Cómo preparar Sage Intacct antes de conectarse a Alvys

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Resumen

Alvys conecta a Sage Intacct usando el Sage Web Services API. Before you start el asistente connection en Alvys, un Sage administrator debe finalizar una serie de tareas de configuración en Sage Intacct. Estas tareas se configuran una sola vez. Una vez que hayan terminado, la misma configuración supports será la futura Alvys subsidiaries connect para esa entidad Sage.

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Funciones no soportadas

Las siguientes capacidades no están disponibles en la integración Sage Intacct:

• Dimensiones personalizadas (aplicaciones de plataforma): Las dimensiones personalizadas de las aplicaciones de plataforma Sage no están supported. Solo los 11 tipos de dimensiones estándar de Sage (como Ubicación, Departamento y Clase) están disponibles en Alvys. Si ha configurado dimensiones personalizadas a través del marco de Sage Platform Apps, those no aparecerá en la Alvys connection configuración.
• Gasto Management: Los datos de Sage Spend Management no se sincronizan mediante esta integración.
• Exportación de pagos: Los pagos no se pueden exportar desde Alvys a Sage a través de esta integración.
• Migración de datos históricos: Las transacciones existentes en Sage o Alvys no se migran cuando usted connect. Solo se sincronizarán las transacciones nuevas creadas después de establecer la connection.
• Integración de nómina: Los datos de nómina no están incluidos en esta integración.

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Requisitos de Alvys

Antes de comenzar la configuración de la integración, asegúrese de que los siguientes elementos estén configurados en Alvys.

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Filiales Alvys

Se debe configurar al menos una subsidiaria en Alvys antes de poder configurar la integración Sage Intacct. Cada integración connection está vinculada a una filial específica. Si tiene varios subsidiaries, primero configurará la integración para una subsidiaria. Una vez que esté completo, puede configurar subsidiaries adicionales usando la configuración original como plantilla para save tiempo.

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ID de cuentas externas (recomendado)

Durante la configuración, Alvys vincula customers, transportista y conductor a sus registros correspondientes en Sage Intacct utilizando uno de dos métodos:

• External Accounting ID coincidencia (recomendado): Alvys coincide con registros utilizando el External Accounting ID asignado a cada perfil, que debe asignarse directamente al ID de cliente o ID de proveedor correspondiente en Sage Intacct.
• Coincidencia de nombres: Si no se proporciona un External Accounting ID, Alvys intentará hacer coincidir los registros por nombre. Si bien supported, este método es menos confiable y puede result no coincidir si los nombres no son idénticos entre los dos sistemas. La coincidencia de nombres no distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero puede producir result inesperados si varias entidades en Sage Intacct comparten el mismo nombre.

Para disfrutar de la experiencia de integración más fluida, configure External Accounting ID en sus perfiles de Cliente, transportista y Conductor para la filial correspondiente en Alvys antes de activar la integración.

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Dónde configurar ID de contabilidad externa

• Customers: Abra el perfil del cliente/corredor, luego acceda al cuadro de diálogo External Accounting ID.
• transportista: Abra el perfil transportista, luego acceda al cuadro de diálogo External Accounting ID.
• conductor: Abra el perfil del conductor y luego acceda al cuadro de diálogo External Accounting ID.

Al configurar el External Accounting ID, asegúrese de configurarlo para la entidad o subsidiaria correcta; el vinculado a la integración Sage Intacct que estás configurando. Los ID son específicos de la subsidiaria, por lo que un valor establecido para la entidad incorrecta no coincidirá durante la sincronización.

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Antes de comenzar

Antes de comenzar, confirme lo siguiente:

• Debe tener acceso administrator tanto a su cuenta Sage Intacct como a su cuenta Alvys.
• Solo los usuarios “Admin”, “Partner Admin” y “Support” en Alvys pueden acceder a configuración > Connections > Sage Intacct para ejecutar el asistente connection. Confirme que la persona que completa la configuración tenga uno de estos roles antes de continuar.
• Tenga listas las credenciales de su empresa Sage, incluido su Sage Company ID, el Web Services user ID que creará en el Paso 2 y el contraseña de ese usuario.

