Cómo conectar Sage Intacct a Alvys y configurar ajustes

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Resumen

El asistente connection Sage Intacct (también llamado Intacct) vincula una subsidiaria Alvys con una entidad Sage Intacct. Después del connect, las facturas AR se exportan, sincronizan y publican desde el Alvys a Sage y los pagos se importan desde Sage al Alvys en un cronograma de 12 horas. Configuras qué sincronización transacción types usa las pestañas AR configuración y AP configuración. Cada Alvys subsidiaria que desee connect requiere su propia connection separada.

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Antes de comenzar

• Sage Intacct la preparación debe estar completa: Web Services debe estar habilitado en su suscripción de Sage, AlvysMPP debe estar autorizado en Compañía > Web Services Autorizaciones y se debe crear un Web Services usuario con permisos “Todos” en los 10 módulos requeridos. Consulte Cómo prepararse Sage Intacct antes de conectar a Alvys antes de continuareding.
• Tenga listo su Sage Company ID, Web Services User ID y contraseña antes de iniciar el asistente.
• Solo los usuarios con el rol “Admin” o “Partner Admin” pueden acceder a configuración > Connectiones > Sage Intacct (el permiso “CompanyProfileManager” controla el acceso).

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Pasos

1. Selecciona tu filial Alvys. Vaya a configuración > Connectiones > Sage Intacct. Haga clic en Connect. En el menú desplegable, seleccione la Alvys filial que desea convertir de connect a Sage Intacct. Cada subsidiaria debe ser conectado por separado; Repita este proceso para cada filial que desee vincular.
2. Elija dónde se publicarán las transacciones en Sage. Seleccione cómo se enrutarán las transacciones Alvys en su estructura de entidad de Sage:
   • Matching child entities (Recomendado): Las transacciones se publican en la entidad Sage cuyo nombre coincide con la subsidiaria Alvys. Utilice esta opción si su estructura de Sage tiene entidades secundarias separadas para cada subsidiaria.
   • Top-level entity: Todas las transacciones se contabilizan en la entidad Sage de nivel superior, independientemente de qué subsidiaria Alvys las generó.

Importante: Esta selección es permanente y no se puede cambiar después de la configuración. Si necesita cambiar el destino de publicación más adelante, debe eliminarconnect la filial y reconnect con la configuración correcta. Si no está seguro de qué opción se aplica a su estructura Sage, consulte con su Sage administrator antes de continuareding. 3. Ingrese sus credenciales de Sage. Ingrese el Sage Intacct Company ID, el Web Services User ID y el contraseña para ese usuario. Alvys utiliza estas credenciales para autenticarse con Sage Web Services API. Haga clic en Connect para validar las credenciales y continuar. 4. Configurar AR configuración. En la pestaña AR configuración, configure qué transacciones accounts receivable se exportan a Sage:

• Export AR factura: Alternancia maestra. Esto debe estar habilitado para que se exporten transacciones AR. Al deshabilitar esta opción se detiene todas las exportaciones AR para esta subsidiaria, independientemente de la opción individual configuración.
• Include conductor bills in AR: Incluye cargos relacionados con el conductor en facturas AR exportadas a Sage.
• Export transportista Statements: Exporta transportista transacciones de extractos como facturas AR en Sage.
• Export E-check transacción: Exporta pagos de e-check como transacciones AR en Sage.
• Export deductions as credits on AR factura: Exporta las deducciones como partidas credit en la factura AR en lugar de como transacciones separadas.

