Se aplica a: Admin · Partner Admin** ·** Support · Módulo: Management > IntegrationsEste artículo explica cómo las rutas Alvys cargan datos a QuickBooks Online, cómo customers y los proveedores se relacionan o crean automáticamente durante la exportación, cómo exportar transacciones manualmente y pasos para modificar o revertir una transacción que ya se ha exportado.
Resumen
Cuando una carga se procesa para facturación en Alvys, la integración crea o actualiza facturas y facturas en QuickBooks Online (QBO) según la configuración de facturación de la carga. Este artículo explica el flujo de trabajo de exportación completo: cómo Alvys determina a quién facturar o pagar en QBO, cómo se relacionan customers y los proveedores (vinculados o creados automáticamente), cómo impulsar transacciones manualmente o revisar la cola de exportación, y qué hacer cuando es necesario cambiar o revertir una transacción exportada.Antes de comenzar
Antes de exportar transacciones:- Confirme que la integración QuickBooks Online esté conectado y que las asignaciones de cuentas estén configuradas.
- Confirme que las cargas estén en released hasta la facturación antes de intentar exportar facturas.
- Necesita el permiso “CompanyProfileManager” para acceder a la cola de exportación Integrations y reexportar transacciones. Este permiso está disponible para usuarios con el rol Admin, Partner Admin o Support. Dispatchers y el personal de contabilidad que pueden acceder a la pestaña Transacciones en cargas individuales también pueden iniciar exportaciones desde la página de carga detail.
Determinación subsidiaria para transacciones de exportación
Al configurar la integración QBO, el usuario normalmente selecciona qué subsidiaria QBO cuenta con connect. Esta sección explica qué cuenta conectado QBO recibirá las facturas y/o facturas exportadas.Facturas de clientes y factura As campo
El factura As field representa la filial de facturación responsable de emitir la factura del cliente. Esto determina el nombre de la entidad jurídica que aparece en la factura. Todas las transacciones Accounts Receivable (AR) se exportan a la suscripción QBO vinculada a esta filial. Ejemplo: si el factura As field de una carga se establece en Alvys Brokerage, la factura se exporta a la suscripción QuickBooks vinculada a Alvys Brokerage.
transportista Facturas y Tender As campo
El Tender As field identifica a la filial responsable de despachar la carga y pagar el transportista. También determina el tipo de viaje:- Si la filial seleccionada es un broker, el tipo de viaje se establece en Brokerage.
- Si la filial seleccionada es transportista, el tipo de viaje se establece en transportista.
Autoridad dual transportista
Para transportista con autoridad dual, operational mode se establece automáticamente en función de la subsidiaria Tender As. Los usuarios pueden actualizar manualmente operational mode a transportista o Broker, lo que puede afectar las exportaciones de QBO.
Facturas del conductor y Fi de la subsidiaria del conductoreld
Cada perfil de conductor tiene una Subsidiaria field que representa la subsidiaria a la que está vinculado el conductor. Al generar extractos de conductor, la suscripción QuickBooks que recibe la factura depende de la filial del conductor.
Campo de vinculación, creación y contabilidad de clientes utilizados para QBO
Esta sección describe cómo Alvys identifica y vincula customers y los corredores en QuickBooks Online (QBO), cómo se crean nuevos registros de clientes cuando no se encuentra ninguna coincidencia y cómo los field de contabilidad clave, como los nombres de los clientes, los datos de facturación y payment terms, afectan las exportaciones de facturas y la sincronización de datos.Nombre de contabilidad externa del cliente
El External Accounting Name del cliente se utiliza para identificar a un cliente o corredor en QuickBooks Online (QBO). Al exportar una factura, Alvys primero busca una coincidencia exacta en QBO usando este field.
Nombre de facturación (Nombre de facturación anteriormente llamado)
Invoicing Name determina cómo aparece el cliente o corredor en las facturas generadas en Alvys. No afecta el registro de cliente creado en QBO.
- Dirección de facturación (asignada a la dirección de facturación en QBO)
- Correo electrónico del cliente
- Teléfono del cliente
- Dirección del cliente (utilizada para la dirección de envío en QBO)
Payment Terms
El Payment Terms field especifica el período acordado dentro del cual un cliente debe pagar una factura, calculado a partir de la fecha de la factura. En Alvys, esto se puede establecer en cualquier valor entre 0 y 365 días.