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Pasos

1. Habilite la suscripción Web Services en Sage. En Sage Intacct, vaya a Empresa > Suscripciones y confirme que Web Services esté habilitado. Si no aparece como active, comuníquese con su cuenta de Sage administrator para activarla antes de continuar. El connection al Alvys no se puede establecer sin esta suscripción.
2. Cree un usuario Web Services dedicated en Sage. Cree un usuario en Sage Intacct específicamente para la integración Alvys. El uso de un usuario exclusivo edi (en lugar de un inicio de sesión personal) mantiene estable la integración si las cuentas de usuario individuales cambian o se desactivan. Establezca el tipo de usuario en Usuario empresarial y habilite el acceso Web Services para ese usuario.
3. Agregue Alvys a las aplicaciones cliente autorizadas en Sage. Alvys se comunica con Sage utilizando el ID del remitente AlvysMPP. Debe autorizar a este remitente antes de que Alvys pueda autenticarse con su cuenta de Sage.
4. En Sage Intacct, vaya a Empresa > Web Services Autorizaciones.
5. Haga clic en Agregar.
6. Ingrese el ID del remitente: AlvysMPP.
7. Haga clic en Save.
8. Confirma que AlvysMPP ahora aparece en la lista de autorizados.
9. Asigne permisos de rol Web Services en Sage. El usuario Web Services creado en el Paso 2 debe tener acceso “Todos” para cada uno de los siguientes módulos de Sage. Vaya a la función asignada al usuario en Sage y establezca el nivel de permiso en “Todos” para cada módulo que se enumera a continuación:
   • Administración
   • Compañía
   • Efectivo Management
   • Libro mayor
   • Accounts Payable
   • Servicios de plataforma
   • Accounts Receivable
   • Control de inventario
   • Entrada de pedido
   • Fijo Assets Management

Los permisos incompletos en cualquier módulo provocarán fallas de exportación o sincronización después de que se establezca la connection. Por ejemplo, si Accounts Payable no está configurado en “Todos”, las facturas de AP para transportista y conductor liquidación no se publicarán en Sage. 10. Reúna sus credenciales de Sage connection. Antes de iniciar el asistente Alvys connection, recopile lo siguiente de Sage Intacct:

• Company ID
• User ID (el usuario Web Services dedicated creado en el Paso 2)
• contraseña para ese usuario

Ingresarás estas credenciales en el asistente Alvys connection en configuración > Connections > Sage Intacct. 11. (Opcional) Planifique su asignación de dimensiones. Si planea usar dimensiones de Sage (como Ubicación, Departamento o Clase) para etiquetar Alvys transacciones, identifique los tipos de dimensiones que usará antes de conectar. Puede configurar dimension mappings después de que el connect se establezca en configuración > Connectiones > Sage Intacct. Este paso no es necesario para completar la connection inicial. 12. (Opcional) Planifique su mapeo custom field. Si desea pasar datos de carga o viaje de Alvys adicionales a Sage custom field, identifique qué Sage custom field mapeará antes de connect. Puede configurar custom field mappings después de que el connect se establezca en configuración > Connectiones > Sage Intacct. Este paso no es necesario para completar el connection inicial. 13. Confirme el acceso del usuario en Alvys. Solo los usuarios “Admin”, “Partner Admin” y “Support” en Alvys pueden acceder a configuración > Connections > Sage Intacct para ejecutar el asistente connection. Confirme que la persona que completa la configuración tenga uno de estos roles antes de navegar a Alvys para comenzar.

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Resultado

Cuando todo lo requerido pasos anterior esté completo, su cuenta Sage Intacct estará lista para el asistente Alvys connection. Navegue a configuración > Connectiones > Sage Intacct en Alvys para comenzar el connection. pasos 6 y 7 son opcionales y pueden ser completed en cualquier momento después de que se establezca el connect.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Necesito crear un nuevo usuario de Sage específicamente para Alvys o puedo usar un usuario existente? R: Se recomienda encarecidamente crear un usuario edicated Web Services para Alvys. El uso de una cuenta de usuario personal corre el riesgo de romper la integración si las credenciales de ese usuario cambian o la cuenta se desactiva. P: ¿Cuál es el ID de remitente que debo ingresar en Sage? R: El ID del remitente para Alvys es AlvysMPP. Ingrese esto exactamente como se muestra al agregar una entrada en Empresa > Web Services Autorizaciones en Sage. P: ¿Qué sucede si no configuro los permisos “Todos” en un módulo de Sage? R: La integración será connect, pero las transacciones relacionadas con ese módulo no se podrán exportar. Por ejemplo, si Accounts Payable no está configurado en “Todos”, las facturas de AP para transportista y conductor liquidación no se publicarán en Sage. P: ¿Se pueden multiplicar Alvys subsidiaries connect a la misma entidad Sage? R: Sí. Múltiples Alvys subsidiaries pueden connect a la misma entidad Sage. Cada filial se configura por separado en el asistente Alvys connection. P: ¿Qué pasa si Web Services no está disponible en mi suscripción de Sage? R: Web Services debe estar habilitado en su suscripción Sage Intacct antes de connect pasar a Alvys. Comuníquese con su administrador de cuentas de Sage o con Sage support para agregar el módulo Web Services a su suscripción. P: ¿Qué funciones Alvys pueden completar la configuración connection? R: “Admin”, “Partner Admin” y “Support” los usuarios pueden acceder a configuración > Connections > Sage Intacct para completar el asistente de connection.

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Profundizar

• conectar Sage Intacct a Alvys y configurando configuración