📋 Se aplica a: Todos los usuarios · Módulo: Loads and Trips > Dispatch Planner v2Despachar una carga asigna un conductor, camión y tráiler a un viaje y avanza el viaje a estado Covered, indicando que la carga está lista para moverse.
Resumen
Despachar una carga conecta un viaje con un conductor y equipo para que la carga pueda moverse. Una vez despachado, el viaje avanza a estado Covered, lo que actualiza a todas las partes de que la carga está asignada y lista.
Hay dos formas de despachar: el flujo estándar, donde asignas activos y luego despachas en pasos separados, y el flujo del diálogo de preferencias, que aparece cuando las preferencias de asignación están configuradas y te permite asignar y despachar en una sola acción.
Sinónimos: asignar una carga, cubrir un viaje, enviar una carga, reservar un conductor, programar un viaje.
Antes de comenzar
Antes de despachar una carga, confirma lo siguiente:
- El viaje que quieres despachar está en estado Open o Planned en la cuadrícula de viajes.
- Tienes un conductor, camión y tráiler disponibles para asignar.
- Tienes acceso a Loads and Trips > Dispatch Planner v2. Todos los usuarios autenticados de Alvys pueden acceder a Dispatch Planner v2.
- Si quieres que aparezca el flujo del diálogo de preferencias, las preferencias de despacho deben configurarse con anticipación para el conductor o transportista.
Pasos
Abre Dispatch Planner v2
- En el menú de navegación izquierdo, selecciona el icono Loads and Trips.
- Haz clic en Dispatch Planner v2 en las opciones del menú.
El menú de navegación izquierdo Loads and Trips expandido, mostrando el elemento de menú “Dispatch Planner v2” resaltado.
- En la cuadrícula de viajes, localiza la carga que quieres despachar. El viaje debe tener estado Open o Covered para estar disponible para despacho.
- Haz doble clic en la fila de ese viaje para abrirlo.
La cuadrícula de viajes en Dispatch Planner v2 con una fila de carga Open resaltada, ilustrando dónde hacer doble clic
- En el panel Carrier Details en el lado derecho de la pantalla, haz clic en “Assign Carrier” o “Manage Assets” en la parte inferior izquierda de ese panel.
*El panel Carrier Details con el botón “Assign Carrier” visible en la esquina inferior izquierda. *
*El panel Carrier Details con el botón “Manage Assets” visible en la esquina inferior izquierda. *
- En los campos de asignación de activos, selecciona el conductor para este viaje.
- Selecciona el camión.
- Selecciona el tráiler.
- Selecciona el Dispatcher.
Los campos de asignación de activos que muestran los menús desplegables de conductor, camión y tráiler completados.
- Haz clic en Assign para asignar los activos al viaje. El viaje avanza a estado Covered, pero aún no está despachado.
- O haz clic en “Assign and Dispatch” para asignar y despachar el viaje.
El formulario Assign Carrier que muestra los botones separados “Assign and Dispatch” y “Assign” en el área de acción. Sube imagen del artículo original de Notion.Resultado
Después de despachar, el estado del viaje se actualiza a Dispatched. Este estado confirma que se han asignado un conductor y equipo y que la carga está lista para moverse.
La página de detalles del viaje que muestra la carga despachada con estado “Dispatched”.Variaciones
Despachar usando preferencias de asignación (asignar y despachar en un paso)
Cuando las preferencias de asignación están configuradas para un conductor o transportista, Alvys puede mostrar un modal de sugerencia de preferencias de asignación cuando abres el viaje. Este modal ofrece dos acciones:
- Assign: asigna los activos sugeridos al viaje sin despachar. El estado del viaje no cambia a Covered.
- Assign and dispatch: asigna los activos sugeridos y despacha el viaje en un solo paso. El viaje avanza a estado Covered de inmediato.
💡 Si las preferencias de asignación están configuradas y un camión está emparejado con un conductor, el camión se asigna automáticamente cuando seleccionas al conductor. No necesitas seleccionar el camión por separado.
Despachar sin tráiler
Si un viaje no requiere tráiler o no hay tráiler disponible actualmente:
- Completa los pasos anteriores, dejando el campo de tráiler vacío.
- Haz clic en Assign, luego Dispatch como se describe en el paso de asignar y despachar.
El viaje puede despacharse sin tráiler asignado. Puedes agregar el tráiler al viaje más tarde antes de que el conductor parta.
Advertencias de conflicto de equipo
Cada vez que asignas un tráiler o un camión que ya está comprometido con otro viaje durante el mismo período, Alvys te indica en qué viaje está antes de que la asignación se complete. Es una advertencia, no un bloqueo: puedes leerla y continuar de todos modos. Aparece en todos los lugares donde asignas equipo, incluidos el asistente Manage Assets, el diálogo de preasignación de tráiler, el tablero de cargas y ambas versiones del Dispatch Planner.
La planificación anticipada de rutina no la activa. Si un camión termina un viaje hoy y comienza otro mañana, eso no es un conflicto y no verás ninguna advertencia.