Campo de vinculación, creación y contabilidad de proveedores utilizados para QBO
Esta sección explica cómo Alvys vincula transportista y conductor con QuickBooks Online (QBO), cómo se crean los registros de proveedores cuando no se encuentra ninguna coincidencia y qué fields contables controlan la sincronización de facturas. Esta sección explica cómo Alvys vincula transportista y conductor con QuickBooks Online (QBO), cómo se crean los registros de proveedores cuando no se encuentra ninguna coincidencia y qué fields contables controlan la sincronización de facturas.transportista Nombre Contabilidad Externa
El External Accounting Name del transportista se utiliza para identificar un proveedor en QuickBooks Online (QBO). Al exportar un billete, Alvys primero busca una coincidencia exacta en QBO usando este field.
Nombre del conductor y 1099 Detalles fiscales
conductor, incluida la empresa conductor y los propietarios-operadores, pueden operar como 1099 conductor. Estos conductor tienen impuestos adicionales detail field en sus perfiles, como por ejemplo:- Tax Company Name
- Tax Company Address
Condiciones de pago del transportista
El transportista Payment Terms field define el plazo acordado para pagar un transportista. Esto se configura en el company profile para cada subsidiaria.
Pasos
Demostración de exportación de transacciones de facturas
Esta sección proporciona overview de las áreas dentro de Alvys desde las cuales se pueden exportar las facturas de los clientes y las validaciones clave necesarias para garantizar una exportación exitosa a QuickBooks Online.Carga factura individual Exportación
La generación de una factura de cliente desde la página carga Details activa su exportación a QuickBooks Online. Para garantizar una exportación exitosa, se deben verificar todas las configuraciones y datos relevantes antes de generar la factura. Asegúrese de que el cliente invoiced sea correcto. Verifique que el External Accounting Name esté configurado correctamente para el cliente. Si no se configura ningún External Accounting Name, asegúrese de que el nombre estándar del cliente o del corredor coincida exactamente con el registro del cliente en QuickBooks Online.
Exportación de factura por lotes
El Batch Invoicing page en Alvys se encuentra en contabilidad, luego en Factura en el menú de navegación izquierdo o directamente en https://app.alvys.com/#/accounting/invoicing.
Resumen factura Exportación
Summary invoicing consolida múltiples cargas para un cliente en una sola factura. Se puede acceder al Summary Invoicing page desde Contabilidad y luego a Summary Invoicing. Para obtener más información sobre cómo configurar customers para summary invoicing, consulte Cómo usar la facturación resumen. La exportación de facturas se activa cuando se genera la factura resumida consolidada, creando una factura única que refleja el importe total de todas las cargas incluidas. Al seleccionar una filial solo aparecerá customers configurado con el tipo de factura resumen. Asegúrese de que la filial sea correcta, ya que esto determina la empresa QuickBooks Online a donde se enviará la factura. En Summary Invoicing page, desde la pestaña carga Not Invoiced, seleccione las cargas para incluir y agréguelas a un borrador de factura resumida. Una vez preparado el borrador, al generar la factura se creará la factura resumida y se exportará a QuickBooks Online.
Demostración de exportación de facturas de transacción
Esta sección explica los diferentes métodos disponibles en Alvys para exportar transacciones de facturas a QuickBooks Online. Cubre billetes transportista, transportista liquidación y conductor bill export externos, incluidos los requisitos de configuración que determinan cuándo y cómo se exporta cada billete.Viaje individual Transportista externo Factura Exportación
Los billetes transportista externos se pueden exportar directamente desde cargas individuales según el external accounting configuración configurado. La exportación se activa cuando se genera la factura del cliente. Antes de generar la factura, asegúrese de que se haya asignado el transportista externo correcto al viaje. También se debe verificar la filial seleccionada en el Tender As field, ya que esta filial determina dónde se enviará la factura transportista. La filial seleccionada debe estar configurada para recibir transportista facturas a través de la integración QBO.⚠️ Para inquilinos que operan en modo de doble autoridad, se requiere una validación adicional. El operational mode debe establecerse en Brokerage. Si operational mode está configurado en transportista, la exportación externa del billete transportista no se producirá.
liquidación transportista
El transportista liquidación module proporciona a los corredores herramientas para generar transportista statements y facturas de liquidación transparentes y precisas. Se puede acceder a esta página desde la sección de contabilidad de Alvys en transportista liquidación. Se pueden encontrar detalles adicionales sobre esta característica en transportista liquidación Help Center Article. Cuando se utiliza transportista liquidación, el billete transportista se exporta cuando se genera una declaración transportista. Para permitir esta exportación, la configuración transportista Statements External Accounting debe estar habilitada para la filial. Si esta configuración no está habilitada, no se exportará ningún billete de transportista cuando se genere el estado de cuenta.