5. Configurar AP configuración. En la pestaña AP configuración, configure qué transacciones accounts payable se exportan a Sage:
   • Export AP Bills: Alternancia maestra. Esto debe estar habilitado para que se exporten transacciones AP. Al deshabilitar esta opción se detiene todas las exportaciones de AP para esta subsidiaria, independientemente de la opción individual configuración.
   • Export conductor liquidación: Exporta extractos de liquidación de conductores como facturas AP en Sage.
   • Export transportista liquidación: Exporta transportista extractos de liquidación como facturas AP en Sage.
   • Export E-check transacción: Exporta pagos de e-check como transacciones AP en Sage.
   • Include combustible transacción: Incluye cargos de tarjeta de combustible como partidas en las facturas de AP.
   • Include peaje transacción: Incluye cargos de peaje como partidas en las facturas de AP.
   • Include accessorial expenses: Incluye cargos de accessorial como líneas de pedido en facturas AP.
   • Export transportista Statements: Exporta transportista transacciones de extractos como facturas AP en Sage. Esta es una opción separada de la opción AR configuración “Export transportista Statements”; cada uno controla un flujo de transacciones distinto.
   • Send transportista factura upon upload: Cuando está habilitado, Alvys exporta una factura AP transportista a Sage inmediatamenteedi cuando se carga un documento transportista factura en Alvys, en lugar de esperar el ciclo de sincronización programado next.

Importante: No puedes desactivar el último interruptor de sincronización active restante en una subsidiaria. Si solo hay una opción de sincronización habilitada e intentas desactivarla, Alvys evitará el cambio. Para pausar toda la sincronización sin desactivar, use el interruptor Primary Sync para esa subsidiaria, que actúa como un interruptor maestro de encendido/apagado para toda la connectión. 6. Configurar Advanced configuración. En la pestaña Advanced configuración, configure payment terms:

• Default Payment Terms: Establece el respaldo payment terms que se aplica cuando no se definen términos específicos para un cliente determinado o transportista. Esto controla la fecha de vencimiento y los términos que aparecen en las facturas AR y facturas AP exportadas en Sage.
• Custom Payment Terms: Defina payment terms para customers o transportista específicos para anular el valor predeterminado. Los términos personalizados se aplican solo a las coincidencias customers o transportista.
• Cross Subsidiary Billing: Si su entorno Sage utiliza facturación entre subsidiarias, habilite esta configuración cuando una carga sea invoiced por una subsidiaria y ofertada por otra. La filial factura As crea una factura de cliente y una factura intercompany para la filial Tender As. La subsidiaria Tender As crea una factura intercompany para la subsidiaria factura As y una factura de proveedor para el transportista o conductor. Cross Subsidiary Billing debe estar habilitado en ambos participantes subsidiaries para intercompany transacciones y transportista facturas para exportar correctamente.
• Dimension Mappings: Asigne dimensiones Sage Intacct (como Ubicación, Departamento y Clase) a Alvys fields (como Subsidiaria, Flota, Oficina, Conductor, Camión, Remolque o Tipo de contratista). Las dimensiones son etiquetas de categorización en Sage que le permiten dividir los datos financieros por segmento de negocio. Para detalles completos de 6⟧, consulte Sage Intacct: Dimensiones y Custom Fields.
• Custom Field Mappings: Asigna Sage custom fields a Alvys datos fields. Los Custom field le permiten insertar datos Alvys adicionales (como carga details, información del remitente y del destinatario, datos de despacho, nombres de conductores y números de equipos) en custom field en facturas y facturas de Sage. Para detalles completos de 10⟧, consulte Sage Intacct: Dimensiones y Custom Fields.

7. Save y verifique el connection. Haga clic en Save. Antes de que connection se convierta en active, Alvys ejecuta una verificación de conciliación para validar su configuración con Sage Intacct. Si se encuentran error, Alvys muestra una lista de los problemas junto con enlaces al paso del asistente donde se puede resolver cada error. Los error comunes incluyen: una cuenta GL asignada no existe en Sage, un valor de dimensión hace referencia a un valor eliminado de Sage o faltan los field requeridos. Corrija cada elemento marcado y haga clic en Save nuevamente. Si la conciliación se realiza correctamente, el estado de connection para esa subsidiaria se mostrará como Active en configuración > Connections > Sage Intacct. La primera sincronización se ejecutará en el ciclo de 12 horas programado next. Para confirmar que las transacciones se están exportando y revisar cualquier error, consulte Sage Intacct: Pagos y Error transacción.

