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Se aplica a: Admin · Support · Partner AdminMódulo: Management > IntegrationsProveedor: QuickBooks Online (Intuit) · Tipo de integración: Bidireccional · Dirección: Alvys exporta facturas y cuentas por pagar de transportistas a QuickBooks Online; el estado de pago se sincroniza de QuickBooks Online a Alvys.Alvys se integra con QuickBooks Online (QBO) para sincronizar facturas y cuentas por pagar de transportistas desde Alvys hacia QBO y recibir actualizaciones de estado de pago de vuelta en Alvys; este artículo explica qué hace la integración, qué debe configurar en QBO antes de conectar y dónde encontrar cada paso de configuración.

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Resumen

La integración Alvys y QuickBooks Online crea una conexión contable bidireccional entre su sistema de gestión de transporte y su plataforma contable. Alvys exporta facturas de clientes y cuentas por pagar de transportistas a QBO automáticamente una vez que una carga se procesa para facturación. El estado de pago luego se sincroniza de QBO a Alvys para que su equipo pueda ver cuentas por cobrar y por pagar actualizadas sin entrada manual de datos. Este artículo cubre qué hace la integración, los requisitos de plan y cuenta de QBO que debe cumplir antes de conectar, y enlaces a cada paso de configuración en el orden recomendado. Términos relacionados: QuickBooks Online, sincronización contable QBO, integración contable TMS, exportación de facturas y cuentas por pagar.

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Dónde encontrarlo

Para acceder a la configuración de integración de QuickBooks Online, vaya a Management > Integrations en Alvys. Necesita el permiso “CompanyProfileManager” para acceder y configurar esta página. Este permiso está disponible para usuarios con rol Admin, Support o Partner Admin.

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Conceptos clave

Qué se sincroniza de Alvys a QBO Alvys envía dos tipos de transacciones a QuickBooks Online:
  • Facturas de clientes: se crean cuando se factura una carga en Alvys y se vinculan al registro de cliente correspondiente en QBO.
  • Cuentas por pagar de transportistas y proveedores: se crean cuando se finaliza la cuenta por pagar del transportista o la liquidación del conductor de una carga en Alvys.
Qué se sincroniza de QBO a Alvys Cuando se registra un pago en QBO contra una factura o cuenta por pagar, QBO devuelve el estado de pago a Alvys. Esto mantiene sus cuentas por cobrar y por pagar en Alvys actualizadas sin requerir entrada duplicada de datos. Requisitos de plan QBO QuickBooks Online ofrece cuatro tipos de plan: Simple Start, Essentials, Plus y Advanced. El plan que use determina qué funciones de Alvys están disponibles. QBO Simple Start no se recomienda para usuarios de Alvys. Aunque permite facturación a clientes, no incluye el módulo Accounts Payable. Como la función Bills está restringida en Simple Start, Alvys no puede sincronizar cuentas por pagar de transportistas, liquidaciones de conductores u obligaciones de proveedores en este plan. Solo se rastrearía el lado de ingresos de sus cargas. QBO Essentials es el plan mínimo requerido para una integración funcional con Alvys. Incluye la función Manage Bills, que permite a Alvys sincronizar tanto facturas de clientes como cuentas por pagar de transportistas o proveedores. QBO Plus y QBO Advanced son los planes recomendados para flotas y corredurías en crecimiento. Estos niveles admiten Location y Class Tracking, que se usan en Alvys para segmentar datos financieros por terminal, departamento o división de negocio como operaciones de activos frente a corretaje. Preparación del Chart of Accounts Antes de conectar Alvys a QBO, su Chart of Accounts debe incluir las cuentas a las que Alvys registrará transacciones. Como mínimo, confirme que tiene cuentas establecidas para:
  • Accounts Receivable: para facturación a clientes.
  • Accounts Payable: para obligaciones de transportistas y proveedores.
  • Cuentas de ingresos: categorizadas para linehaul, recargos de combustible y accesorios.
  • Cuentas de gastos: categorizadas para transporte comprado y liquidaciones de conductores.
Custom transaction numbers Si desea que las facturas QBO usen sus números de carga de Alvys, debe habilitar el interruptor Custom transaction numbers en QBO antes de conectar. Este ajuste está en QBO en Settings (Gear Icon) > Account and Settings > Sales > Sales form content. Configure Custom transaction numbers en ON. Si se deja desactivado, QBO ignora la numeración de Alvys y asigna sus propios números de factura secuenciales. Este interruptor se aplica solo a formularios de ventas; para cuentas por pagar, QBO permite que Alvys envíe el load ID o settlement ID al campo de número de referencia sin un interruptor separado. Períodos contables cerrados Si sus libros QBO están cerrados para un período específico, QBO bloqueará que Alvys sincronice cualquier factura o cuenta por pagar con fecha dentro de ese período cerrado. Compruebe su fecha de cierre en QBO en Settings > Advanced > Accounting antes de iniciar exportaciones. Custom fields Los custom fields están disponibles en todos los planes QBO. El número de custom fields que puede crear varía según el nivel de suscripción.

