Se aplica a: Admin · Partner Admin · Support · Módulo: Management > IntegrationsProveedor: NetSuite · Tipo de integración: Bidireccional · Dirección: Alvys exporta facturas y recibos a NetSuite; los pagos se sincronizan nuevamente con AlvysEste artículo explica cómo Alvys exporta facturas de clientes, transportista y facturas de conductores a NetSuite, cómo subsidiaries, customers y los proveedores se vinculan durante la exportación y cómo corregir una transacción después de haber sido exportada.
Resumen
Cuando genera una factura o libera una carga en Alvys, los datos de la transacción se envían automáticamente a queued para exportarse (push) a NetSuite. Alvys determina qué NetSuite filial recibe cada transacción en función de los field establecidos en la carga (factura As, Tender As) y el perfil del conductor. Una vez exportadas, todas las correcciones deben originarse en Alvys y luego sincronizarse con NetSuite. Edirealizar o eliminar transacciones directamente en NetSuite mientras Alvys todavía administra ese registro provocará conflictos de sincronización.Antes de comenzar
Complete lo siguiente antes de exportar transacciones:- NetSuite: Prerequisites (Empiece aquí)
- NetSuite: Autenticación y configuración Configuración en Alvys
- NetSuite: Asignaciones de cuentas y asignaciones de elementos
Determinación subsidiaria para transacciones de exportación
[Heading 4 not supported] El factura As field en una carga representa la subsidiaria de facturación responsable de emitir la factura del cliente. Todas las transacciones Accounts Receivable (AR) se exportan a NetSuite y se vinculan a la subsidiaria asignada al factura As field.
- Filial field en un perfil de conductor de muestra.*
Vinculación, creación y contabilidad de clientes Campos
Nombre de contabilidad externa del cliente
De forma predeterminada (cuando Use Existing Customers está deshabilitado), el External Accounting Name del cliente se utiliza para identificar al cliente en NetSuite. Alvys primero busca una coincidencia exacta usando este field. Si existe una coincidencia, la factura está vinculada a ese cliente. Si no se encuentra ninguna coincidencia y se establece External Accounting Name, Alvys crea automáticamente un nuevo cliente en NetSuite usando External Accounting Name. Si no se establece ningún External Accounting Name, Alvys vuelve al Nombre del cliente.
Utilice clientes existentes
La configuración Use Existing Customers en la integración NetSuite determina si Alvys vincula las facturas con customers existente utilizando sus ID de cliente NetSuite, sin pasar por la coincidencia basada en nombres. Cuando esté habilitado, establezca el NetSuite ID de cliente en cada perfil de cliente en Alvys para la filial correspondiente.
CustomerNotFound: Customer not found. Customer not found for name '[Customer Name]' and id '[Customer ID]'
Nombre de facturación
Invoicing Name determina cómo aparece el cliente o corredor en las facturas generadas en Alvys. No afecta el registro de cliente creado o coincidente en NetSuite.
Condiciones de pago
El Payment Terms field especifica el período de pago acordado, calculado a partir de la fecha de la factura. En Alvys, esto se puede configurar entre 0 y 365 días y determina el factura due date exportado a NetSuite.
Vinculación, creación y contabilidad de proveedores Campos
transportista Nombre Contabilidad Externa
El External Accounting Name del transportista se utiliza para identificar un proveedor en NetSuite. Si existe un proveedor coincidente, la factura está vinculada a él. Si no se encuentra ninguna coincidencia, Alvys crea un nuevo proveedor usando External Accounting Name (o el nombre transportista si External Accounting Name no está configurado).
Nombre del conductor y 1099 Detalles fiscales
conductor puede tener field de impuestos adicionales en sus perfiles: Tax Company Name y Tax Company Address.
Condiciones de pago del transportista
El transportista Payment Terms field define el plazo para pagar un transportista, configurado en el company profile (Management > Company Profile) para cada filial.
Pasos
Carga factura individual Exportación
Verificar condiciones previas a la exportación para factura de carga única.- Confirme que el cliente invoiced sea correcto.
- Asegúrese de que External Accounting Name esté configurado en el perfil del cliente. Si no se establece, el nombre estándar del cliente o corredor debe coincidir exactamente con el registro de cliente correspondiente en NetSuite.
- Si Use Existing Customers está habilitado, confirme que el ID de cliente NetSuite esté ingresado en External Accounting ID field y coincida con el ID de cliente en NetSuite.
- Verifique la factura del cliente configuración para la subsidiaria utilizada como subsidiaria factura As en la carga.
- Una vez que se cumplen las condiciones previas a la exportación y la carga está en estado Released, la generación de la factura inicia automáticamente la exportación a NetSuite.
