Dispatch Planner

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Dispatch Planner

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Resumen

Dispatch Planner v2 ofrece a tu equipo una vista en vivo, lado a lado, de los viajes en espera de asignación y los conductores y activos disponibles para cubrirlos. El planificador muestra ventanas de disponibilidad, colores de prioridad y sugerencias inteligentes de asignación para que puedas despachar más rápido y con más confianza. El espacio de trabajo tiene dos tablas principales: una tabla Trips a la izquierda que muestra cargas Open y Planned, y una tabla Drivers/Assets a la derecha que muestra activos disponibles. Al seleccionar un viaje o un conductor, se filtra la tabla opuesta para mostrar solo coincidencias compatibles, convirtiendo un despacho de varios pasos en un solo flujo de trabajo. El planificador también admite edición en línea de campos clave, notas de conductor, eventos de conductor, publicación en DAT y chat con el conductor en la app, todo sin salir de la pantalla de planificación.

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Dónde encontrarlo

Ve a Loads and Trips > Dispatch Planner v2 en el menú de navegación principal. Todos los usuarios autenticados pueden acceder a Dispatch Planner v2. Ciertas opciones de configuración dentro del planificador están restringidas a roles específicos; esas restricciones se describen en Configuración y permisos más abajo.

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Conceptos clave

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Elegibilidad de viajes

Solo aparecen en la tabla Trips los viajes que cumplen ambas condiciones siguientes:

• La carga del viaje debe estar tendered como subsidiaria transportista. Las cargas tendered como subsidiaria de corretaje quedan excluidas de Dispatch Planner v2.
• El viaje debe estar en estado Open o Planned.

Los viajes en Covered, Dispatched, In Transit o un estado completado son visibles en la barra lateral, pero no aparecen como filas asignables en la tabla de planificación.

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Elegibilidad de activos

Un activo (conductor o camión) aparece en la tabla Drivers/Assets solo cuando tiene una preferencia de asignación configurada. Los activos sin preferencia de asignación no se muestran en el planificador, independientemente de su estado activo o disponibilidad. Cuanto más completas estén las preferencias configuradas, más precisas serán las sugerencias de despacho que el planificador puede mostrar. Las preferencias de asignación se configuran en Assets > Assignment Preferences. Consulta Configuración y permisos más abajo para los pasos de configuración.

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Cálculo de disponibilidad

El planificador calcula la disponibilidad del conductor con la siguiente lógica:

• Available at: la fecha y hora exactas en que el conductor queda disponible, calculadas como la hora de entrega del último viaje más el tiempo promedio de permanencia
• Available for: la duración que el conductor estará libre antes de su próximo viaje planificado
• Next planned at: la hora de inicio del próximo viaje programado del conductor
• Available in: el lugar donde el conductor queda disponible, es decir, donde entrega su viaje actual

La disponibilidad es más precisa cuando los eventos del conductor se mantienen actualizados en la tabla de activos.

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Prioridad y color de fila

Cada viaje puede tener uno de cuatro niveles de prioridad: None, Low, Medium o High. La tabla Trips usa color de fila para reflejar la prioridad: sin color para None, un tinte claro para Low, un tinte medio para Medium y un tinte oscuro para High. La prioridad se puede establecer en línea directamente desde la cuadrícula.

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Acciones de asignación

Hay dos acciones de asignación disponibles al emparejar un viaje con un conductor:

• Assign: asigna los activos seleccionados al viaje sin despachar. El viaje permanece en su estado actual. Úsalo cuando quieras fijar activos pero aún no estés listo para despachar.
• Assign and dispatch: asigna los activos seleccionados y despacha el viaje en un solo paso. El viaje pasa a estado Covered. Úsalo para completar el despacho en una sola acción.

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Jerarquía de tres niveles de configuración de disponibilidad

La configuración de disponibilidad sigue una jerarquía de tres niveles: primero se aplican los valores predeterminados de la plataforma Alvys, la configuración a nivel de empresa los sobrescribe y la configuración a nivel de flota sobrescribe la configuración de la empresa para flotas individuales. Esto significa que una flota puede configurarse de forma distinta al resto de la empresa.