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Cómo usarlo

La integración QBO se configura y administra mediante una serie de pasos de configuración. Complételos en el siguiente orden:
  1. QuickBooks Online Prerequisites (Start Here): configure su plan QBO, chart of accounts, períodos contables abiertos y custom transaction numbers antes de conectar.
  2. How to Connect and Configure QuickBooks Online in Alvys: autorice la conexión OAuth entre Alvys y QBO, y configure ajustes de sincronización de ingresos y gastos, consolidación de driver bills, requisitos de factura de transportista y mapeo de subsidiaria o flota.
  3. How to Map Accounts for QuickBooks Online: vincule partidas de transacciones de Alvys con su QBO Chart of Accounts usando cuentas de respaldo predeterminadas y mapeos específicos para cargas, viajes, accesorios y otras partidas.
  4. How to Export and Manage Transactions in QuickBooks Online: comprenda cómo Alvys envía datos a QBO, cómo se hacen coincidir o crean clientes y proveedores en QBO, y los protocolos para modificar o revertir transacciones exportadas.
  5. Alvys Payment Synchronization for Accounting Integrations: comprenda cómo los pagos manuales y basados en factoring se exportan a QBO y cómo los registros de pago de QBO se sincronizan de vuelta a Alvys.
  6. QuickBooks Online: Identifying and Resolving Failed Transactions: administre la cola de exportación y resuelva errores comunes de API de QBO.

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Configuración y permisos

El acceso a la página Integrations requiere el permiso “CompanyProfileManager”. Los usuarios sin este permiso no verán la opción Integrations en su menú de cuenta. Este permiso está disponible para usuarios con rol Admin, Support o Partner Admin. Solo se puede conectar un archivo de empresa QBO por entidad legal de Alvys. Si su organización tiene varias entidades legales en Alvys, cada entidad debe conectarse a su archivo de empresa QBO correspondiente por separado.

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Límites y comportamiento

  • La integración requiere QBO Essentials o superior. Simple Start no admite el módulo Accounts Payable y no puede recibir cuentas por pagar de transportistas o liquidaciones de conductores desde Alvys.
  • Las transacciones con fecha dentro de un período contable QBO cerrado serán bloqueadas por QBO y no se sincronizarán. Abra primero el período relevante en QBO, luego vuelva a exportar las transacciones afectadas desde Alvys.
  • Si Custom transaction numbers no está habilitado en QBO antes de realizar la conexión, QBO asignará sus propios números secuenciales a las facturas y no usará los números de carga de Alvys.
  • Location y Class Tracking, usados para mapear subsidiarias y flotas de Alvys a segmentos QBO, requieren QBO Plus o QBO Advanced.

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Preguntas frecuentes

P: ¿Cuál es el plan mínimo de QuickBooks Online requerido para la integración Alvys? R: QBO Essentials es el plan mínimo requerido porque incluye la función Manage Bills. Simple Start permite facturación a clientes pero no admite el módulo Accounts Payable necesario para sincronizar cuentas por pagar de transportistas y liquidaciones de conductores. P: ¿Por qué se recomiendan QBO Plus y Advanced sobre Essentials? R: QBO Plus y Advanced admiten Location y Class Tracking, que se usan en Alvys para segmentar datos financieros por terminal, departamento o división de negocio como operaciones de activos frente a corretaje. P: ¿Qué cuentas deben estar en mi Chart of Accounts antes de sincronizar? R: Como mínimo debe tener cuentas para Accounts Receivable, Accounts Payable, Income (para linehaul, recargos de combustible y accesorios) y cuentas Expense (para transporte comprado y liquidaciones de conductores). P: ¿Se admiten custom fields en todos los planes QBO? R: Sí, los custom fields están disponibles en todos los planes QBO. El número de campos que puede crear varía según su nivel de suscripción. P: ¿El ajuste Custom Transaction Numbers se aplica también a las cuentas por pagar además de las facturas? R: No. El interruptor Custom transaction numbers se aplica solo a formularios de ventas. Para cuentas por pagar, QBO permite que Alvys envíe el load ID o settlement ID al campo de número de referencia sin un interruptor separado. P: ¿Qué ocurre si mi período contable QBO está cerrado cuando Alvys intenta exportar una transacción? R: QBO bloqueará la exportación y la transacción aparecerá en la página Error Transactions en Alvys. Abra el período relevante en QBO en Settings > Advanced > Accounting, luego vuelva a exportar la transacción desde Alvys. Si no puede abrir el período y el error persiste, contacte con Alvys Support.

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