💡Asegúrate de que el cliente invoiced sea correcto. Si se configura un External Accounting Name, debe coincidir exactamente con el registro de cliente correspondiente en NetSuite. Si no se configura ningún External Accounting Name, el nombre estándar del cliente o del corredor debe coincidir con el registro del cliente.Para los usuarios con la configuración Use Existing Customers habilitada, verifique que el ID de cliente NetSuite esté configurado en el perfil del cliente. Además, se debe configurar correctamente la filial factura As en cada carga, ya que esto determina qué filial NetSuite estará vinculada a la factura exportada.
Demostración de exportación de facturas de transacción
Esta sección explica los diferentes métodos disponibles en Alvys para exportar transacciones de facturas a NetSuite. Cubre billetes transportista, transportista liquidación y conductor bill export externos, incluidos los requisitos de configuración que determinan cuándo y cómo se exporta cada billete. [Heading 4 not supported] Los billetes transportista externos se pueden exportar directamente desde cargas individuales según el external accounting configuración configurado. La exportación se activa cuando se genera la factura del cliente. Antes de generar la factura, asegúrese de que el transportista externo correcto esté asignado al viaje. También se debe verificar la filial seleccionada en el Tender As field, ya que esta filial determina a qué filial NetSuite se vinculará el billete transportista. La filial seleccionada debe estar configurada para recibir transportista facturas a través de la integración NetSuite.⚠️ Para inquilinos que operan en modo de doble autoridad, se requiere una validación adicional. El operational mode debe establecerse en Brokerage. Si operational mode está configurado en transportista, la exportación externa del billete transportista no se producirá.
liquidación transportista
El transportista liquidación module proporciona a los corredores herramientas para generar transportista statements y facturas de liquidación transparentes y precisas. Se puede acceder a esta página desde la sección de contabilidad de Alvys en transportista liquidación. Cuando se utiliza transportista liquidación, el billete transportista se exporta cuando se genera una declaración transportista. Para permitir esta exportación, la configuración transportista Statements External Accounting debe estar habilitada para la filial. Si esta configuración no está habilitada, no se exportará ninguna factura transportista cuando se genere el estado de cuenta
💡 Si una factura transportista requiere modificación después de la exportación, consulte la sección Modificaciones de transacciones para obtener orientación.
conductor factura exportar
Las facturas de los conductores se pueden exportar desde la página heredada Pay conductor o desde el módulo más nuevo conductor liquidación. El comportamiento de exportación depende de la facturación del controlador configurada configuración. La configuración recomendada es Exportación de factura única. Cuando está habilitado, varios viajes, deducciones y credits incluidos en un extracto de conductor se consolidan en una sola factura y se exportan a NetSuite. Este enfoque es ideal para inquilinos que operan en ciclos de pago semanales o quincenales. La filial utilizada para exportar facturas de conductores está determinada por la filial asignada en el perfil del conductor en Alvys. [Heading 4 not supported] Para los inquilinos que todavía usan la página heredada Pay conductor, las declaraciones del conductor generadas desde esta página pueden revertirse del perfil del conductor. Al revertir un extracto de conductor se elimina la factura del conductor correspondiente de NetSuite, siempre que la factura permanezca abierta y no se hayan aplicado pagos. [Heading 4 not supported] conductor liquidación reemplaza el módulo Pay conductor e introduce mejoras como borradores de declaraciones, períodos de pago predefinidos y acciones masivas. Se pueden encontrar details adicionales en: conductor liquidación Help Center Article Para los estados de cuenta generados usando el módulo conductor liquidación, al revertir el estado de cuenta de la pestaña Estados de cuenta se elimina la factura del conductor asociada de NetSuite, siempre y cuando la factura permanezca abierta y no se hayan aplicado pagos.Modificar transacciones exportadas
Una vez que una transacción se ha exportado de Alvys a NetSuite, todas las correcciones y actualizaciones deben realizarse en Alvys y luego sincronizarse con NetSuite mediante el proceso de regeneración. Alvys sirve como sistema de registro para todas las transacciones contables que se exportaron. Los cambios realizados directamente en NetSuite no se sincronizarán nuevamente con Alvys y pueden provocar result inconsistencias de datos o actualizaciones de exportación fallidas. Esta sección explica cómo se pueden modificar las transacciones exportadas previamente, qué cambios se realizan y las condiciones bajo las cuales se permiten las modificaciones. Para las transacciones que ya se han exportado de Alvys a NetSuite, Alvys sigue siendo el sistema de registro. No edit o elimine estas transacciones directamente en NetSuite si planea actualizarlas y reenviarlas desde Alvys. Todas las actualizaciones deben realizarse en Alvys y luego en regenerated para garantizar una sincronización precisa y mantener la integridad de los datos.Facturas de clientes exportadas desde páginas de carga y facturación
Las facturas exportadas previamente solo se pueden modificar mientras todavía se consideren abiertas (es decir, no pagadas en su totalidad) en NetSuite. Una vez que un pago se aplica y sincroniza por completo, la factura se cierra en Alvys y no se permiten más modificaciones. En estas situaciones, se debe contactar a Alvys Support para obtener ayuda. Las actualizaciones de facturas normalmente se sincronizan regenerando la factura del cliente después de realizar los cambios. Sin embargo, ciertos field actualizan automáticamente la factura NetSuite sin requerir regeneración. Las actualizaciones de las siguientes facturas de carga field se aplican automáticamente a NetSuite sin requerir la regeneración de la factura: Cantidad de transporte de línea del cliente Cliente combustible surcharge
- Navegue hasta el perfil del cliente en Alvys.