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Resultado

Su filial Alvys ahora está conectado a Sage Intacct. Las facturas AR y las facturas AP se exportarán desde Alvys a Sage según su configuración configuración. Los pagos registrados en Sage se importarán nuevamente a Alvys en un cronograma de 12 horas. Cada subsidiaria que usted connect mantiene su propio AR, AP y Advanced configuración independientes.

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Modificar la configuración después de la instalación

Para cambiar AR, AP o Advanced configuración después del connect inicial:

1. Vaya a configuración > Connectiones > Sage Intacct.
2. Encuentra la filial whose configuración que deseas cambiar.
3. Haga clic en Edit para abrir el configuración de esa subsidiaria.
4. Seleccione la pestaña AR configuración, AP configuración o Advanced y realice los cambios.
5. Haga clic en Save.

El destino de publicación chosen durante el asistente connection no se puede modificar después de la configuración. Para cambiarlo disconnect el filial y reconnect.

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Configurar subsidiaries adicionales usando una plantilla

Después de completar su primera integración Sage Intacct, puede configurar subsidiaries adicional utilizando una integración existente como plantilla. El uso de una plantilla copia todos los AP configuración, AR configuración, las asignaciones de cuentas, dimension mappings y custom field mappings de la integración existente a la nueva subsidiaria.

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Cómo usar una plantilla

1. Vaya a configuración > Connectiones > Sage Intacct.
2. Haga clic en el botón para agregar una nueva integración.
3. En el menú desplegable, seleccione la Alvys filial que desea connect.
4. Elija dónde se publicarán las transacciones en Sage.
5. Ingrese sus credenciales de Sage y haga clic en Connect.
6. Cuando se le solicite elegir un método de configuración, seleccione “de una integración existente”.
7. Seleccione la integración existente que desea utilizar como plantilla.
8. Seleccione la entidad Sage para la nueva subsidiaria.
9. Revise el configuración copiado y realice cualquier cambio específico para la nueva filial.
10. Active la sincronización para activar el connection.

Después de crear una integración a partir de una plantilla, los cambios realizados en la integración de la plantilla no actualizan automáticamente integrations que se crearon a partir de ella. Cada integración debe mantenerse de forma independiente.

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Desconectar Sage Intacct

Para separarconnect una subsidiaria de Sage Intacct:

1. Vaya a configuración > Connectiones > Sage Intacct.
2. Encuentra la filial que deseas disconnect.
3. Haga clic en Disconnect.
4. Confirme la disconnection cuando se le solicite.