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Cómo usarlo

Dispatch Planner v2 admite varios flujos de trabajo interconectados. Consulta los artículos de procedimiento dedicados para instrucciones paso a paso:

• Asignar y despachar un viaje (flujos viaje primero y conductor primero)
• Configurar columnas, ordenamientos y filtros de viajes
• Configurar columnas, ordenamientos y filtros de activos
• Agregar y editar notas de conductor
• Agregar y editar eventos de conductor
• Publicar y quitar la publicación de un camión en DAT
• Enviar un mensaje de chat al conductor desde el planificador

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Configuración y permisos

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Establecer Tender As y Carrier en viajes

Antes de que un viaje aparezca en Dispatch Planner v2, su carga debe estar tendered como subsidiaria transportista. Para establecerlo:

1. Abre la página de detalles de la carga que deseas que aparezca en el planificador.
2. Ubica la sección Carrier Details en el panel superior derecho de la página de detalles de la carga.
3. Haz clic en el botón Change Tender.
4. Establece el campo Tender As en la subsidiaria transportista (no una subsidiaria de corretaje).
   • Captura de pantalla que muestra la sección Carrier Details en la página de detalles de la carga con el botón Change Tender y el campo Tender As visibles*

Las cargas tendered como subsidiaria de corretaje no aparecerán en Dispatch Planner v2, aunque se cumplan todas las demás condiciones.

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Configurar ajustes de disponibilidad (opcional)

Los ajustes de disponibilidad controlan los umbrales que el planificador usa para calcular cuándo un conductor es elegible para un viaje nuevo. Esto es opcional; el planificador usa los valores predeterminados de la plataforma Alvys si no hay sobrescrituras a nivel de empresa o flota. Los ajustes de disponibilidad se encuentran en Settings > Planning configuration. Cualquier usuario autenticado con acceso al área Settings puede verlos y editarlos; no hay un permiso dedicado que restrinja estos campos.

1. Ve a Settings > Planning configuration.
2. Ubica la sección Driver Availability en la página.
3. Establece el campo “Available for” minimum. Es el tiempo libre mínimo que un conductor debe tener para considerarse disponible. El valor predeterminado de Alvys es 4 horas.
4. Establece el campo Average dwell time. Es el tiempo estimado que un conductor pasa en un lugar de entrega antes de volver a estar disponible. El valor predeterminado de Alvys es 2 horas.
5. Haz clic en Save.

Sobrescrituras a nivel de flota: Para establecer umbrales distintos para una flota específica, ve a la configuración de esa flota y aplica la sobrescritura allí. La jerarquía de tres niveles descrita en Conceptos clave arriba determina qué valor aplica para cada conductor.

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Configurar preferencias de asignación

Los activos deben tener una preferencia de asignación configurada antes de aparecer en Dispatch Planner v2. Esto es obligatorio para cada conductor y camión que quieras que el planificador muestre. Ver y administrar preferencias de asignación requiere los permisos “ViewDrivers” y “ViewTrucks”.

1. Ve a Assets > Assignment Preferences.
2. Haz clic en el botón azul + New Assignment del activo que deseas configurar.
3. Completa los campos de preferencia de ese activo y guarda. *GIF que muestra el flujo de configuración de Assignment Preferences: ir a Assets > Assignment Preferences, hacer clic en + New Assignment y completar los campos de preferencia. *

Los activos sin una preferencia de asignación configurada no aparecerán en Dispatch Planner v2. Cuanto más completas estén las preferencias, mejores serán las sugerencias de despacho que el planificador muestra.

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Límites y comportamiento

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Tabla Trips

La tabla Trips admite columnas, ordenamientos y filtros configurables. Usa el menú de configuración de columnas para mostrar, ocultar o reordenar columnas. Hay dos columnas de flota disponibles en el selector de columnas. Ninguna se muestra de forma predeterminada, así que añádalas desde el menú de configuración de columnas cuando las necesite:

• Driver Fleet: la flota del conductor asignado al viaje. Cuando hay dos conductores asignados como equipo, la columna muestra la flota del conductor 1, igual que en la tabla Drivers. Cuando no hay ningún conductor asignado, la columna muestra un guion.
• Truck Fleet: la flota del camión asignado al viaje. Cuando no hay ningún camión asignado, la columna muestra un guion.