Cuándo aparece una advertencia:
- Solo pueden entrar en conflicto los viajes en estado Dispatched o In Transit. Una vez que el viaje anterior se marca como entregado, deja de generar advertencias.
- Se comparan las horas, no solo las fechas. Una entrega a las 10:00 a. m. y una recolección a las 2:00 p. m. del mismo día son un intervalo de cuatro horas, y Alvys lo trata como tal.
- Cuando una parada realmente ocurrió, se compara la hora real de llegada o salida en lugar de la programada.
- Los límites cuentan como superposición. Un viaje que entrega a las 2:00 p. m. y otro que recoge exactamente a las 2:00 p. m. se marca como conflicto.
- Se considera que un viaje activo retiene su equipo al menos hasta el momento presente. Si el viaje anterior sigue en Dispatched o In Transit pasada su entrega programada, porque nadie lo marcó como entregado o va con retraso, verás una advertencia aunque el plan indicara que el equipo estaba libre.
- Si a alguno de los dos viajes le falta una fecha, Alvys muestra la advertencia en lugar de callar una superposición que no puede descartar.
Solución de problemas
Los botones Assign and Dispatch no están disponibles
Confirma que se haya seleccionado un conductor y un camión en los campos de asignación de activos; la acción de despacho requiere al menos un conductor y un camión asignados antes de estar disponible. Verifica si ya hay una acción de asignación en curso para este viaje; si otro usuario está editando el mismo viaje simultáneamente, los botones pueden estar temporalmente no disponibles, así que espera un momento y actualiza la página. Confirma que el viaje esté en estado Open o Planned, ya que los viajes en otros estados pueden no admitir despacho desde este panel. Si ninguna de estas condiciones aplica, contacta al soporte de Alvys con el ID del viaje y una descripción de lo que ves.
La carga no aparece en la cuadrícula de viajes
Verifica si hay filtros de columna activos en la cuadrícula de viajes; los filtros activos pueden ocultar viajes que no coinciden con los criterios del filtro, así que borra todos los filtros y verifica de nuevo. Confirma el estado actual del viaje, ya que los viajes en estados distintos de Open o Planned pueden filtrarse de la vista predeterminada de la cuadrícula. Confirma que estás en la vista correcta dentro de Dispatch Planner v2 y que el rango de fechas seleccionado es el correcto. Si el viaje sigue sin aparecer después de verificar todo lo anterior, contacta al soporte de Alvys con el número de carga y el estado que esperas que tenga el viaje.
El estado del viaje no se actualizó después de despachar
Actualiza la página y verifica de nuevo la cuadrícula de viajes, ya que las actualizaciones de estado ocasionalmente requieren actualizar la página para mostrarse. Confirma que hiciste clic en Dispatch (no solo Assign) en el flujo estándar, o Assign and dispatch en el flujo del diálogo de preferencias; hacer clic solo en Assign no avanza el viaje a estado Covered. Busca cualquier notificación de error que apareció cuando hiciste clic en el botón, ya que una notificación de error indica que la acción no se completó correctamente. Si el estado del viaje sigue siendo incorrecto después de actualizar y confirmar que se usó el botón correcto, contacta al soporte de Alvys con el ID del viaje.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cuál es la diferencia entre Assign y Assign and dispatch?
R: Assign agrega un conductor y equipo al viaje pero no cambia el estado del viaje. El viaje permanece Open o Planned. Assign and dispatch (disponible en el flujo del diálogo de preferencias) asigna activos y avanza el viaje a estado Covered en un solo paso. En el flujo estándar, haces clic primero en Assign y luego en Dispatch por separado para lograr el mismo resultado.
P: ¿Puedo cambiar el conductor después de despachar?
R: Puedes regresar al panel Carrier Details y actualizar la asignación de activos después de que un viaje haya sido despachado. Abre el viaje en Dispatch Planner v2, haz clic en Manage Assets y actualiza el campo del conductor. Según el estado actual del viaje, pueden requerirse pasos de confirmación adicionales.
P: ¿Se requiere un rol especial para despachar?
R: No se requiere ningún rol especial. Todos los usuarios autenticados de Alvys tienen acceso a Dispatch Planner v2 y pueden despachar cargas.
P: ¿Qué pasa si el conductor ya está asignado a otro viaje?
R: Si seleccionas un conductor que actualmente está asignado a otro viaje activo, Alvys mostrará una advertencia o indicador de conflicto. Revisa la asignación actual del conductor antes de continuar. Puedes resolver el conflicto desasignando al conductor del otro viaje o seleccionar un conductor distinto para este viaje.
P: ¿Qué pasa si el tráiler o el camión ya está asignado a otro viaje?
R: Alvys te avisa antes de que la asignación se complete y nombra el viaje al que el tráiler o el camión ya está comprometido, para que decidas si continuar. Es una advertencia, no un bloqueo. Consulta Advertencias de conflicto de equipo más arriba.
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