💡 Si una factura transportista requiere modificación después de la exportación, consulte la sección Modificaciones de transacciones para obtener orientación.
conductor factura exportar
Las facturas de los conductores se pueden exportar desde la página Pay conductor antigua o desde el módulo conductor liquidación más nuevo. El comportamiento de exportación depende de la facturación del controlador configurada configuración. La configuración recomendada es Exportación de factura única. Cuando está habilitado, varios viajes, deducciones y credits incluidos en un extracto de conductor se consolidan en una sola factura y se exportan a QuickBooks Online. Este enfoque es ideal para inquilinos que operan en ciclos de pago semanales o quincenales. La filial utilizada para exportar facturas de conductores está determinada por la filial asignada en el perfil del conductor en Alvys.Página de pago del conductor (heredada)
Para los inquilinos que todavía usan la página Pay conductor heredada, las declaraciones del conductor generadas desde esta página pueden revertirse del perfil del conductor. Al revertir un extracto de cuenta del conductor se elimina la factura del conductor correspondiente de QuickBooks Online, siempre que la factura permanezca abierta y no se hayan aplicado pagos.liquidación de conductores
conductor liquidación reemplaza el módulo Pay conductor e introduce mejoras como borradores de declaraciones, períodos de pago predefinidos y acciones masivas. Se pueden encontrar details adicionales en conductor liquidación Help Center Article. Para los estados de cuenta generados usando el módulo conductor liquidación, revertir el estado de cuenta desde la pestaña Estados de cuenta elimina la factura del conductor asociada de QuickBooks Online, siempre y cuando la factura permanezca abierta y no se hayan aplicado pagos.Tutorial/Demostración de facturación compartida
Habilite Shared Billing en ambas subsidiarias
En la QBO configuración de integración contable, shared billing debe estar habilitada tanto en la filial factura As como en la filial Tender As. Cada filial también debe tener configurada su propia integración QuickBooks Online. Si shared billing no está habilitado en ambos lados, las transacciones intercompany y transportista o las facturas de proveedores no se exportarán correctamente.
Asigne diferentes subsidiarias en la carga
En la carga, seleccione:- factura As filial – la filial responsable de facturar al cliente.
- Tender As filial – la filial responsable de pagar al transportista o al conductor.
Liberar la carga
Una vez que se completen los trámites de despacho y financieros, libere la carga para que sea elegible para facturación. Asegúrese de que todos los documentos requeridos estén presentes en la carga antes de intentar facturar.
Generar la factura del cliente
Shared billing la exportación se activa cuando se genera la factura del cliente.
Transacciones creadas durante la exportación
factura As filial:- Se crea una factura intercompany para la subsidiaria Tender As
- Se crea una factura de cliente y se exporta a QuickBooks Online.
- Se crea una factura de proveedor para el transportista o controlador externo.
- Se crea una factura intercompany para la filial factura As.
Verificar transacciones en QuickBooks Online
Cada filial recibirá únicamente las transacciones aplicables a su empresa contable. Esto garantiza que las balanzas ingresos, gastos y intercompany permanezcan precisas y separadas adecuadamente. factura As Subsidiaria, p. Alvys Inc
Modificando transacciones previamente exportadas
Una vez que una transacción se ha exportado de Alvys a QuickBooks Online (QBO), todas las correcciones y actualizaciones deben realizarse en Alvys y luego sincronizarse con QBO mediante el proceso de regeneración. Alvys sirve como sistema de registro para todas las transacciones contables exportadas. Los cambios realizados directamente en QBO pueden result provocar inconsistencias en los datos e impedir que las actualizaciones se sincronicen correctamente. Esta sección explica cómo se pueden modificar las transacciones exportadas previamente, qué cambios se realizan y las condiciones bajo las cuales se permiten las modificaciones.Facturas de clientes exportadas desde páginas de carga y facturación
Las facturas exportadas previamente podrán modificarse únicamente mientras la factura permanezca abierta. Una factura se considera abierta cuando no se ha aplicado un pago completo en QBO. Una vez que un pago se aplica y sincroniza por completo, la factura se cierra en Alvys y no se permiten más modificaciones. En estas situaciones, se debe contactar a Alvys Support para obtener ayuda. Las actualizaciones de facturas normalmente se sincronizan regenerando la factura del cliente después de realizar los cambios. Sin embargo, ciertos field actualizan automáticamente la factura QBO sin necesidad de regeneración. Las actualizaciones de las siguientes facturas de carga field se aplican automáticamente a QuickBooks Online sin requerir la regeneración de la factura: Cantidad de transporte de línea del cliente Cliente combustible surcharge
Cambiar el cliente en una factura previamente exportada
El cliente asociado con una carga solo se puede cambiar mientras la carga esté en un estado anterior a Invoiced (por ejemplo, Queued). Esto indica que la factura se generó en Alvys pero aún no se ha enviado al cliente. Una vez enviada la factura, el estado de carga se actualiza a Invoiced según el modo de facturación y el cliente no se puede cambiar directamente. En este caso, los usuarios deben comunicarse con Alvys Support para revertir el estado de carga a queued, permitiendo actualizar al cliente y sincronizar la factura regenerated con QuickBooks Online.Muestra QBO Factura exportada desde Alvys
El nombre del cliente que aparece en la factura exportada refleja el External Accounting Name.