Ambas columnas se pueden ordenar y filtrar seleccionando una o varias flotas. Son distintas de la columna Fleet existente, que muestra la flota de la propia carga y no la del conductor o el camión asignado. Igual que con cualquier otra columna, sus decisiones de mostrar, ocultar y reordenar se conservan la próxima vez que abra el planificador. GIF que muestra la configuración de columnas de la tabla Trips: abrir el menú de columnas, activar y desactivar columnas, y reordenarlas

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Edición en línea

Ciertas columnas en la tabla Trips admiten edición en línea. Una celda editable muestra un indicador visual al pasar el cursor. Para editar en línea:

1. Haz clic en la celda editable.
2. Realiza el cambio.
3. Presiona Enter o haz clic fuera para guardar.
4. El cambio se refleja en la tabla de inmediato. Los siguientes campos admiten edición en línea desde la tabla Trips:
   • Dispatcher
   • Priority (opciones: None, Low, Medium, High)
   • Trip-Level Custom References (cuatro tipos de referencia)

Nota sobre el campo Dispatcher: el campo Dispatcher requiere un valor una vez que se ha establecido. Para dejar el despachador vacío de nuevo, usa la pantalla completa de edición del viaje en lugar de la cuadrícula en línea. El menú desplegable en línea de Dispatcher muestra solo usuarios activos con acceso de despachador. Si el usuario que buscas no aparece, confirma que tenga el rol correcto asignado en tu cuenta.

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Barra lateral de viaje

Al hacer clic en cualquier fila de la tabla Trips se abre la Trip Sidebar en el lado derecho de la pantalla. La barra lateral muestra:

• Fixed Header: ID del viaje, estado y metadatos clave
• Static Map: origen y destino
• Stops Timeline
• Scorecard: métricas de tarifa del viaje
• Details Section
• Customer and Carrier Sections
• Smart Footer: botones de acción según el estado Los botones del Smart Footer cambian según el estado actual del viaje:
• Viajes Open o Planned: se muestran un botón Show Drivers y un botón Dispatch.
• Viajes Covered o Dispatched: se muestra un botón Un-assign.
• Viajes In Transit o completados: no se muestran botones de acción.

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Tabla Assets

La tabla Drivers/Assets admite columnas, ordenamientos y filtros configurables. Usa el menú de configuración de columnas para mostrar, ocultar o reordenar columnas. GIF que muestra la configuración de columnas de la tabla Assets: abrir el menú de columnas, activar y desactivar columnas, y reordenarlas

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Notas de conductor

Las notas de conductor son visibles para los despachadores y se almacenan en el registro del conductor. El planificador muestra las 10 notas más recientes de cada conductor. GIF que muestra el modal Driver Notes: seleccionar un conductor, abrir la sección de notas, agregar una nota y guardar

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Eventos de conductor

Los eventos de conductor registran actividad que afecta la disponibilidad del conductor y aparecen en la línea de tiempo de actividad del conductor en orden cronológico. Para agregar un evento de conductor:

1. Abre la Driver Activity sidebar del conductor.
2. Haz clic en Add Event.
3. Ingresa los detalles del evento: tipo, fecha y hora, y cualquier nota.
4. Guarda. El evento aparece en la línea de tiempo cronológica de actividad del conductor. GIF que muestra el flujo Add Driver Event: abrir la Driver Activity sidebar, hacer clic en Add Event, completar los detalles del evento y guardar.

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Chat con el conductor

Puedes enviar un mensaje a un conductor directamente desde Dispatch Planner v2 sin salir de la pantalla. GIF que muestra el flujo Driver Chat: seleccionar un conductor en la tabla de activos, hacer clic en el botón Chat en la barra lateral del activo, escribir un mensaje y enviar

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Asignación de viaje

La asignación de viaje se puede iniciar desde el lado del viaje (viaje primero) o desde el lado del conductor (conductor primero). Viaje primero: Selecciona una fila de viaje en la tabla Trips. La tabla Assets muestra una fila de sugerencia fijada en la parte superior con la coincidencia de activo recomendada. Haz clic en Assign o Assign and dispatch para completar la asignación. Conductor primero: Selecciona una fila de conductor en la tabla Assets. La tabla Trips se actualiza para mostrar solo viajes Open compatibles para ese conductor. Selecciona el viaje que deseas asignar y luego haz clic en Assign o Assign and dispatch. GIF que muestra el flujo de asignación de viaje: seleccionar un viaje, revisar la sugerencia fijada en la tabla de activos y hacer clic en Assign and dispatch

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Publicación en DAT

Puedes publicar un camión en el load board de DAT directamente desde la tabla Assets. Cuando se asigna un viaje a un camión publicado, la publicación en DAT se elimina automáticamente. También puedes quitar manualmente la publicación de un camión en cualquier momento haciendo clic en el botón Un-post en la barra lateral del activo. La tabla Assets se puede filtrar para mostrar solo camiones publicados actualmente.

