Cómo preparar Business Central antes de conectarse a Alvys

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Resumen

Antes de connect Alvys a Business Central, su entorno BC debe estar configurado (preparado) para recibir y publicar datos de Alvys. Este artículo recorre siete áreas de requisitos previos. Omitir o completar parcialmente cualquiera de estas áreas puede provocar fallas de sincronización, facturas “fuera de saldo” error o problemas de bloqueo de registros después de que la integración sea active.

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Antes de comenzar

Rol requerido: La configuración de la integración de contabilidad en Alvys requiere el permiso “CompanyProfileManager”, disponible para usuarios con el rol Admin, Partner Admin o Support. Prerequisites antes de comenzar:

• Tiene acceso de configuración administrator o equivalente en su entorno Business Central.
• Ha determinado su estructura organizativa: si cada subsidiaria Alvys se asigna a una empresa BC separada (Opción A) o si está utilizando el complemento Binary Stream Multi-Entity Management (MEM) con varias entidades legales que comparten una base de datos BC (Opción B).
• La cuenta de usuario de integración en BC se ha creado y está disponible para la asignación de permisos.
• Aún no estás activo en la integración Alvys. Cambiar la arquitectura de la empresa después de que la integración sea active conlleva un riesgo significativo de conciliación de datos.

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Pasos

1. Configuración y arquitectura de la empresa.

El primer paso y el más crítico es definir cómo está estructurada su organización subsidiaries en Business Central. Elija la opción que coincida con su estructura organizacional. Opción A: Separado Companies (configuración de chaleco estándar) En esta configuración, cada filial es un entorno independiente con sus propios datos privados. Cada Alvys filial se asigna directamente a su propia Business Central empresa en una proporción 1:1. Las transacciones de una filial no pueden mezclarse con las de otra.

1. En la barra de búsqueda de BC, escriba Companies y seleccione el enlace.
2. Seleccione Nuevo > Crear nueva empresa.

Para obtener más información sobre cómo crear companies en BC, consulte: Crear nuevo Companies en Business Central Durante la configuración de la integración Alvys, seleccione el nombre de la empresa de destino para vincular la subsidiaria correcta. Opción B: Multi-Entity Management (complemento MEM) Esta opción utiliza la extensión Binary Stream Multi-Entity Management (MEM), que permite que varias entidades jurídicas, subsidiaries o sucursales operen dentro de una única base de datos de empresas de BC. Cada transacción está etiquetada con un Código de Entidad para identificar a la subsidiaria.

1. Busque Multi-Entity Management Configuración y confirme que esté habilitado.
2. Busque MEM Configuración de entidad y agregue cada subsidiaria como una nueva línea.
3. Asigne un Global Dimension (normalmente Dimensión 1) para representar sus entidades.
4. Busque MEM Configuración de seguridad de usuario y asigne el User ID a cada código de entidad que utilizará Alvys.

Para obtener más información sobre la extensión MEM, consulte: Multi-Entity Management Overview (Binary Stream) Durante la configuración de integración Alvys con MEM: habilite la casilla de verificación Subsidiaria, luego vincule manualmente cada subsidiaria Alvys al código de entidad MEM específico definido en BC. 5. Licencias y Permisos. El usuario de integración en BC requiere un tipo de licencia específico y un conjunto de permisos para permitir que Alvys lea y escriba datos financieros. Requisitos de licencia Solo licencias de usuario completas support el acceso de lectura/escritura API requerido por Alvys. Los tipos de licencia Supported son Dynamics 365 Business Central Essentials y Dynamics 365 Business Central Premium. Una licencia Team Member no está supported: Microsoft restringe esta licencia al acceso de solo lectura para la mayoría de las tablas financieras. Alvys necesita escribir datos (crear sales factura y purchase factura), por lo que una licencia Team Member no puede autorizar el API connection. Lista de verificación de permisos El usuario de integración debe tener acceso a: inicio de sesión Acceso, Permiso local, Customers, Proveedores, Artículos, Sales factura, Purchase factura, Asientos del libro mayor y Dimensiones. Conjuntos de permisos recomendados Agregue los siguientes cuatro conjuntos de permisos a la Tarjeta de usuario del usuario de integración en BC:

1. “ACCESO COMPLETO AL BUS D365”: el conjunto principal para acceso completo de lectura/escritura/modificación a los datos comerciales.
2. “AUTOMATIZACIÓN D365”: necesaria para permitir que llamadas externas API desde Alvys ejecuten tareas en segundo plano.
3. “LOCAL”: proporciona acceso a la base de datos específica de la región necesaria para la lógica de publicación.
4. “inicio de sesión”: el conjunto básico necesario para acceder al entorno BC.

