es compatible con Business Central. P: ¿Debe estar en ejecución el QuickBooks Web Connector para sincronizar pagos? R: Sí. QuickBooks Desktop es una aplicación local, por lo que Alvys no puede importar pagos ni actualizar estados de carga a Completed a menos que QuickBooks Web Connector esté abierto y ejecutando su ciclo de sincronización. P: ¿Con qué frecuencia se sincronizan los pagos de clientes con sistemas contables externos? R: Los pagos completos de clientes se exportan cada cinco (5) minutos para las integraciones compatibles. P: ¿Qué facturas son compatibles para importación de pagos de clientes? R: La importación de pagos de clientes solo es compatible con facturas exportadas desde cargas individuales o la página Invoicing (facturación por lotes) en Alvys. Los pagos aplicados a facturas generadas originalmente desde la página Summary Invoice no son compatibles. Los pagos elegibles se importan cada 12 horas. P: ¿Cómo funciona la sincronización de pagos a proveedores? R: La sincronización de pagos a proveedores es unidireccional: solo los pagos completos aplicados en el sistema contable a bills creados originalmente desde Alvys se importan de vuelta a Alvys. Los pagos a proveedores no se pueden exportar desde Alvys. Las importaciones ocurren cada 12 horas para bills generados desde la página Trip Details y la página Pay Drivers. P: ¿Hay módulos que no admiten importación de pagos a proveedores? R: Sí. Carrier Settlements y Driver Settlements actualmente no admiten importación de pagos a proveedores. P: ¿Qué debo hacer si se omite una exportación o importación de pago? R: Primero confirme que su integración está activa y, para QuickBooks Desktop, que el Web Connector está en ejecución. Si esas no son la causa, contacte al soporte de Alvys en support@alvys.com. Las sincronizaciones de pagos omitidas no se reintentan automáticamente. P: ¿Qué sucede con una carga una vez que se importa o agrega manualmente un pago? R: Una vez que se importa un pago desde el sistema contable externo o se agrega manualmente a una carga, el estado de la carga se actualiza a Completed. Las actualizaciones posteriores a esa transacción en el sistema contable externo no se reflejarán en Alvys. Si la transacción completada requiere modificación, contacte al soporte de Alvys.

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