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Applies to: All users · Module: Reports > Fuel Report

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Resumen

Split Fuel Transacciones da visibilidad a categorías de compra individuales dentro de una sola transacción con tarjeta de combustible, por lo que los despachadores y equipos contables pueden distinguir conductorgastos de los gastos de la empresa en el Informe de Combustible. Cuando a conductorutiliza una tarjeta de combustible en una tienda o bomba de combustible, múltiples tipos de compras pueden ocurrir en una sola transacción: combustible diesel, anticipos en efectivo, comestibles, artículos de mantenimiento, y más. Anteriormente, todas las categorías dentro de una transacción se agrupaban en un solo artículo de línea etiquetado como una transacción de combustible para el camión. Split Fuel Transactions separa cada categoría de compra en su propia fila en el Informe de Combustible, lo que permite identificar exactamente lo que se compró, qué gastos pertenecen a la conductor, y que pertenecen a la empresa. También conocido como: combustible dividido, categorías de transacciones, artículos de línea de tarjetas de combustible, desglose de la categoría de combustible.

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Cómo funciona

Cuando una transacción contiene artículos de múltiples categorías de compra, el Informe de Combustible muestra una fila por categoría en lugar de una sola fila combinada. Por ejemplo, si a conductorLa tarjeta de combustible se utilizó en una parada que incluía combustible diésel, un anticipo en efectivo y una compra de comestibles, el Informe de Combustible mostrará tres filas separadas para esa transacción, una para cada categoría. Cada fila muestra el detalle de la categoría, la cantidad y el asociado conductor, permitiéndole evaluar si cada elemento de línea es un conductorgastos o un gasto de la empresa. Si una transacción de tarjeta de combustible contiene sólo una categoría de compra (por ejemplo, diesel solamente), aparece como una sola fila. El comportamiento dividido se aplica sólo cuando hay múltiples categorías presentes en la misma transacción. Antes de empezar:
  • La integración del proveedor de su tarjeta de combustible debe estar conectada y activa en Alvys (Management > Integrations > Fuel).
  • Conductoresdebe tener sus números de tarjeta de combustible ligados a su conductorperfiles (Assets > Drivers).
  • Todos los usuarios tienen acceso al Informe de Combustible y pueden ver filas de transacciones divididas.

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Cómo usar

  1. Ve a Reports > Fuel Report. El Informe de Combustible muestra todas las transacciones de tarjetas de combustible importadas para su conductores.
  2. Revisa las filas de transacciones divididas. Cuando una transacción contiene artículos de múltiples categorías de compra, el informe muestra una fila por categoría, cada una mostrando el detalle de la categoría, la cantidad y el asociado conductor.
  3. Tomar medidas basadas en cada categoría:
    • Conductorgastos (como anticipos en efectivo o compras personales) pueden ser necesarios para ser establecidos como deducciones sobre la conductorPerfil.
    • Los gastos de la empresa (como los artículos de mantenimiento) se registran por separado a efectos contables.
Después de este flujo de trabajo, el Informe de Combustible muestra una fila por categoría de compra para cualquier transacción de tarjeta de combustible de varias categorías, cada fila identifica claramente la categoría de compra, la cantidad y el asociado conductor, y usted puede distinguir conductorgastos de los gastos de la empresa dentro del mismo evento de transacción.

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Solución de problemas

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No aparecen filas de categorías esperadas

  1. Confirme que la transacción de combustible se ha importado en el Informe de Combustible (ya sea mediante sincronización automática o por la carga manual de CSV).
  2. Confirme que su proveedor de tarjetas de combustible envía detalles a nivel de categoría en sus datos de transacción. No todos los proveedores suministran desgloses de categorías en sus archivos de exportación.
  3. Si espera varias filas de categoría, pero vea sólo una, el proveedor puede haber agrupado la transacción antes de enviarla a Alvys. Póngase en contacto con su proveedor de tarjetas de combustible para confirmar si los datos a nivel de categoría están incluidos en su formato de archivo.
  4. Si se esperan detalles de la categoría y aún no aparecen, contacto Alvys apoyo con la fecha de la transacción, conductornombre, y nombre del proveedor.

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Preguntas frecuentes

Q: Split Fuel Transactions cambia algo acerca de cómo subo o sincronismo las transacciones de combustible? A: No, no. Utilice el mismo Informe de Combustible y el mismo proceso de carga o sincronización que antes. Split Fuel Transactions sólo cambia la forma en que el informe muestra transacciones que contienen múltiples categorías de compra. P: Qué categorías de compra pueden aparecer como filas separadas? A: Las categorías dependen de lo que el proveedor de tarjetas de combustible incluye en sus datos de transacción. Las categorías comunes incluyen combustible para el camión, adelanto en efectivo, comestibles y artículos de mantenimiento. Las categorías exactas disponibles varían según el proveedor. P: Quién tiene acceso al Informe de Combustible? A: Todos los usuarios tienen acceso al Informe de Combustible.