Cómo manejar pagos cortos y escribir la deuda mala

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Resumen

Cuando un cliente paga a factura, lo que significa que pagan menos que el total facturado, es necesario reducir el facturael saldo para que coinzca con el pago real recibido. La forma correcta de hacerlo en Alvys es añadir un accesorio negativo para clientes (a veces llamado paso a pérdidas y ganancias o ajuste) que compensa la cantidad impagada. Este enfoque importa porque Alvys bloques facturaregeneración cada vez que se registra un pago en ese factura. El Regenerado Facturabotón se vuelve inactivo siempre y cuando exista cualquier pago. Si añade el accesorio negativo sin antes borrar el pago, el botón se mantiene inactivo y el ajustado facturano puede sincronizarse con su sistema de contabilidad. Este artículo cubre la completa solución para pagos cortos, pagos insuficientes y condonaciones de deudas por deudas incobradas. Sinónimos: pago corto, pago corto, mal pago, deuda mala, condonación, condonación de deuda, ajuste de saldo, accesorio negativo.

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Antes de que empieces

Antes de seguir estos pasos, confirme:

• El facturaya se ha generado para la carga(El cargano está en Draft Estado de facturación).
• Tienes el “Billing” permiso, que se requiere para registrar y eliminar los pagos de los clientes.
• Tienes el “Accessorials” permiso, que se requiere para añadir un accesorio del cliente a la carga.
• Ya sabes la cantidad exacta de pago corto: la diferencia entre el facturatotal y el pago realmente recibido.

Si no tienes permiso, póngase en contacto con el administrador de su cuenta.

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Pasos

1. Abrir el cargay confirmar la facturaexiste.
2. Navega a la carga.
3. Confirme la facturase ha generado. El cargano debe estar en Draft Estado de facturación antes de proceder.
4. Borrar el pago parcial existente. Si ya ha registrado un pago parcial al respecto factura, borrarlo antes de hacer cualquier otro cambio.
5. En el carga, localizar la sección de pagos.
6. Encuentra el pago parcial que grabaste.
7. Seleccione la opción para eliminar o eliminar ese pago. Se requiere la eliminación del pago porque Alvys se impide facturaregeneración cada vez que exista un registro de pagos en el factura. Eliminar el pago permite la facturatotal a editar y regenerar.
8. Añadir un accesorio de cliente negativo al cargacon una cantidad negativa igual al saldo impatagido.
9. En el carga, vaya a la sección Accesorios.
10. Haga clic Add Accessorial.
11. Estalizar la entidad en Customer.
12. Seleccione el tipo accesorial apropiado (por ejemplo, un tipo de paso a pérdidas y ganancias o ajuste configurado en Ajustes).
13. Introduzca la cantidad como un valor negativo igual al importe de pago en corto (por ejemplo, si el facturaes $1,000 y el cliente pague$950, ingrese -$50).
14. Guarda el accesorio.
15. Regenerar el factura.
16. En el carga, haga clic Regenerate Invoice. El Regenerado Facturabotón está activo porque no existe ningún récord de pago en el facturay el facturaEl total ha cambiado como resultado del accesorio negativo. Ambas condiciones deben ser ciertas para que el botón se active.
17. Recupera el pago.
18. Reintroduzca el pago corto por la cantidad realmente recibida.
19. Guarda el pago.

El pago coincide ahora con lo nuevo (reducido) facturaen total. El facturay el pago se sincronizará correctamente a su integración contable conectada.

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Resultado

Después de completar estos pasos, el facturatotal refleja la cantidad real que el cliente pagó, el pago registrado coincide con el facturatotal, y el facturasincronizas a su plataforma de contabilidad de terceros (QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Business Central, Sage Intacct, NetSuite u otro sistema conectado).

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Variaciones

Escrito en el saldo completo (deuda mala): Si el cliente no paga nada en absoluto, siga la misma secuencia. En el paso 2, elimina cualquier pago. En el paso 3, añádase un accesorio negativo igual al máximo facturaen total. En los pasos 4 y 5, regeneran la facturay registra opcionalmente un pago de $0 o deja el saldo en cero. Tipo accesoro no disponible: Si no existe una cancelación o ajuste de acceso en su cuenta, un administrador o socio debe crear primero uno en Settings > Accessorials.

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Solución de problemas

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Regenerar Facturabotón no está activo después de añadir el accesoria negativa

Esto ocurre cuando todavía existe un registro de pago en el factura.

1. Regreso a la carga’s Sección de pagos y confirmar que no se registra ningún pago. Si un pago está presente, límpielo.
2. Una vez que el pago sea eliminado, intente hacer clic en Regenerar Facturaotra vez.

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Facturano se está sincronizado con la integración contable tras la regeneración

Esto ocurre cuando el facturano se regeneraron después de que se añadió el accesororial, o cuando el pago fue re-grabado antes de que se completara la regeneración.

1. Confirma que regeneraste el facturaantes de volver a grabar el pago.
2. Si vuelve a grabar el pago antes de regenerarse, elimine el pago de nuevo, regenerar el factura, luego volver a grabar el pago.
3. Si el facturatodavía no sincronice, compruebe la página de Operaciones Errores en Alvys para un error de sincronización sobre esto carga. Si no aparece ningún error y facturano se ha sincronizado, contacto Alvys apoyo con la carganúmero.

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Tipo accesotivo negativo no está disponible en el descenso

1. Póngase en contacto con su administrador de la cuenta y pídeles que creen un tipo de accesorio adecuado en Settings > Accessorials. Sólo los administradores y los administradores con socios pueden crear nuevos tipos accesorios.

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Preguntas frecuentes

P: Por qué lo hace Alvys bloque facturaregeneración cuando un pago ya está registrado? A: Alvys requiere que no exista ningún registro de pago antes de una facturase puede regenerar. Esto asegura la facturatotal y los importes de pago permanecen en sincronía. Eliminando el pago primero elimina esta restricción y permite la facturatotal a actualizar. Q: Necesito borrar el pago incluso si el accesoria negativo ya reduce el saldo a cero? A: Sí, sí. El Regenerado Facturacomprobaciones de botón para la presencia de cualquier registro de pago, independientemente del saldo. Mientras exista cualquier pago, el botón permanece inactivo. P: Qué tipo de accesorio debo usar para una cancelación o pago corto? A: Alvys no incluye un tipo accesorio amortizado amortizado por defecto. Su administrador necesita crear uno en Settings > Accessorials con un nombre como “Write-Off” o “Balance Adjustment”. El tipo debe ser mapeado a su integración contable si procede. Q: Puedo usar esta solución para la facturación por lotes? A: Esta solución se aplica a los cargafacturas. Para lotes (resumen) facturas, el flujo de trabajo puede diferir. Consulte a su equipo de contabilidad antes de aplicar ajustes al resumen facturas.

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