Configuración pasos: 5. En BC, busque Usuarios y seleccione el usuario de integración. 6. Desplácese hasta la pestaña Conjuntos de permisos de usuario. 7. Agregue los cuatro conjuntos de permisos enumerados anteriormente. 8. Asegúrese de que la columna Empresa esté en blanco para que los permisos se apliquen a todos los companies y entidades. 9. Chart of Accounts. Alvys requiere que las cuentas active del libro mayor (G/L) en BC registren ingresos y gastos. Estas cuentas deben existir y estar configuradas para publicación directa antes de la primera sincronización. 10. En BC, busque Chart of Accounts. 11. Seleccione Nuevo para crear cuentas para Transporte ingresos y transportista gastos. 12. Establezca Ingresos/Saldo en Estado de resultados para las cuentas ingresos y gastos. 13. Asegúrese de que Publicación directa esté activada para que API pueda publicar en estas cuentas. 14. Posting Groups. Posting groups son reglas asignadas a cada cliente o proveedor que le indican a Business Central qué categoría de cuenta usar cuando se registra una transacción. Incluso cuando Alvys envía una cuenta específica, BC verifica el grupo contable para confirmar que la transacción es válida. Configure posting groups para su customers y proveedores antes de connect realizar la integración. Para obtener más información, consulte: Configuración Posting Groups 15. Configuración de impuestos. Business Central calcula el impuesto para los datos enviados por Alvys. El impuesto debe configurarse en BC antes de conectar; La configuración de impuestos faltante o incompleta provoca “fuera de equilibrio” error en las facturas. 16. Busque Tax Groups y cree un código (por ejemplo, IMPUESTO). 17. Busque Áreas fiscales y defina las regiones donde opera. 18. Vincule el grupo fiscal y el área fiscal a sus tarjetas de cliente y proveedor en la pestaña Facturación. 19. Configuración de lotes de diario. BC incluye un lote nativo PREDETERMINADO para general journals. Se recomienda encarecidamente crear un lote ALVYS dedicado, aunque no es estrictamente obligatorio. Un lote dedicado a edi evita conflictos de bloqueo de registros con usuarios manuales y garantiza una trazabilidad clara de todas las transacciones automatizadas publicadas por Alvys. 20. Busque General Journal Lotes. 21. Seleccione Nuevo y asigne un nombre al lote ALVYS. 22. Asegúrese de que No. Se asigna una serie para que BC pueda generar automáticamente números de documentos. 23. Confirme que la cuenta de usuario de integración tenga permiso explícito para publicar dentro de este lote de diario específico. 24. IRS 1099 Configuración (solo EE. UU. companies). Este paso se aplica solo a los companies estadounidenses que funcionan con transportista sujetos a informes IRS 1099. Si esto no se aplica a su organización, omita este paso. 25. Busque 1099 Cuadros de formulario y asegúrese de que códigos como NEC-01 sean active. 26. Abra la Tarjeta de proveedor para el transportista correspondiente y navegue hasta la pestaña Pagos. 27. Seleccione el código correcto en IRS 1099 Código field.

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Resultado

Después de completar todo el pasos aplicable, su entorno Business Central está listo para connect a Alvys. Tendrás:

• Una arquitectura de empresa confirmada (companies o MEM separada) con subsidiaries configurado.
• Un usuario de integración con la licencia correcta y los cuatro conjuntos de permisos asignados.
• Cuentas del L/M active y configuradas para permitir la publicación directa.
• Posting groups configurado para su customers y proveedores.
• Tax Groups y Áreas Fiscales definidas y vinculadas a tarjetas de clientes y proveedores.
• Un lote de diario dedicated ALVYS (recomendado) con un No. Serie asignado.
• IRS 1099 códigos configurados en tarjetas de proveedores (si corresponde).

Ahora puede proceder a la configuración de connection y configuración en Alvys en Management > Integrations.

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Solución de problemas

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Permiso establecido error al sincronizar una factura

Esto error ocurre cuando faltan los conjuntos de permisos “D365 AUTOMATION” o “D365 BUS FULL ACCESS” del usuario de integración, o cuando la columna Empresa en la Tarjeta de usuario no se deja en blanco. Paso 1: Busque Usuarios en BC y abra el registro del usuario de integración. Paso 2: Desplácese hasta la pestaña Conjuntos de permisos de usuario y verifique que “ACCESO COMPLETO AL BUS D365”, “AUTOMATIZACIÓN D365”, “LOCAL” y “inicio de sesión” estén todos en la lista. Paso 3: Marque la columna Empresa para cada conjunto de permisos. Si aparece el nombre de una empresa, bórrelo para que los permisos se apliquen a todas las entidades. Paso 4: Vuelva a intentar la sincronización desde Alvys (Management > Integrations > seleccione la integración Business Central > sincronización). Si el error persiste después de que a los cuatro conjuntos se les haya asignado un field de empresa en blanco, comuníquese con Alvys support y proporcione el mensaje error exacto.