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Columnas de disponibilidad

La tabla Assets incluye cinco columnas de disponibilidad que muestran de un vistazo cuándo está libre cada conductor:

• Available at: la fecha y hora exactas en que el conductor queda disponible
• Available for: cuánto tiempo estará libre el conductor antes de su próximo viaje planificado
• Next planned at: la hora de inicio del próximo viaje programado del conductor
• Available in: el lugar donde el conductor queda disponible, es decir, donde entrega su viaje actual
• Next planned event: cuál es realmente el próximo compromiso del conductor

Next planned event le dice si el próximo compromiso del conductor es otro viaje o tiempo fuera de la carretera, sin abrir la barra lateral. Los valores posibles son Trip, Hometime, Vacation, Restart, Sick or Emergency, Work order, Repair y Other. Un guion significa que no hay ningún compromiso próximo registrado. La columna se puede ordenar y filtrar. Esta columna se lee de la misma ventana de disponibilidad que Next planned at y Available in, así que las tres siempre describen el mismo evento. Su uso práctico es cargar al conductor en dirección a casa y no en sentido contrario: puede ver que tiene Hometime próximo sin abrir la barra lateral. La precisión de la disponibilidad depende de que los eventos del conductor estén actualizados. Actualice los eventos del conductor siempre que cambie su programación. Un conductor cuya disponibilidad no se ha recalculado desde que se agregó esta columna muestra un guion hasta que se cree o cambie su próxima asignación o evento de conductor.

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Barra lateral de activo

Al hacer clic en cualquier fila de la tabla Assets se abre la Asset Sidebar. La barra lateral incluye dos pestañas:

• Overview Tab: detalles del conductor y del activo, notas y resumen de disponibilidad
• Activity Tab: línea de tiempo cronológica de eventos del conductor

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Preguntas frecuentes

P: ¿Por qué no veo mis viajes en Dispatch Planner v2? R: Los viajes deben estar tendered como subsidiaria transportista para aparecer en el planificador. Las cargas tendered como subsidiaria de corretaje quedan excluidas. El viaje también debe estar en estado Open o Planned. Si el tender y el estado son correctos, verifica si algún filtro de columna activo está ocultando las filas. P: Mis activos no aparecen en el planificador. ¿Qué debo revisar? R: Confirma que se haya configurado una preferencia de asignación para el activo en Assets > Assignment Preferences. Los activos sin una preferencia configurada no se muestran en Dispatch Planner v2. También verifica si algún filtro de columna activo está ocultando las filas, y confirma que el conductor esté activo en tu cuenta. P: ¿Puedo personalizar qué columnas aparecen en las tablas? R: Sí. Usa el menú de configuración de columnas en la tabla Trips o en la tabla Assets para mostrar, ocultar y reordenar columnas. P: ¿Cómo guardo los cambios en las notas del conductor? R: Las notas se guardan automáticamente cuando haces clic fuera o presionas Enter después de editar. P: ¿Qué campos puedo editar directamente desde la cuadrícula? R: Puedes editar en línea los campos Dispatcher, Priority y Trip-Level Custom References desde la tabla Trips. P: ¿Por qué no puedo dejar el despachador vacío de nuevo desde la cuadrícula? R: El campo Dispatcher requiere un valor una vez que se ha establecido. Para borrar el despachador, abre la pantalla completa de edición del viaje y elimina el valor allí. P: No encuentro al despachador que quiero en el menú desplegable en línea. R: El menú desplegable muestra solo usuarios activos con acceso de despachador. Confirma que el usuario tenga el rol correcto asignado en tu cuenta. P: ¿Qué significan las filas de colores en la tabla Trips? R: El color de la fila indica el nivel de prioridad del viaje: sin color significa None, un tinte claro significa Low, un tinte medio significa Medium y un tinte oscuro significa High.

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Profundiza

• Assignment Preferences