Actualización de facturas de clientes Campos
Los datos field, como la dirección de facturación, la dirección de envío, el correo electrónico del cliente y el teléfono del cliente, se gestionan en el perfil del cliente. pasos para actualizar los fields del cliente:- Navegue hasta el perfil del cliente en Alvys.
- Aplicar los cambios necesarios.
- Save las actualizaciones.
- Regenerate la factura.
- Actualice o vuelva a abrir la factura en QBO para ver los cambios.
Actualización de la filial de factura como después de la exportación de factura
Cambiar la filial Factura como y regenerar la factura eliminará automáticamente la factura original que ya se exportó a la filial conectado QBO. Sin embargo, para evitar duplicados, asegúrese de eliminar la factura original; de lo contrario, elimínelo manualmente después de exportar la factura actualizada. pasos para actualizar la subsidiaria Factura como: En la sección carga Details, haga clic en el menú desplegable factura Customer As.
- Seleccione la filial correcta para asignar a la carga.
- Save los cambios.
- Regenerate la factura en Alvys.
- Verificar en la cuenta QBO de la filial que la nueva factura haya sido exportada exitosamente.
- Elimina la factura original en QBO para evitar duplicados.
Condiciones de pago del cliente
Alvys no establece el cliente payment terms en las facturas exportadas. En cambio, los payment terms configurados en el perfil del cliente se utilizan para calcular el factura due date.
Modificaciones a Facturas
Las modificaciones a las facturas resumidas que ya han sido exportadas se pueden realizar depending en el escenario.Pasos para Modificar una Factura Resumen (Agregar o Quitar Cargas)
En Alvys, el único mecanismo supported para agregar o eliminar cargas de una factura resumida es revertir la factura resumida. Una factura resumida se puede revertir solo cuando su estado sea “Procesado”. Si la factura ya ha sido Enviada o Pagada, una modificación adicional requiere la intervención de Alvys Support. Procedimiento:- Revierta la factura resumida navegando a la pestaña All-factura en Alvys.
-
Localice la factura y haga clic en el ícono Eliminar para la factura resumida específica.
- Navegue a la pestaña carga Not Invoiced.
- Selecciona las cargas a incluir en la nueva factura resumida.
- Regenerate la factura resumida.
- Verifique que el monto de la factura resumida actualizada se refleja con precisión en QuickBooks Online (QBO).
- Elimine manualmente la factura resumida anterior de QBO para evitar registros duplicados.
Modificar o agregar cargas a cargas dentro de una factura resumida
Las cargas incluidas en una factura resumida se pueden modificar para agregar cargas o realizar ajustes. Solo se pueden regenerated facturas resumidas en los siguientes estados: Pending, Enviadas o Pagadas parcialmente. Si una factura resumida está totalmente pagada, no se permite la regeneración. pasos para Modificar o Agregar Cargas a Cargas: Confirme que el estado de la factura resumida no sea **Pagado **en Alvys. Si la factura está marcada como Pagada, todas las cargas incluidas en la factura resumida se configuran en Completed y cualquier modificación posterior no se sincronizará con QuickBooks Online para las cargas completed. Navegue a la página carga Details para ver la carga específica incluida en la factura resumida que requiere modificación.