Disconnecting detiene todas las sincronizaciones futuras para esa subsidiaria. No elimina ningún dato de transacción exportado previamente en Sage Intacct.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo connect más de una Alvys subsidiaria a Sage Intacct? R: Sí. Cada filial conecta por separado a través del asistente. Repita el connection pasos para cada subsidiaria que desee connect. P: ¿Se pueden multiplicar Alvys subsidiaries connect a la misma entidad Sage? R: Sí. Múltiples subsidiaries pueden connect a la misma entidad Sage. Las transacciones de cada subsidiaria se publicarán de acuerdo con la configuración de destino de publicación configurada durante su configuración individual. P: ¿Cuál es la diferencia entre las opciones de publicación “Matching child entities” y “Top-level entity”? R: Matching child entities enruta las transacciones de cada subsidiaria a la entidad secundaria de Sage cuyo nombre coincide con esa Alvys subsidiaria. Top-level entity publica todas las transacciones en la empresa matriz Sage, independientemente de qué subsidiaria las generó. Consulta con tu Sage administrator para determinar qué opción coincide con tu estructura de Sage. P: ¿Puedo cambiar el destino de la publicación después de la configuración? R: No. El destino de publicación es permanente una vez que el connection es saved. Para cambiarlo, disconnect el subsidiario de configuración > Connectiones > Sage Intacct y reconnect con la configuración correcta. P: ¿Qué sucede si desactivo la opción Export AR factura o Export AP Bills? R: Desactivar cualquiera de las opciones principales detiene todas las exportaciones AR o AP para esa subsidiaria. Los conmutadores de transacciones individuales (como conductor liquidación o e-checks) no se exportarán incluso si sus conmutadores individuales permanecen habilitados. P: ¿Qué roles Alvys pueden acceder al Sage Intacct connection configuración? R: Los usuarios con el rol “Admin” o “Partner Admin” pueden acceder a configuración > Connectiones > Sage Intacct a connect, edit o disconnect integrations. P: ¿Qué hace “Send transportista factura upon upload”? R: Cuando esta opción está habilitada, Alvys exporta una factura AP transportista a Sage inmediatamenteedi cuando se carga un documento transportista factura en Alvys, en lugar de esperar el next ciclo de sincronización programado de 12 horas. P: ¿Cómo pausar temporalmente la sincronización sin desactivarla? R: Utilice el interruptor Primary Sync para la filial. Esto actúa como un interruptor maestro de encendido/apagado para todo el connection. No puedes desactivar la última active alternancia de sincronización individual; si intentas hacerlo, Alvys evitará el cambio y tendrás que usar el botón Primary Sync en su lugar. P: ¿Qué credenciales necesito ingresar en el asistente connection? R: Necesita el Sage Intacct Company ID, el User ID del usuario Web Services creado para Alvys y el contraseña de ese usuario. Recójalos de Sage antes de iniciar el asistente. P: ¿Qué debo hacer si el asistente connection devuelve una autenticación error? R: Verifique que las credenciales de usuario de Sage Web Services sean correctas, que Web Services esté habilitado en su suscripción de Sage y que AlvysMPP aparezca en Empresa > Web Services Autorizaciones en Sage. Consulte Cómo prepararse Sage Intacct antes de Connect llegar a Alvys para obtener la lista de verificación completa de prerequisites. P: ¿disconnecting Sage Intacct elimina mis datos históricos? R: No. Disconnecting detiene futuras sincronizaciones pero deja intactas todas las transacciones exportadas previamente en Sage Intacct. P: ¿Puedo configurar diferentes AR y AP configuración para diferentes subsidiaries? R: Sí. Cada filial tiene sus propios AR configuración, AP configuración y Advanced configuración. Los cambios en el configuración de una filial no afectan a ninguna otra filial. P: ¿Para qué se utilizan los Custom Payment Terms? R: Custom Payment Terms te permite definir payment terms para customers o transportista específicos, anulando el Default Payment Terms para las partes hose. Esto controla la fecha de vencimiento y los términos que aparecen en las facturas AR y facturas AP exportadas en Sage. P: Si habilito “Export transportista Statements” tanto en AR configuración como en AP configuración, ¿transportista statements exportará dos veces? R: No. Los alternadores AR y AP “Export transportista Statements” controlan flujos de transacciones separados. La palanca AR exporta transportista ingresos facturas; el AP alterna exportaciones transportista facturas de costos. Cada uno controla un conjunto distinto de transacciones. P: ¿Qué sucede con las transacciones que se crearon antes de que se estableciera el connection? R: Solo las transacciones creadas o modificadas después de que se establezca la connectión se exportarán a Sage. Los datos históricos anteriores a la fecha connection no se exportan automáticamente. Si necesita traer datos históricos a Sage, debe hacerlo manualmente dentro de Sage Intacct. P: ¿Qué significa si el cheque de conciliación marca una cuenta del libro mayor error después de guardar? R: Significa que una cuenta GL que asignaste en Alvys no existe o está enactive en tu Sage Intacct Chart of Accounts. Regrese al paso de asignaciones de cuentas en el asistente, corrija la asignación marcada y haga clic en Save nuevamente.

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Profundizar

• Cómo prepararse Sage Intacct antes de Connect llegar a Alvys
• Sage Intacct: Asignaciones de cuentas
• Sage Intacct: Pagos y Error transacción