- Aplicar los cambios necesarios.
- Save las actualizaciones.
- Regenerate la factura.
- Actualice o vuelva a abrir la factura en NetSuite para ver los cambios.
Condiciones de pago del cliente
Alvys no establece el cliente payment terms en las facturas exportadas. En cambio, los payment terms configurados en el perfil del cliente se utilizan para calcular el factura due date.
Modificaciones a Facturas
Las modificaciones a las facturas resumidas que ya han sido exportadas se pueden realizar depending en el escenario. [Heading 4 not supported] En Alvys, el único mecanismo supported para agregar o eliminar cargas de una factura resumida es revertir la factura resumida. Una factura resumida se puede revertir solo cuando su estado sea “Procesado”. Si la factura ya ha sido Enviada o Pagada, una modificación adicional requiere la intervención de Alvys Support. Procedimiento:- Revierta la factura resumida navegando a la pestaña All-factura en Alvys.
- Localice la factura y haga clic en el ícono Eliminar para la factura resumida específica.
- Navegue a la pestaña carga Not Invoiced.
- Selecciona las cargas a incluir en la nueva factura resumida.
- Regenerate la factura resumida.
- Verifique que el monto de la factura resumida actualizada se refleje con precisión en NetSuite.
- Elimine manualmente la factura resumida anterior de NetSuite para evitar registros duplicados.
Modificar o agregar cargas a cargas dentro de una factura resumida
Las cargas incluidas en una factura resumida se pueden modificar para agregar cargos o realizar ajustes. Solo se pueden regenerated facturas resumidas en los siguientes estados: Pending, Enviadas o Pagadas parcialmente. Si una factura resumida está totalmente pagada, no se permite la regeneración. pasos para Modificar o Agregar Cargos a Cargas: Confirme que el estado de la factura resumida no sea **Pagado **en Alvys. Si la factura está marcada como Pagada, todas las cargas incluidas en la factura resumida se establecen en Completed y cualquier modificación posterior no se sincronizará con NetSuite para las cargas completed. Navegue a la página carga Details para ver la carga específica incluida en la factura resumida que requiere modificación. Aplique las actualizaciones necesarias (por ejemplo, agregue cargos, ajuste montos, actualice notas). En la imagen a continuación, se agregaron a la carga el monto combustible surcharge y un cargo accessorial
Solución de problemas
La exportación de facturas falla inmediatamente después de la generación.
Paso 1: Verifique el Error transacción page en Alvys (Management > Integrations). Paso 2: Revise el mensaje error: las causas comunes son que External Accounting Name no coincide con ningún cliente en NetSuite, External Accounting ID faltante o incorrecto cuando Use Existing Customers está habilitado, o la factura As filial no asignada en la integración configuración. Paso 3: Corrija el problema subyacente en el perfil del cliente o la integración configuración. Paso 4: Reexportar desde el Error transacción page o regenerando la factura.transportista factura o factura de conductor que no aparece en NetSuite
Paso 1: Confirma que el transportista o el controlador tiene un External Accounting Name configurado. Si no se establece, el nombre debe coincidir exactamente con un proveedor existente. Paso 2: Marque el Error transacción page para cualquier error en esa transacción. Paso 3: Si la factura del conductor no aparece, verifique que Ignore conductor Bills no esté habilitado en la integración NetSuite configuración.Facturación Compartida las transacciones no se exportan correctamente
Paso 1: Confirme que Shared Billing esté habilitado tanto en la subsidiaria factura As como en la subsidiaria Tender As. Paso 2: Verifique que ambos subsidiaries estén asignados a sus respectivos NetSuite subsidiaries en la integración configuración. Paso 3: Confirme que la carga tenga una subsidiaria diferente configurada en factura As y Tender As. Paso 4: Verifique el Error transacción page para ver los error relacionados con cualquiera de las subsidiarias.La transacción actualizada no se refleja en NetSuite después de la reexportación.