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Error fuera de saldo en facturas

Esto error ocurre cuando el impuesto calculado por Business Central difiere del total enviado por Alvys, más comúnmente porque Tax Groups o las Áreas Fiscales no están configuradas o no están vinculadas a la tarjeta de cliente o proveedor. Paso 1: Busque Tax Groups en BC y confirme que al menos un código (por ejemplo, IMPONIBLE) sea active. Paso 2: Busque Áreas fiscales y confirme que las regiones donde opera estén definidas. Paso 3: Abra la Tarjeta de cliente o la Tarjeta de proveedor para el registro afectado y navegue hasta la pestaña Facturación. Confirme que se hayan asignado un grupo fiscal y un área fiscal. Paso 4: Vuelve a intentar la sincronización desde Alvys. Si el error persiste después de confirmar la configuración de impuestos, comuníquese con Alvys support y proporcione el nombre del cliente o proveedor afectado.

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Error de bloqueo de registros en asientos de diario

Esto error ocurre cuando un usuario manual utiliza el lote DEFAULT general journal al mismo tiempo que Alvys intenta publicar una entrada automática. Paso 1: Busque General Journal Lotes en BC. Paso 2: Confirme que existe un lote ALVYS. Si no es así, créelo según el paso 6 anterior. Paso 3: Confirme que el usuario de la integración tenga permiso para publicar en el lote ALVYS. Paso 4: En Alvys, vaya a Management > Integrations > seleccione la integración Business Central > confirme que el lote de diario esté configurado en ALVYS en lugar de DEFAULT. Si el bloqueo de registros error continúa después de cambiar a un lote dedicated, comuníquese con Alvys support.

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El usuario de integración no puede iniciar sesión en BC

Esto error ocurre cuando falta el conjunto de permisos “inicio de sesión” o cuando la cuenta del usuario de integración no tiene acceso a la empresa BC específica que es integrated. Paso 1: Busque Usuarios en BC y abra el usuario de integración. Paso 2: Confirme que el conjunto de permisos “inicio de sesión” aparece en Conjuntos de permisos de usuario con una columna de empresa en blanco. Paso 3: Confirme que el usuario tiene acceso a la empresa de destino. Si usa MEM, confirme que el usuario esté asignado a todos los códigos de entidad relevantes en MEM Configuración de seguridad del usuario. Si el usuario aún no puede iniciar sesión después de confirmar los permisos, comuníquese con Alvys support.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Cómo sé si debo usar Separar Companies o Multi-Entity Management (MEM)? R: Utilice Separado Companies si cada subsidiaria opera de forma independiente con su propia contabilidad, usuarios e informes. Utilice MEM si desea que varias entidades legales operen dentro de un entorno compartido con usuarios e informes centralizados. Si está utilizando la extensión Multi-Entity Management de Binary Stream, debe configurar cada subsidiaria Alvys para que se asigne a un código de entidad MEM específico durante la configuración Alvys. P: ¿Puedo cambiar de la Opción A (Separada Companies) a la Opción B (MEM) después de que la integración esté activa? R: Cambiar de arquitectura después de que la integración esté activa requiere una reasignación completa de todas las entidades, customers y proveedores, y puede provocar problemas importantes de conciliación de datos en su Libro Mayor. Finalice su estructura organizacional en BC antes de conectar Alvys. P: ¿Tienen Alvys support las dimensiones de los activos si no estoy usando el complemento MEM? R: Sí. Incluso en una configuración empresarial estándar 1:1, aún puede asignar Alvys assets a las dimensiones BC (como camiones o conductor) para obtener informes granulares. No necesitará una dimensión Subsidiaria para identificar la entidad jurídica en sí, porque el libro mayor ya es específico de la entidad. P: Tengo una licencia Team Member; ¿Por qué no puedo usarlo para la integración? R: Microsoft restringe las licencias de Team Member al acceso de solo lectura para la mayoría de las tablas financieras. Debido a que Alvys necesita escribir datos (crear Sales factura y Purchase factura), se requiere una licencia Business Central Essentials o Premium para autorizar el API connection. P: ¿Realmente necesito un lote edicated ALVYS General Journal? R: Si bien puede usar el lote PREDETERMINADO, un lote edicated ALVYS evita el bloqueo de registros errors. Si un usuario tiene abierto el lote DEFAULT mientras Alvys intenta publicar una entrada automatizada, la transacción puede fallar. Un lote separado proporciona un carril limpio para el tráfico API. P: ¿Cómo maneja Alvys los impuestos sobre las ventas? R: Alvys envía los datos de las partidas, pero Business Central es la fuente de verdad para los cálculos de impuestos. Debes tener Tax Groups y Áreas Fiscales configuradas en BC. Si el impuesto calculado por BC difiere del total enviado por Alvys, la factura puede encontrarse en estado Fuera de equilibrio. P: ¿Es necesario configurar todos los Chart of Accounts y companies antes de exportar transacciones? R: Sí. Sus cuentas de mayor, Posting Groups y Dimensiones deben estar completamente configuradas en BC antes de la primera sincronización. Alvys no puede publicar en una cuenta o empresa que aún no exista en el entorno de BC.

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Profundizar

• How to connect Business Central a Alvys y configurar configuración: 2. Business Central Connection y configuración Configuración
• Business Central Colección de integración: Business Central Colección de integración