Paso 1: Confirme que la corrección fue saved en Alvys antes de que se activara la reexportación. Paso 2: Verifique el Error transacción page. Si aparece un conflicto error mencionando el ID interno de la transacción, es posible que la transacción se haya introducido manualmente edi en NetSuite. Comuníquese con Alvys Support si no se aplica ninguno de los motivos anteriores.Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo edit una transacción directamente en NetSuite en lugar de en Alvys? R: No. Todas las correcciones deben realizarse en Alvys y luego sincronizarse con NetSuite. Edi realizar una transacción directamente en NetSuite puede causar conflictos de sincronización o result en el registro NetSuite se sobrescribe en la exportación next. P: ¿Por qué se creó un nuevo cliente en NetSuite en lugar de vincularlo a uno existente? R: Alvys usa el External Accounting Name en el perfil del cliente para encontrar una coincidencia en NetSuite. Si External Accounting Name no coincide exactamente con el nombre de un cliente NetSuite existente, Alvys crea un nuevo cliente. Para evitar duplicados, configure External Accounting Name para que coincida con el nombre exacto en NetSuite, o habilite la configuración Use Existing Customers e ingrese el NetSuite ID de cliente en External Accounting ID field. P: ¿Qué sucede si la subsidiaria factura As de una carga no está asignada a una subsidiaria NetSuite? R: La exportación de la factura fallará. Aparecerá un error en el Error transacción page. La subsidiaria factura As debe estar asignada en la integración configuración antes de que se puedan exportar las facturas para esa carga. P: ¿El Invoicing Name afecta qué registro de cliente se crea o coincide en NetSuite? R: No. El Invoicing Name controla cómo aparece el cliente en las facturas en Alvys. El External Accounting Name o el nombre del cliente se utiliza para la coincidencia NetSuite. P: ¿Se pueden excluir las facturas de los conductores de la exportación NetSuite? R: Sí. La configuración Ignore conductor Bills en la configuración de integración NetSuite evita que las facturas asociadas al conductor se exporten a NetSuite cuando está habilitada. P: ¿Cuál es el formato error cuando no se encuentra un cliente durante la exportación? R:CustomerNotFound: Customer not found. Customer not found for name '[Customer Name]' and id '[Customer ID]'
P: Para cargas Shared Billing, ¿cuántas transacciones se crean en NetSuite?
R: Cuatro: una factura de cliente vinculada a la subsidiaria factura As, una factura de proveedor transportista vinculada a la subsidiaria Tender As, una factura de venta intercompany de la subsidiaria Tender As a la subsidiaria factura As y una factura de proveedor intercompany de la subsidiaria factura As a la subsidiaria Tender As.
P: ¿Qué debo ingresar para el External Accounting Name?
R: Ingrese el nombre del cliente o proveedor exactamente como aparece en NetSuite. Alvys utiliza este field para hacer coincidir registros durante las exportaciones de facturas y facturas. Si field no está configurado, Alvys vuelve al nombre del cliente o al nombre del proveedor.
P: ¿Puede Alvys extraer customers o proveedores de NetSuite automáticamente?
R: No. La integración es solo push de Alvys a NetSuite. Debe ingresar manualmente el External Accounting Name (o ID de cliente si usa Use Existing Customers), que define el vínculo con NetSuite. Si no se encuentra ninguna coincidencia, Alvys puede crear el cliente o proveedor automáticamente en NetSuite.
P: ¿Qué cambios no se incluyen en support en Alvys después de la exportación?
R: Modificar el cliente en una factura o cambiar la filial factura As o Tender As para transacciones previamente exportadas no actualizará la transacción correspondiente en NetSuite. Comuníquese con Alvys Support para ayudarlo a corregir la exportación en estos casos.
P: ¿Cómo actualizo los datos del cliente como dirección, correo electrónico o teléfono?
R: Actualice el perfil del cliente en Alvys antes de regenerar la factura. Si la factura ya se generó, se debe revertir a Queued en Alvys antes de que los cambios entren en vigor. Después de actualizar, regenerate la factura para sincronizar los cambios con NetSuite.
P: ¿Cómo puedo ubicar una factura o factura exportada en NetSuite?
R: Utilice la barra de búsqueda NetSuite para ingresar el número de carga o número de factura, incluido cualquier prefijo si está configurado. Las facturas aparecen debajo del cliente correspondiente en la lista Facturas; las facturas aparecen en la lista Facturas.
P: ¿Aparece el transportista factura number en NetSuite?
R: Sí. Al cargar un transportista factura a un viaje, el número se agrega tanto al Memo como al número de referencia field en la factura NetSuite.
P: ¿Cómo modifico una factura resumida después de haberla exportado?
R: Las cargas se pueden agregar o eliminar solo revirtiendo la factura resumida (cuando el estado es Procesado) y regenerándola. Las facturas totalmente pagadas o enviadas requieren Alvys Support intervención. Cada factura resumida regenerated recibe un nuevo número de factura en NetSuite; el original permanece a menos que se elimine manualmente.